Lees meer
Minimale downtime, maximale informatiebehoud
Croon Elektrotechniek B.V., het grootste in elektrotechniek gespecialiseerde bedrijf in Nederland, realiseerde zich dat dergelijke 'ongelukken' tot grote problemen kunnen leiden. Daarom gaf Croon zijn ERP-softwareleverancier Acto Informatisering de opdracht om samen te gaan kijken naar een veilige en betrouwbare oplossing, waarmee Croon te allen tijde kan beschikken over de bedrijfssoftware én de daarbij behorende data. De eisen bij dit project waren minimale downtime bij calamiteiten en de waarborging van de continuïteit van informatievoorziening.

Acto en Croon hebben gezamenlijk een uitwijkconcept ontwikkeld. Deze bestaat uit een datacentrum waar de complete ERP-inrichting wordt opgesteld. Die wordt continu gevoed met elke wijziging die in de productiedatabase plaats vindt. Als Acto en Croon dit concept operationeel hebben, kan Croon bij calamiteiten met minimaal dataverlies binnen enkele uren weer helemaal operationeel zijn.

Jaarlijkse test uitwijkserver
Als tussenoplossing naar dit uitwijkconcept hebben Acto en Croon een uitwijkscenario opgesteld, uitgewerkt en gesimuleerd. Daarbij kan, de ERP-omgeving weer opgebouwd worden in een datacenter, met maximaal een dag dataverlies. Bij de test werd een calamiteit gesimuleerd en werd bijgehouden hoe snel het systeem weer 'up and running' is. Voor en na deze simulatie werden verschillende datasets en screenshots gereproduceerd. Daarmee kon men bij de accountant aantonen dat alle informatie ongewijzigd en behouden is gebleven.

Croon is erg tevreden over de resultaten van de simulatie. Bram Moerer, ICT manager bij Croon: "Met Acto hebben we ons complete ERP in een datacenter-locatie opgezet. Daardoor hebben wij een extra zekerheid om bij alle denkbare omstandigheden toch nog operationeel te kunnen blijven. Het nieuwe uitwijkconcept met minimale downtime en minimaal dataverlies zal hier nog meer vorm aan geven."

Ook Acto is erg tevreden over deze nieuwe dienst. Volgens Alwin Roelofs, manager systeemtechniek, is daar steeds meer vraag naar. "Op deze manier kunnen wij onze klanten compleet ontzorgen. Daardoor hoeven zij zich alleen maar bezig te houden met datgene waar zij goed in zijn. Dan doen wij dat ook!"

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem contact met Alwin Roelofs via

Lees meer
De mobiele oplossing voor de servicemonteur is eenvoudig configureerbaar, bedoeld voor het afhandelen van werkorders. Eenvoudig configureerbaar omdat u, afhankelijk van de soort opdracht, de juiste informatie kunt meegeven. Denk hierbij aan werkboninformatie uit ActoService, tekeningen of andere documenten die nodig zijn om de klus te klaren. U kunt informatie overzichtelijk opvragen en beoordelen.

Aanvullende informatie haalt u razendsnel en eenvoudig op met moderne technieken. Op deze manier heeft de monteur alles bij de hand om de werkopdracht snel en correct te kunnen uitvoeren. Materialen, uren, meetrapportages en andere informatie voegt u eenvoudig toe aan de werkorder. Na ondertekening door de klant is deze informatie direct beschikbaar op kantoor. ActoService houdt deze informatie tegen de gemaakte afspraken, zodat eventuele facturering snel kan plaatsvinden.

Natuurlijk wordt de informatie ook beschikbaar gesteld op het klantportaal. Zo is het hele proces van genereren van werkorder tot en met de financiële afwikkeling volledig gedigitaliseerd en mobiel beschikbaar.



Andere mobiele oplossingen in kader van Smart Mobility
De mobiele strategie van Acto maakt rolgebonden informatie beschikbaar aan de diverse functionarissen binnen het bedrijf. Denk hierbij aan de chefmonteur (op locatie van het project) die zijn uren moet registreren, planning moet bijwerken, bestelorders als ontvangen moet registeren en eventueel aanvullende bestellingen moet doen. Maar ook de accountmanager die graag inzicht wil hebben in de status van de klant. Welke aanvragen lopen er, welke projecten, zijn er opdrachten in regie, wordt er volgens de afspraken betaald en wanneer heeft hij de laatste servicemelding gemaakt? Al deze informatie is nu direct beschikbaar via de tablet of smartphone.

Meer weten over de mobiele oplossingen van Acto? Neem dan contact met ons op en wij vertellen u hoe uw mensen nog effectiever kunnen werken met de Smart Mobility oplossingen van Acto. Bel (033) 422 68 00 of mail via

Lees meer
In opmars
Portals worden steeds belangrijker in het dagelijkse werk. Dat is niet helemaal verwonderlijk. Ze combineren drie belangrijke eigenschappen die op dit moment naadloos aansluiten op de informatiebehoefte van veel professionals. Om te beginnen verzamelen ze relevante gegevens uit verschillende bronnen, zowel gestructureerd (bijvoorbeeld informatie afkomstig uit ERP-software) als ongestructureerd (bijvoorbeeld een bouwtekening, een scan van een offerte, e-mails). Een andere geliefde eigenschap is het grote gebruiksgemak: bezoekers van een portal merken niets van alle koppelingen en dwarsverbanden achter de schermen. De portal is een gebruiksvriendelijke schil die de gebruiker in één oogopslag inzicht biedt in een woud aan gegevens. En tot slot worden portals erg gewaardeerd omdat ze kunnen worden aangepast aan de individuele informatiebehoeften van elke gebruiker.

