Nieuws > Leestips
Leestips
Hieronder vindt u een aantal artikelen en achtergrondverhalen, verzameld uit vakbladen en eigen uitgaven.Leestips / periodieken
Software voor alle bedrijven die installatie en infra combineren
Geïntegreerde software voor gecombineerde bedrijven
Nauwe samenwerking diverse partijen
Dit artikel is overgenomen uit vakblad InstallatieJournaal van juni 2006
Tekst: Ferdinand Pronk (InstallatieJournaal)
Installatietechniek, telematica en infratechniek
De Baas Groep was ruim honderd jaar een familiebedrijf, tot het in 2000 onderdeel werd van TBI. Het bedrijf is actief binnen de installatietechniek, telematica en infratechniek. De onderneming had behoefte aan een geïntegreerd automatiseringssysteem voor het hele bedrijf, onder meer om eenvoudig eenduidige managementrapportages te kunnen genereren. Die software bleek niet op de markt te zijn, waarna automatiseerders Acto en KPD samen met Baas een nieuwe pakket ontwikkelden.
Infra anders dan installatie en telematica
De infratechniek heeft een andere manier van werken dan de installatie- en telematicamarkt, constateert adjunct-directeur André Hooijmaijers van Baas Infraservices. Vermoedelijk is dat ook de reden dat er geen geschikte software beschikbaar was. "Infra heeft bijvoorbeeld een gestandaardiseerde manier van calculeren en contractbeheersing. De calculatie wordt doorgaans opgezet volgens het bestek dat de opdrachtgever aanreikt. De manier van calculeren en offreren is aan spelregels gebonden. Voor de branche is ook specifiek dat er volgens een eenheidsprijzen-methodiek wordt gewerkt. Er zijn afspraken met grote opdrachtgevers zoals nutsbedrijven waarbij niet op basis van het aantal gewerkte uren, maar bijvoorbeeld per gerealiseerde aansluiting wordt betaald." Deze methodieken moesten door het nieuwe programma worden ondersteund. Maar ook de registratie van contracten van onderaannemers moest worden opgenomen. Verder moest het pakket aansluiten op de manier van werken in de installatie- en telecombranche. Zo speelt binnen de installatiebranche de artikelclassificatie een belangrijke rol.
Cultuurverschillen
Baas is - net als automatiseerder Acto - onderdeel van TBI. "Toen we besloten dat er een nieuw automatiseringssysteem moest komen, hebbeen we naast een aantal bedrijven dus ook Acto benaderd", zegt Hooijmaijers.
"Ze stelden zich al tijdens het vooronderzoek op als een partij die wilde meedenken over het oplossen van de cultuurproblemen tussen installatietechniek en infra. Uiteindelijk is er gekozen voor een pakket dat is geënt op het standaard proces van de installateur, waarin de noodzakelijke infra-onderdelen zijn geïntegreerd. Die opzet is gelukt, want de informatie komt nu eenduidig in ons nieuwe ERP-systeem, waarmee we alle bedrijfsprocessen beheersen."
Samenwerking met KPD automatisering
"Toen we met de Baas Groep in contact kwamen, hebben we eerst gekeken of het mogelijk was hun eisen in te bouwen in onze pakketten", zegt René Koch, business consultant bij Acto. "We hebben daar van afgezien, omdat de infra-werkwijze zo verticaal gericht en marktspecifiek is. We kwamen tot de conclusie dat het een betere optie was om ons pakket te koppelen met andere software. Dat hebben we in samenwerking met KPD automatisering gerealiseerd." KPD is een softwarehuis dat automatiseringsoplossingen maakt voor bedrijven in de bouw- en GWW-branche. Acto ontwikkelt al meer dan 25 jaar automatiseringsoplossingen voor de installatiebranche. Met deze samenwerking kunnen Acto en KPD bedrijven bedienen die in beide marktsegmenten actief zijn en hiervoor adequate software zoeken ter ondersteuning van het verwerven en realiseren van projecten.