Overzichtelijk bij elkaar
Acto is gespecialiseerd in ERP-software voor de installatiebranche. De portal die het bedrijf met de SharePoint-technologie van Microsoft ontwikkelde, is bedoeld om project- en managementinformatie zo toegankelijk mogelijk te maken voor bijvoorbeeld projectleiders. Nadat een projectleider is ingelogd, kan hij een keuze maken uit de verschillende projecten die hij onder zijn hoede heeft. Vervolgens verschijnt een overzichtspagina met alle informatie over het project, gerangschikt naar onderwerp, van waaruit alle elektronisch beschikbare gegevens over het project te vinden zijn, van bouwtekening tot urenbewaking. Projectleiders krijgen alle relevante informatie dus overzichtelijk bij elkaar, zonder dat ze daar enige moeite voor hoeven te doen.

Krachten bundelen
De integratie tussen de projectsoftware van Acto en SharePoint-technologie van Microsoft vloeit voort uit het strategisch partnership dat beide bedrijven vorig jaar zijn aangegaan, met als doel de krachten te bundelen. Acto ontwikkelt software voor de installatiebranche met een zeer rijke functionaliteit, Microsoft biedt flexibele bedrijfsapplicaties met een vertrouwde interface: het gemak van Microsoft met de inhoud van Acto.

Workshop ActoPortal
Voor meer informatie of voor het volgen van een workshop ActoPortal kunt u contact opnemen met Rene Koch, business consultant of via

Acto lanceert ActoService
Na de uitgebreide introductie van de nieuwste oplossing op het gebied van Service heeft Acto besloten om met de oplossing verder te gaan onder de naam ActoService.



"De markt kreeg de indruk dat het ging om een pakket om te sms'en. Dit is absoluut niet waar, ActoService is veel breder. Met ActoService ondersteunen we het volledige serviceproces. Hierbij kunt u denken aan het opstellen van onderhoudscontracten, het vastleggen van de installatie, het eenvoudig aanmaken van werkbonnen en het factureren van uitgevoerde werkzaamheden. Daarnaast biedt ActoService diverse overzichten waarmee u bijvoorbeeld het rendement op een onderhoudscontract eenvoudig tot uw beschikking heeft." Aldus Remco Iburg, Business Unit Manager ActoService bij Acto.

Kritischer klant vereist een efficiëntere automatisering

Tijdens de recente klantendag van Acto stond het thema "Servicemanagement" centraal. Veranderende wensen van de klant vragen om andere diensten van de installateur.
De vakbladen InstallatieJournaal en Gawalo deden uitgebreid verslag van dit symposium over service en onderhoud.
Lees verder (pdf)

Acto introduceert als eerste het 'dashboard voor de installateur

Acto introduceert als eerste in de markt het dashboard voor de installateur. Met één klik van uw muis inzicht in alle bedrijfsresultaten die voor u van belang zijn. Van liquiditeit tot de facturabiliteit van uw projecten, van het aantal uren dat uw werknemers per project besteden tot ... In plaats van afzonderlijke rapporten voor elk overzicht dat u wilt zien, heeft Acto een complete cockpit ontwikkeld waarmee u al deze gegevens gedetailleerd en overzichtelijk op een scherm te zien krijgt. Nieuwsgierig?

Op de Installatievakbeurs in Hardenberg van september 2006 lanceerden wij het dashboard. Daarna gaven wij uitgebreide demonstraties tijdens drie themasessies in het land (oktober 2006).

Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Francisca Swart via (033) 422 68 00.

Voordelen samengevat:

• Speciaal voor het installatiebedrijf
• Meer dan 25 jaar ervaring in één scherm
• Makkelijk bedrijfsspecifiek te maken
• Alle Key performance indicatoren op één scherm
• Naar een dieper niveau met één muisklik
• Mooi grafisch weergegeven

Overal actuele gegevens dankzij de Flybook
U kende vast al de voordelen van de Digitale Werkbon. Nu kunt u met EasyProject en MyProject ook werken via een zogenaamd Flybook. De Flybook is kleiner dan een gewone laptop, is robuust en heeft een touchscreen. Op deze Flybook hebben medewerkers toegang tot alle informatie die in EasyProject en MyProject staat. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld onderhoudschema's en uitgebreide informatie over een installatie.

Direct bijgewerkt
U kunt zelfs documentatie van de fabrikant van de installatie opvragen via internet. Uw medewerkers hebben zo overal de beschikking over actuele gegevens. Daarnaast kunnen uw medewerkers ook zelf gegevens invoeren. Als een component is vervangen, kan de monteur dit zelf aangeven in het systeem. Hiermee is het systeem direct bijgewerkt en voorkomt u het heen en weer sturen, overtypen en uitzoeken van gegevens.

Meer informatie?
Wilt u meer weten over het werken met een Flybook, neem dan gerust contact ons op.

Acto is Microsoft Certified Partner

2006 - (N.B.: Het onderstaande nieuws is niet meer actueel, Acto is inmiddels zelfs Microsoft Gold Certified Partner)
Om onze klanten nog beter van dienst te zijn en een breed scala aan producten te kunnen aanbieden heeft Acto zich verbonden aan het Microsoft Partnerprogramma. Inmiddels zitten we al op de derde stap van de vier treden tellende ladder.

Wat onze klanten hiervan merken? We zijn volop bezig om integraties te creëren met Microsoft producten. Natuurlijk kon u vanuit MyCommercieel altijd al naar uw standaard Microsoft Office Word documenten. Nu is een volledig geïntegreerde werking met Microsoft Project ook al mogelijk! En de ontwikkeling is nog steeds in volle gang, in het komende jaar komen hier onder andere nog integraties met Microsoft Outlook, Sharepoint en SQL bij.

Een korte uitleg over het Microsoft Partnerprogramma
Het Microsoft Partnerprogramma kent vier niveaus:

1. Registered Member
2. Small Business Specialist
3. Certified Partner
4. Gold Certified Partner

Voor de hoogste twee niveaus (3 en 4) zijn punten vereist. Certified Partners hebben een hoge mate aan competentie en expertise op het vlak van Microsoft-technologieën, en kunnen hun deskundigheid aantonen in een of meer Microsoft Competenties. Hierdoor worden punten verdiend die in het partnerprogramma nodig zijn om een certificering te krijgen.

Dankzij een breed scala aan middelen en ondersteuningsvormen, zoals een eigen accountmanager vanuit Microsoft, hebben Certified Partners een voorsprong op de markt. Daarnaast zijn Certified Partners door hun hechtere relatie met Microsoft altijd op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen.

De competenties zijn door Microsoft erkende officiële kwalificaties op een bepaald terrein, waarmee de vaardigheden voor klanten inzichtelijk worden gemaakt. De competenties zijn gekoppeld aan het behalen van een of meer certificeringen in een specifieke technologie, en bijbehorende klantreferenties.

Vanzelfsprekend gaat Acto nog door voor de laatste stap, de Microsoft Gold Certified Partner certificering. We verwachten deze bekroning op het werk in 2007.

Automatische tijd- en aanwezigheidsregistratie bespaart veel kosten

Tijdrovende urenregistratie?
De urenregistratie in productie-omgevingen is vaak een tijdrovende en omslachtige procedure. Het is daarbij vaak niet duidelijk hoe het staat met de voortgang van een order. Ook is het niet duidelijk welke machines of productiecapaciteiten bezet zijn. Een heikel punt daarbij is inzicht in de aanwezigheid van uw medewerkers. Het resultaat hiervan is dat het totaalinzicht ontbreekt of pas laat op gang komt.

MyTime tijdregistratie versnelt het proces
U kunt veel winnen als u een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem gebruikt, gekoppeld aan MyProject. Met MyTime versnelt u het proces, voorkomt u fouten, heeft u volledig inzicht en realiseert u een besparing aan administratieve werkzaamheden. Daarnaast heeft u een compleet overzicht van de personen die binnen zijn, zonder dat u hier een presentielijst voor hoeft rond te laten gaan.

Succesfactoren
Bij de ontwikkeling van MyTime hebben we een aantal kritieke succesfactoren benoemd die garant staan voor een perfect werkend systeem dat aansluit bij de praktijk. Voor meer informatie kunt u de folder 'MyTime' aanvragen.

MyProject overal bereikbaar, ook bij 'hotspots'

Steeds mobieler
We zien dat men steeds mobieler wordt. Met onze mobiele telefoon zijn we overal voor iedereen bereikbaar. Klanten en collega's kunnen ieder moment bellen met vragen. Langzaam maar zeker zien we de trend ontstaan: we willen informatie vanuit MyProject niet alleen op kantoor opvragen, maar ook thuis of onderweg tot onze beschikking hebben.

MyProject via internet
MyProject biedt een aantal mogelijkheden om aan deze vraag te voldoen. De meeste mensen hebben thuis een internetverbinding. Omdat MyProject via internet benaderbaar is, kunt u dus ook vanuit huis met het systeem werken. Dankzij nieuwe technieken zoals UMTS en GPRS kunt u zelfs onderweg met MyProject werken. Zo kennen we tegenwoordig de zogenaamde 'hotspots' in bij hotels en bijvoorbeeld McDonalds. Uiteraard wilt u op een veilige manier met deze gegevens werken. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden.

Wilt u meer informatie over de mobiele mogelijkheden van MyProject, neem dan contact op. Een van onze specialisten belt u dan hierover terug.

Liquiditeitsprognose: uw financiële situatie in één oogopslag

Kunt u alle salarissen wel betalen?
U wilt een goed overzicht hebben van de financiële situatie van uw organisatie. Kunnen alle salarissen wel betaald worden? Moeten we een krediet afsluiten om de periode tijdens de bouwvak te overbruggen? Wat gebeurt er met uw liquiditeitspositie als uw klanten 10 dagen eerder betalen?

Liquiditeitsprognose
U kunt hiervoor een liquiditeitsprognose samenstellen. U verzamelt informatie over uitgaven en verwachte inkomsten en zet dit tegen elkaar af. Dat geeft al een duidelijk overzicht. Wilt u de berekende uitkomsten nog beïnvloeden? Met de liquiditeitsprognose van die Acto biedt, kunt u door het invullen van een aantal variabelen uw liquiditeitspositie (positief) beïnvloeden.

Kinderspel
Hierdoor is het samenstellen van een liquiditeitsprognose kinderspel. Eigenlijk hoeft u hier helemaal niets voor te doen. De prognose wordt u iedere twee weken automatisch toegestuurd! U kunt nog wat variabele gegevens invullen en u heeft een goed overzicht voor de komende 8 weken.