Infra-achtergrond
"Dankzij de integratie met software van KPD kunnen medewerkers met een infra-achtergrond branchespecifiek blijven calculeren die ze gewend zijn. En zodra een project opdracht wordt schuiven ze het project door in het MyProject. Vervolgens kunnen ze het hele projectmanagement en logistiek benutten die in dat systeem zit. Door de koppeling van de pakketten is het uiteraard niet nodig om gegevens over te typen. Er is ook een koppeling met kantoorautomatisering zodat het ook mogelijk is de gegevens te gebruiken in Word, Excel en dergelijke pakketten. Alle data staan op één centrale plaats."
Klant denkt mee
Acto gebruikt bij de ontwikkeling van software graag een 'launching customer', vervolgt Koch. "Deze klant denkt mee bij het ontwikkelen en uitzetten van de software. In dit geval heeft Baas de praktijkkennis ingebracht, en dat heeft duidelijk meerwaarde. Je kunt om de kosten te besparen wel mooie pakketten in India of China laten ontwikkelen, maar het is uiteraard vooral belangrijk dat de software werkt." En dat is in dit geval gelukt, blijkt uit de woorden van Hooijmaijers. "We hebben een jaar geleden besloten om het pakket op 1 januari 2006 in één keer in te voeren. De eerste maanden was dat wel wennen, maar inmiddels is de commotie verstomd en constateert men dat minimaal dezelfde informatie beschikbaar is als vorig jaar. Maar nu wel eenduidig. Vorig jaar kreeg ik ook wel cijfers over omzet en kosten, maar de ene vestiging maakte die in Excel, en ander in Acces en een derde op nog een andere manier. Het begint te wortelen en gaat zeker leveren wat we hadden verwacht."
Pluim voor de samenwerking
Hooijmaijers geeft Acto een pluim voor de samenwerking: "Ik heb bij verschillende bedrijven ERP-implementaties meegemaakt. Financieel en administratief lukt het altijd wel, maar het gaat soms mis bij het zorgen dat de medewerkers er simpel mee kunnen werken. Acto heeft een aantal mensen in dienst die zich zeer goed kunnen inleven in het proces dat ze gaan automatiseren: hoe ziet het proces er uit en waarom hebben de medewerkers een bepaald formuliertje nodig. Ze gaan dus niet eerst automatiseren en de werkwijze vervolgens opleggen aan de klant."
Bedrijfsproces niet aan de software aanpassen
Koch beaamt hoe belangrijk het is om de software op de klant af te stemmen: "Een bedrijf wil het bedrijfsproces niet aan de software aanpassen, maar verwacht het omgekeerde. Daar houden we rekening mee. Als de ene afdeling alle projecten aanmaakt om pas daarna kosten de boeken kan dat. Net zo goed als een andere afdeling vanuit de kostenboekmodule projectnummers kan aanmaken." De verschillende standaarden in de branches dicteren dus niet de software. "Standaarden helpen om gestructureerd te denken. Aan de andere kant moet je creativiteit hebben om het bedrijfsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen."
Andere bedrijven
Dat Baas zo betrokken is geweest bij de ontwikkeling betekent niet dat het pakket alleen voor deze klant bruikbaar is, zegt Koch. "Het is toepasbaar voor alle andere bedrijven die installatie en infra combineren. Daarvan zijn er steeds meer, want in de markt groeien de installatie- en infrabranche steeds dichter naar elkaar toe. Dus zie je allerlei combinatiebedrijven ontstaan."
Ook voor kleinere bedrijven
Baas heeft elfhonderd werknemers, maar ook kleinere bedrijven kunnen van de software profiteren: "We richten ons op het marktsegment vanaf ongeveer dertig personen. Daaronder heb je vaak bedrijven die meer vanuit het ambacht werken en een andere informatiebehoefte hebben. Ze gebruiken bij voorkeur Word en Excel, omdat die de meeste flexibiliteit bieden. Maar vanaf dertig medewerkers komt er echt een organisatie te staan met een administratie en een projectadministrateur. Dan is het effectiever om met een systeem te werken dat is geïntegreerd met ERP".