Zien is geloven
Nu kunnen wij u wel vertellen hoe eenvoudig het allemaal is, maar zelf zien is toch geloven! Ervaar hoe eenvoudig het maken en raadplegen van rapportages kan zijn en maak een afspraak met ons voor een demonstratie. Eén telefoontje en wij komen geheel vrijblijvend bij u langs!

Meer informatie?
Wilt u meer weten over deze oplossing, neem dan contact met ons op.

Incassobestand automatisch inlezen

Betalingskorting
In een eerder nieuwsitem vertelden wij u over de incassomogelijkheden voor uw leveranciers. De Technische Unie wil namelijk graag haar facturen innen op basis van automatisch incasso en stelt hier dus een aantrekkelijke betalingskorting tegenover. Omdat deze korting zeer interessant is, kan het voor u voordelig zijn hieraan mee te werken.

Koppeling Technische Unie en andere leveranciers
Steeds meer everanciers zijn hun klanten aan het benaderen voor deze incassomogelijkheden. De koppeling met de Technische Unie is gereed. Uiteraard willen wij ook meewerken aan eventuele koppelingen met andere leveranciers. Heeft u hierin interesse? Eén telefoontje van u of uw accountmanager van de groothandel is voldoende!

Vraag de folder 'MyIncasso' aan

ActoService, een professionele oplossing voor een professioneel vak!

Service Management Systeem
ActoService is de nieuwe service-module van Acto. In Acto Service hebben we de complexe service-praktijk vertaald naar een zeer bruikbare software-oplossing.

Waarom ActoService?
De servicemarkt ontwikkelt zich snel binnen de installatiebranche. Steeds meer bedrijven kennen een afdeling Service & Onderhoud of zelfs een compleet nieuw bedrijf met een toevoeging 'maintenance'.

Een toename van aanbieders leidt onder andere tot het onder druk zetten van prijzen. Al jaren houdt Acto bezig geweest de servicemarkt nauwlettend in het oog. De volgende kenmerken komen steeds naar voren:

• Rapportages naar klanten zijn belangrijker.
• Factureren volgens contracten is erg lastig.
• Servicebedrijven worden vaker aangestuurd door onderaannemers.

Is dit uw werkterrein? Dan herkent u vast de onderstaande praktijkvoorbeelden.

Rapportages naar klanten zijn belangrijker
U merkt dat klanten heel veel diverse wensen hebben. Ook ziet u dat er prestatiecontracten worden afgesloten. Dan moet u ook aantonen dat u aan deze prestatie hebt voldaan. Daarnaast willen klanten rapportages op bijvoorbeeld Stabu-code, per ketel, per component of per gebouw. Deze praktijk hebben we vertaald naar onze nieuwe servicemodule ActoService. In ActoService vormen rapportages een belangrijk onderdeel van de oplossing.

Factureren volgens contracten blijkt lastig
De service-coördinator spendeert veel tijd aan het uitsplitsen van de werkbonnen. Wat mag worden gefactureerd en wat niet? Maar ook: welke factuur mag naar het hoofdkantoor en welke moet naar een vestiging? Daarnaast wil de interne organisatie weten welke kosten het bedrijf maakt en welke inkomsten daar tegenover staan. Deze praktijk hebben we vertaald naar ActoService. In ActoService vormen contracten een belangrijk onderdeel van de oplossing.

Vaker aangestuurd door onderaannemers
U ontvangt vanuit diverse opdrachtgevers opdrachten. Veel voorkomende opdrachtgevers zijn directe klanten, maar ook de interne technische afdeling en soms zelfs bedrijven die het specifieke onderhoud uitbesteden. Deze opdrachten moet u allemaal vertalen naar werkbonnen. Om dit voor elkaar te krijgen, typt u wellicht nog veel opdrachten over in uw eigen softwaresysteem. Dat dubbele werk is niet nodig. Wij hebben dit opgelost in ActoService. In ActoService heeft u diverse mogelijkheden om werkbonnen in te lezen en automatisch terug te melden.

Uw praktijksituatie
In samenwerking met een aantal klanten hebben wij een compleet nieuw Service Management Systeem ActoService ontwikkeld. Deze nieuwe servicekerntaak sluit daadwerkelijk aan bij de actuele behoefte uit de praktijk, die steeds complexer wordt. De combinatie 'co-thinking co-making' met diverse klanten leidt tot een systeem dat volledig op uw praktijksituatie aansluit.

Installatie of contract centraal
In ActoService kunt u zowel de installatie als het contract centraal stellen. Aan deze installatie kunt u relaties, locaties en contracten koppelen. Verder kunt u periodieke werkzaamheden, werkomschrijvingen, rapportages en het contractbeheer met deelprijzen per installatiedeel en koepelcontracten vastleggen. Uiteraard kunt u werkorders aanmaken voor zowel periodieke als ad-hoc werkzaamheden. U kunt hierbij onder andere denken aan regieopdrachten, inspecties en storingen. De structuur voor het vastleggen van installaties is geschikt voor alle soorten installaties.

Nieuw: Bekijk de ActoService-video!!

Vraag de folder 'ActoService' aan.

Verwijderingsbijdrage

Nieuwe wet ook invloed op installateur
Een beter milieu begint bij jezelf. We kennen de slogan al jaren. Inmiddels zijn we ook wel gewend aan de verwijderingsbijdrage die we als consument betalen voor bijvoorbeeld wasmachines. Maar nu de wet is gewijzigd en we per augustus 2005 ook verwijderingsbijdrage moeten betalen op bijvoorbeeld verlichtingsarmaturen, gasontladingslampen en rookmelders, heeft de wet ook invloed op de installateur.

Nieuwe module Verwijderingsbijdrage
Met de module Verwijderingsbijdrage kunt u als gebruiker van de Actosoftware eenvoudig met de nieuwe regelgeving omgaan. Om de verwijderingsbijdrage door te kunnen berekenen aan uw klant, hebben wij een aantal aanpassingen gedaan in de software.

Vraag de folder 'Verwijderingsbijdrage' aan.

M*Service groeit uit de kinderschoenen

Incomplete servicebonnen
De 'servicewereld' is complex. U moet veel administreren om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren en te managen. Deze administratie wordt veelal traditioneel gevoerd. Veel papier en meerdere malen registreren van gegevens. Onduidelijke en incomplete servicebonnen zijn de oorzaak van veel extra werk, vertraging in de uitvoering en de facturering.
Daarnaast heeft de servicemonteur behoefte aan specifieke informatie, technische informatie en de servicehistorie om een klus (spoed of gepland) in één keer te klaren.

Uw monteur kan volledig elektronisch werken
M*Service, dat bij een aantal klanten ook bekend is als "Digitale werkbon', stelt u in staat uw service-organisatie efficiënter aan te sturen. U bespaart kosten bij het aannemen, inplannen, uitvoeren en verwerken van servicebonnen. De monteur kan met M*Service geintegreerd en volledig elektronisch werken. Dit concept kan een grote bijdrage leveren aan het optimaliseren van het proces, en kan het rendement van de service-organisatie enorm verbeteren. M*Service werkt volledig geïntegreerd met de Acto-software.

Wolter & Dros operationeel na succesvolle pilot
Na de introductie zijn we met Wolter & Dros een pilot gestart, die zeer succesvol is verlopen. Inmiddels werken in totaal over alle vestigingen van Wolter & Dros circa 200 monteurs met M*Service.
Lees meer

Gotive in huisstijl-kleuren
Een fraai detail is dat Wolter & Dros ervoor gekozen heeft de handhelds van Gotive te laten produceren in de opvallende kleuren van de W&D-huisstijl. Een blikvanger van jewelste, waar de monteurs met trots mee naar hun projecten gaan!

Diverse collega's van start met M*Service
Ook Unica is de uitrol afgerond en zijn 100 monteurs voorzien van M*Service. Verder heeft IBK Compac ervoor gekozen om te starten met M*Service, en bij HVL zullen we een pilot starten. Al met al een zeer succesvolle innovatie, waarmee onze klanten zeker effectiever en efficiënter kunnen werken.

Vraag de folder 'M*Service' aan.

MyProject 2.3 mogelijk met IBM DB2

Voor MyProject is het vanaf revisie 2.3 mogelijk gebruik te maken van DB2 als database en databasemanagement-tool. DB2 waarborgt een extra stuk continuïteit en beschikbaarheid van de software. DB2 biedt een open structuur, waardoor het koppelen van gegevens uit MyProject met andere applicaties eenvoudig gerealiseerd kan worden.

Voordelen van DB2
De voordelen van het gebruik van DB2 zijn onder andere het gebruik van transactie logging. Hierdoor kan het systeem bij discontinuïteit eenvoudig de laatste situatie reproduceren, zonder dat er dataverlies optreedt. Daarnaast is de schaalbaarheid van de database en veiligheid een belangrijk voordeel ten opzichte van de huidige gebruikte databases.

Beschikbaarheid
Vooralsnog zal DB2 beschikbaar zijn voor IBM eServer pSeries met AIX, maar naar verwachting zullen de overige platformen snel volgen.

Meer informatie

Aangifte doen met behulp van MyAangifte

Vanaf 1 januari 2005 bent u, net als elke ondernemer in Nederland, verplicht uw aangiften omzetbelasting, inkomsten-belasting, vennootschaps-belasting en opgave intracommunautaire leveringen elektronisch in te vullen en te verzenden naar de Belastingdienst. Per 1 januari 2006 gaat dit ook gelden voor de loonaangifte. De Belastingdienst geeft aan dat zij door de elektronische aangifte de belastingaangiftes sneller kan verwerken, dat het de kans op fouten verkleint en dat vertragingen worden voorkomen. De elektronische aangiften worden beveiligd verzonden en vertrouwelijk behandeld.

U kunt op drie manieren uw elektronische aangiften doen: via de internetsite van de Belastingdienst, via uw accountant of via onze nieuwe module MyAangifte.

Vraag de folder 'MyAangifte' aan

Geen papieren urenbriefjes meer in uw organisatie

Urenverantwoording
De uren op tijd binnenkrijgen.... bij veel bedrijven is het een crime. Toch heeft u deze urenverantwoordingen nodig om snel te kunnen factureren, de salarissen te kunnen betalen en het rendement op uw projecten te kunnen bepalen.