"Vanaf dertig medewerkers is het effectiever om met een systeem te werken dat is geïntegreerd met ERP."
www.baasgroep.nl
Geïntegreerde software voor gecombineerde bedrijven
Nauwe samenwerking diverse partijen
Dit artikel is overgenomen uit vakblad InstallatieJournaal van juni 2006
Tekst: Ferdinand Pronk (InstallatieJournaal)
Installatietechniek, telematica en infratechniek
De Baas Groep was ruim honderd jaar een familiebedrijf, tot het in 2000 onderdeel werd van TBI. Het bedrijf is actief binnen de installatietechniek, telematica en infratechniek. De onderneming had behoefte aan een geïntegreerd automatiseringssysteem voor het hele bedrijf, onder meer om eenvoudig eenduidige managementrapportages te kunnen genereren. Die software bleek niet op de markt te zijn, waarna automatiseerders Acto en KPD samen met Baas een nieuwe pakket ontwikkelden.
Infra anders dan installatie en telematica
De infratechniek heeft een andere manier van werken dan de installatie- en telematicamarkt, constateert adjunct-directeur André Hooijmaijers van Baas Infraservices. Vermoedelijk is dat ook de reden dat er geen geschikte software beschikbaar was. "Infra heeft bijvoorbeeld een gestandaardiseerde manier van calculeren en contractbeheersing. De calculatie wordt doorgaans opgezet volgens het bestek dat de opdrachtgever aanreikt. De manier van calculeren en offreren is aan spelregels gebonden. Voor de branche is ook specifiek dat er volgens een eenheidsprijzen-methodiek wordt gewerkt. Er zijn afspraken met grote opdrachtgevers zoals nutsbedrijven waarbij niet op basis van het aantal gewerkte uren, maar bijvoorbeeld per gerealiseerde aansluiting wordt betaald." Deze methodieken moesten door het nieuwe programma worden ondersteund. Maar ook de registratie van contracten van onderaannemers moest worden opgenomen. Verder moest het pakket aansluiten op de manier van werken in de installatie- en telecombranche. Zo speelt binnen de installatiebranche de artikelclassificatie een belangrijke rol.
Cultuurverschillen
Baas is - net als automatiseerder Acto - onderdeel van TBI. "Toen we besloten dat er een nieuw automatiseringssysteem moest komen, hebbeen we naast een aantal bedrijven dus ook Acto benaderd", zegt Hooijmaijers.
"Ze stelden zich al tijdens het vooronderzoek op als een partij die wilde meedenken over het oplossen van de cultuurproblemen tussen installatietechniek en infra. Uiteindelijk is er gekozen voor een pakket dat is geënt op het standaard proces van de installateur, waarin de noodzakelijke infra-onderdelen zijn geïntegreerd. Die opzet is gelukt, want de informatie komt nu eenduidig in ons nieuwe ERP-systeem, waarmee we alle bedrijfsprocessen beheersen."
Samenwerking met KPD automatisering"Toen we met de Baas Groep in contact kwamen, hebben we eerst gekeken of het mogelijk was hun eisen in te bouwen in onze pakketten", zegt René Koch, business consultant bij Acto. "We hebben daar van afgezien, omdat de infra-werkwijze zo verticaal gericht en marktspecifiek is. We kwamen tot de conclusie dat het een betere optie was om ons pakket te koppelen met andere software. Dat hebben we in samenwerking met KPD automatisering gerealiseerd." KPD is een softwarehuis dat automatiseringsoplossingen maakt voor bedrijven in de bouw- en GWW-branche. Acto ontwikkelt al meer dan 25 jaar automatiseringsoplossingen voor de installatiebranche. Met deze samenwerking kunnen Acto en KPD bedrijven bedienen die in beide marktsegmenten actief zijn en hiervoor adequate software zoeken ter ondersteuning van het verwerven en realiseren van projecten.
Infra-achtergrond
"Dankzij de integratie met software van KPD kunnen medewerkers met een infra-achtergrond branchespecifiek blijven calculeren die ze gewend zijn. En zodra een project opdracht wordt schuiven ze het project door in het MyProject. Vervolgens kunnen ze het hele projectmanagement en logistiek benutten die in dat systeem zit. Door de koppeling van de pakketten is het uiteraard niet nodig om gegevens over te typen. Er is ook een koppeling met kantoorautomatisering zodat het ook mogelijk is de gegevens te gebruiken in Word, Excel en dergelijke pakketten. Alle data staan op één centrale plaats."