Urenbriefjes en declaraties op papier?
Op dit moment vullen medewerkers weekstaten of urenbriefjes nog vaak in op papier. Dit geldt ook voor declaraties en kilometers. Administratief betekent dit veel werk. De administratie voert de briefjes handmatig in nadat ze zijn getekend door de leidinggevende. De besparing is enorm als uw medewerkers deze informatie zelf eenvoudig, snel en accuraat bijhouden. Dat kan met de urenverantwoordings-oplossing van Acto: iUVA.

Thuis uren invoeren
iUVA biedt de mogelijkheid om de uren thuis, vanaf de bouwplaats of op elke locatie op kantoor in te voeren, inclusief de online-controles. Het enige wat uw medewerker nodig heeft, is een pc met een internetaansluiting. Dit feit geeft u als organisatie de mogelijkheid op een eenvoudige manier informatie aan uw medewerkers te geven.

Enkele voordelen van iUVA

• Lastenverlichting bij de administratie.
• Minder fouten door controle bij de bron.
• Vermindering papierstroom (kopieerkosten, portokosten etc.)
• Kortere doorlooptijd, dus het project is eerder up-to-date.
• Eenvoudige controle door de leidinggevende.
• Via internet/intranet heeft de medewerker altijd inzicht in de historie van zijn uren, zonder dat hij/zij daarvoor de administratie voor hoeft 'lastig te vallen'.

Vraag de folder 'iUVA' aan.

Markt voor APK-keuring

Onder installateurs bestaat interesse voor de APK voor woningen. Ruim 40% van de deelnemers aan een enquête op www.technalia.nl vindt dat de APK-keuring voor woningen past in de dienstverlening van installatiebedrijven.

Nog eens 22 procent vindt de APK-keuring vooral een goede binnenkomer en 14 % ziet deze activiteit als een nieuwe bedrijfstak voor het installatiebedrijf. Voor 26% van de deelnemers aan de enquête is APK-keuring niet interessant. Twaalf procent verwacht dat de APK-keuring te weinig rendement oplevert. En 14% van de invullers ziet niets in deze keuring omdat het niet met de core-business van het installatiebedrijf te maken heeft.

Aan deze enquête namen ruim honderd mensen deel. De APK-systementiek is een initiatief van Uneto-VNI, VNG en EngergieNed waarbij zowel de elektra-, gas- als waterinstallatie worden meegenomen. Uitgangspunt is de kwaliteit en minimale veiligheid van woninginstallaties. Dit APK-initiatief bestaat uit 3 deelplannen; het administratief-juridische model, de keuringsmethodiek en de certificeringsregeling (in de vorm van een BRL). De keuringsmethodiek wordt uitgewerkt in een NTA-commissie binnen NEN.

Momenteel wordt er gelobbyd om de APK voor woningen doorgang te laten vinden. De meningen uit politiek Den Haag zijn niet overwegend positief onder andere omdat de keuring volgens sommigen tegen de voorgenomen vermindering van het aantal wetten en regels staat.
bron: www.bouwkennis.nl

Beter presteren dankzij Acto's Masterplannen

Ondernemers weten wat ze willen, maar het realiseren van die verbeteringen lukt vaak niet door de operationele drukte. Om de essentiële veranderingsprocessen op te pakken, introduceren wij hét hulpmiddel genaamd 'Masterplan'.

Verbeter- en optimalisatiepunten
Dit Masterplan is een eenvoudig, maar uiterst doeltreffend hulpmiddel om uw verbeteringsplannen te visualiseren. Het creëert duidelijkheid en rust in uw organisatie. Samen met u als klant beginnen we met het vaststellen van de belangrijkste verbeter- en optimalisatiepunten voor de komende twee jaar.

Wij helpen niet alleen bij het bepalen van de prioriteiten, wij helpen ook bij het inzichtelijk maken van wat elk verbeterpunt oplevert. Vervolgens stelt u de juiste prioriteiten vast. Wij kunnen hierin begeleiden bij het maken van een realistische kwartaalplanning. Als laatste stap maken we uw keuzes inzichtelijk, voor iedereen in de organisatie.

Verankeren
Het Masterplan zorgt dat iedereen uw plannen kent en begrijpt, zodat uw plannen ook verankeren binnen uw organisatie. Het creëert begrip voor de gemaakte keuzes. Voor meer informatie over wat het Masterplan Prestatieverbetering voor u kan betekenen, neem dan contact met ons op.

OTIB-subsidie op Acto-cursussen

Subsidie op Acto-cursussen
Wist u al dat u voor een aantal cursussen van Acto subsidie kunt krijgen via het OTIB? Dat kan het extra aantrekkelijk maken om uw medewerkers op cursus te sturen.

Voor meer informatie over de studie-mogelijkheden hebben wij een speciale folder samengesteld. Deze kunt u aanvragen via onze contact-pagina.

Van gegevens naar (management)informatie

Berg gegevens?
Grote administratieve ERP-systemen kenmerken zich door uitgebreide rapportage-mogelijkheden. De vraag is echter altijd: krijg ik nu alleen een berg gegevens afgedrukt of is het echt bruikbare informatie?

Inzicht
Acto biedt binnenkort een nieuwe generatie rapportages; grafisch, met trends, drill-down én inzicht in de uitzonderingen. Direct per e-mail, op intranet en zelfs voor uw website... Doordat dit samen is ontwikkeld met de klanten van Acto en door de kennis en ervaring die zij de afgelopen 25 jaar hebben opgedaan, sluit deze oplossing perfect aan bij alle projectmatig werkende bedrijven.

Ieder bedrijf uniek
Een 100% standaard oplossing is veelal niet haalbaar. Ieder bedrijf is immers uniek en werkt ook op eigen wijze met een ERP-oplossing. Ieder bedrijf heeft ook een eigen beheersmodel, mede bepaald door de marktomgeving. Dat verklaart waarom er behoefte is aan flexibele oplossingen voor management-informatiesystemen en waarom standaard overzichten in de ogen van gebruikers vaak 'niet bruikbaar' zijn. Een primaire behoefte bij een management-informatiesysteem is dat je terugkerende rapporten zelf kunt samenstellen, zowel qua selectie als qua presentatie. En liefst automatisch en bij voorkeur op een vast tijdstip verzonden naar de belanghebbenden.

Management by Exception
Het spreekt voor zich dat deze rapporten gebaseerd moeten zijn op de bedrijfsproceskritieke indicatoren. Hierdoor verschuift de werkwijze naar 'Management by Exception'. Daarnaast wil men door de grote hoeveelheid data kunnen navigeren om via diverse dwarsdoorsneden/ gezichtspunten de gegevens te interpreteren en te analyseren om te komen tot management-informatie. Dat navigeren moet natuurlijk razendsnel en interactief gaan.

Rapporten automatisch per mail
Acto Informatisering heeft die informatiebehoefte met haar klanten in kaart gebracht. De modernste 'query'-technologieën zijn gecombineerd met tools voor distributie van de informatie en het eenvoudig bladeren door die informatie. Management-rapportages kunnen nu automatisch worden verstuurd per e-mail (in Excel, als tekst of in HTML formaat) naar de mensen die zich hebben aangemeld. Daarnaast kan automatisch HTML-content worden gecreëerd voor het intranet of publicatie op internet.

Wilt u meer weten over deze oplossing, neem dan contact met ons op.

Acto introduceert nieuwe Regiemodule

Eenvoud
Veel Acto-klanten maken gebruik van de Regiemodule. Na jarenlange trouwe dienst, is het tijd voor vernieuwing. De nieuwe Regiemodule kenmerkt zich door eenvoud.

Factuurafhandeling geheel via scherm
Een van de uitgangspunten van de nieuwe Regiemodule is dat de afhandeling van de regieopdracht tot factuur geheel via het beeldscherm gedaan kan worden. In versie 2.10 moest u nog een aantal overzichten op papier aanmaken. Dat is met de nieuwe Regiemodule verleden tijd.

Regiemodule: de voordelen in het kort

• Het proces is vereenvoudigd, waardoor een kortere doorlooptijd mogelijk is.
• Voor de beoordeling van de te factureren werkzaamheden hebben we een handig overzichtscherm ontwikkeld, waarin u alle benodigde informatie in één scherm ziet.
• Bij onduidelijkheden kunt u eenvoudig alle details opvragen.
• Correcties op details zijn eenvoudig aan te brengen.
• De nieuwe urentariefstructuur versnelt het factureerproces.
• Geen papier meer nodig.

Wilt u meer weten over de regiemodule, neem dan contact met ons op.

Maak nu nog meer gebruik van de kracht van de zoekbox!

Rev. 2.20: kopieermogelijkheid
Vanaf Revisie 2.20 hebben we een nieuwe kopieermogelijkheid toegevoegd aan de calculatie. Stel: u bent bezig met de materiaalspecificatie van een offerte en u wilt gebruik maken van gegevens uit een andere offerte, bijvoorbeeld een standaardbegroting.

Zonder uw offerte te verlaten, kunt u dat als volgt doen:

• In de zoekbox selecteert u de te kopiëren regels van bijvoorbeeld de standaardbegroting.
• Dit doet u door het instellen van een filter en door het markeren van regels.
• Als de selectie naar tevredenheid is, kunt u deze kopiëren naar uw offertepost.

De voordelen zijn met name snelheid en overzicht.

Wilt u meer weten over de nieuwe mogelijkheden van de zoekbox, neem dan contact met ons op.

Intercompany Facturering

Factureren binnen de eigen organisatie
Onder Intercompany Facturering verstaan we de facturering aan afdelingen binnen de eigen organisatie en facturering aan ondernemingen binnen de eigen holding.

In Revisie 2.10 kon u Intercompany Facturering wel al doen door de juiste coderingen te kiezen, bijvoorbeeld de juiste boekingssoort bij inkoopfacturen of de juiste opbrengstsoort bij verkoopfacturen. Dit kon echter een bron van fouten zijn. De software kon immers niet controleren of u wel de juiste codering had gekozen. U kon dus bijvoorbeeld een Intercompany Factuur inboeken als een gewone factuur. Het gevolg hiervan was veel uitzoekwerk aan het einde van een periode.

Nieuwe module MyIntercompany
Vanaf Revisie 2.20 is de module MyIntercompany volledig beschikbaar. Dit betekent:

• Het afletteren debiteuren openstaande posten tegen crediteuren openstaande posten.
• Het automatisch inboeken van de intercompany inkoopfactuur als de verkoopfactuur wordt aangemaakt.
• Projecten met intercompany facturen aan elkaar koppelen i.v.m. registratie intercompany uitbesteding.
• Een eenvoudigere werkwijze.
• Minder administratieve handelingen.
• Inzicht in intercompany transacties.
• Matchen van verkoopfacturen met inkoopfacturen.

Hoe werkt Intercompany Facturering in vogelvlucht?
De nieuwe werkwijze is als volgt. De opdrachtgever (intercompany debiteur) verstrekt via MyProject een inkooporder aan de opdrachtnemer (intercompany crediteur). De opdrachtnemer voert een opdracht In de projectadministratie in. De opdrachtnemer maakt een verkoopfactuur voor de opdrachtgever. Tijdens de verwerking van deze verkoopfactuur wordt automatisch een inkoopfactuur aangemaakt bij de inkooporder van de opdrachtgever. Zodra deze inkoopfactuur door de opdrachtgever betaald wordt, wordt bovendien automatisch de betalingsontvangst bij de verkoopfactuur van de opdrachtnemer geboekt.

Vraag de folder 'MyIntercompany' aan.

Verbeter meer dan alleen uw liquiditeit met MyIncasso

Geld sneller binnen
Door gebruik te maken van de incasso-mogelijkheden kunnen zowel u als uw klanten een groot aantal voordelen behalen. Een direct voordeel is dat uw geld over het algemeen sneller binnen is. Daarbij komt dat de betaling collectief kan worden geboekt.

Minder aanmaningen
Uw klant zal, omdat de factuur geïncasseerd wordt, direct controleren of alles akkoord is. Hierdoor komen reclamaties over het algemeen binnen de gestelde incassotermijn naar boven. Zowel uw klant als u zelf beschikken over actuele informatie over de factuur en de verrichte werkzaamheden. Het gevolg is ook minder aanmaningen, en de debiteurenbewaking kost minder tijd.

Factuur automatisch incasseren
U kunt nu ook vermelden dat de factuur automatisch wordt geïncasseerd. Na het definitief maken van de facturen wordt automatisch een incassobestand voor de bank klaargezet. Wilt u meer informatie over MyIncasso of wilt u door middel van een rekenvoorbeeld zien wat MyIncasso voor u kan betekenen, neem dan contact met ons op.

Bestellen via ICM

ICM: snel en efficiënt
Waarom zou u de bestellingen uit de Inkoop-module door uw leverancier laten overtypen met de kans dat u de verkeerde artikelen krijgt? Waarom moet u wachten op de orderbevestigingen van uw leverancier? Met ICM bestelt u snel en efficient en krijgt u direct inzicht in de levertijd. In geval van nood heeft u voldoende tijd alternatieven te zoeken.

Koppeling Inkoop-module en groothandel
ICM verzorgt de koppeling tussen de Inkoop-module en de bestelapplicatie van de groothandel. Omdat bestellen via ICM zowel voor u als voor de leverancier veel voordelen biedt, zal het gebruik hiervan alleen maar toenemen.

Centrale inkoop
ICM wordt al heel lang gebruikt bij bedrijven met een centrale inkoop. Misschien heeft u de voordelen van ICM al eens bekeken, maar werkt uw organisatie niet met een centrale inkoop-afdeling.

ICM-orders automatisch naar leverancier
ICM is nu uitgebreid met veel nieuwe mogelijkheden. Hoe uw bestelprocedure ook is vastgesteld, ICM past nu in alle situaties. De belangrijkste uitbreiding is dat ICM-orders volledig automatisch kunnen worden verstuurd naar de leveranciers.

Dit betekent in de praktijk dat de ICM-orders na accordering automatisch naar de leverancier worden verzonden en dat de besteller (dus ook een werkvoorbereider of projectleider) automatisch de orderbevestiging ontvangt. Laat u eens voorlichten over deze nieuwe mogelijkheden, afgestemd op uw organisatie.

Steeds meer leveranciers met ICM
U kunt al bij veel leveranciers met ICM bestellen; het aantal neemt steeds verder toe. Om u een inzicht te geven, noemen we de volgende leveranciers (status sept. 2004):

• CV Onderdeel
• Ehrbecker Schieffelbusch
• Elauma
• Elektrokern Schuurman
• Elektrokern Vibo
• Galvano
• Hagemeijer (Bernard)
• Oosterberg
• Plieger
• Rensa
• Rexel Wolff
• Solar (Brinkman & Germeraad)
• Technische Unie
• ThermoNoord
• Vegro
• Wasco.

Monteur beter met administratie dankzij de Digitale werkbon

Volledig papierloos
Servicemonteur Jasper van Zoelen ging als eerste bij Wolter & Dros Aquatherm volledig papierloos te werk, dankzij de invoering van de digitale werkbon met behulp van een 'handheld' van Gotive. "Zeker bij kleine klussen, zoals storingen, was ik vaak langer aan het schrijven dan aan het werken. Mijn administratie neemt nu veel minder tijd in beslag."

Klanten zetten graag hun handtekening
Van Zoelen is erg te spreken over het gebruiksgemak van de Gotive. "Niet ingewikkelder dan een papieren werkbon. Er komen hooguit wat functies bij, maar het wijst zich allemaal vanzelf." Het apparaat kan bovendien tegen een stootje, heeft hij ontdekt. "Ik heb het al een paar keer per ongeluk laten vallen, zelfs een keer in het water, maar hij blijft gewoon werken." Ook klanten zijn enthousiast. "Ze vinden het een geweldig ding en houden het graag even vast om hun digitale handtekening te zetten."

Gotive in huisstijl-kleuren
De Gotive is speciaal voor Wolter & Dros voorzien van de herkenbare paars/groene huisstijl-kleuren. Een opvaller van jewelste! Wilt u meer over weten de digitale werkbon en de Gotive? Neem dan contact met ons op.