Klant denkt mee
Acto gebruikt bij de ontwikkeling van software graag een 'launching customer', vervolgt Koch. "Deze klant denkt mee bij het ontwikkelen en uitzetten van de software. In dit geval heeft Baas de praktijkkennis ingebracht, en dat heeft duidelijk meerwaarde. Je kunt om de kosten te besparen wel mooie pakketten in India of China laten ontwikkelen, maar het is uiteraard vooral belangrijk dat de software werkt." En dat is in dit geval gelukt, blijkt uit de woorden van Hooijmaijers. "We hebben een jaar geleden besloten om het pakket op 1 januari 2006 in één keer in te voeren. De eerste maanden was dat wel wennen, maar inmiddels is de commotie verstomd en constateert men dat minimaal dezelfde informatie beschikbaar is als vorig jaar. Maar nu wel eenduidig. Vorig jaar kreeg ik ook wel cijfers over omzet en kosten, maar de ene vestiging maakte die in Excel, en ander in Acces en een derde op nog een andere manier. Het begint te wortelen en gaat zeker leveren wat we hadden verwacht."
Pluim voor de samenwerking
Hooijmaijers geeft Acto een pluim voor de samenwerking: "Ik heb bij verschillende bedrijven ERP-implementaties meegemaakt. Financieel en administratief lukt het altijd wel, maar het gaat soms mis bij het zorgen dat de medewerkers er simpel mee kunnen werken. Acto heeft een aantal mensen in dienst die zich zeer goed kunnen inleven in het proces dat ze gaan automatiseren: hoe ziet het proces er uit en waarom hebben de medewerkers een bepaald formuliertje nodig. Ze gaan dus niet eerst automatiseren en de werkwijze vervolgens opleggen aan de klant."
Bedrijfsproces niet aan de software aanpassen
Koch beaamt hoe belangrijk het is om de software op de klant af te stemmen: "Een bedrijf wil het bedrijfsproces niet aan de software aanpassen, maar verwacht het omgekeerde. Daar houden we rekening mee. Als de ene afdeling alle projecten aanmaakt om pas daarna kosten de boeken kan dat. Net zo goed als een andere afdeling vanuit de kostenboekmodule projectnummers kan aanmaken." De verschillende standaarden in de branches dicteren dus niet de software. "Standaarden helpen om gestructureerd te denken. Aan de andere kant moet je creativiteit hebben om het bedrijfsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen."
Andere bedrijven
Dat Baas zo betrokken is geweest bij de ontwikkeling betekent niet dat het pakket alleen voor deze klant bruikbaar is, zegt Koch. "Het is toepasbaar voor alle andere bedrijven die installatie en infra combineren. Daarvan zijn er steeds meer, want in de markt groeien de installatie- en infrabranche steeds dichter naar elkaar toe. Dus zie je allerlei combinatiebedrijven ontstaan."
Ook voor kleinere bedrijven
Baas heeft elfhonderd werknemers, maar ook kleinere bedrijven kunnen van de software profiteren: "We richten ons op het marktsegment vanaf ongeveer dertig personen. Daaronder heb je vaak bedrijven die meer vanuit het ambacht werken en een andere informatiebehoefte hebben. Ze gebruiken bij voorkeur Word en Excel, omdat die de meeste flexibiliteit bieden. Maar vanaf dertig medewerkers komt er echt een organisatie te staan met een administratie en een projectadministrateur. Dan is het effectiever om met een systeem te werken dat is geïntegreerd met ERP".
"Vanaf dertig medewerkers is het effectiever om met een systeem te werken dat is geïntegreerd met ERP."
www.baasgroep.nl
Psycholoog adviseert bij ontwikkeling van nieuwe software
Gebruiksgemak staat voorop
Artikel uit vakblad InstallatieJournaal. Tekst: Jan van den Berg
Gebruikersinterface
Installatiebedrijven kunnen kiezen uit diverse software-pakketten voor
administratie en project-logistiek. De meeste pakketten zien er voor de
gebruiker min of meer hetzelfde uit. Dat het anders kan bewijst Acto met
het nieuwe ERP-pakket MyProject en de 'lichtere' variant EasyProject. De
gebruikersinterface is eenduidig en intuïtief. Er is snel en makkelijk
met het pakket te werken. Dit is te danken aan de adviezen van de
leerpsycholoog Leonard Verhoef.
Nieuwe generatie software
Acto Informatisering is in de installatiebranche inmiddels ruim tien jaar bekend als leverancier van het pakket Acto-Project. Dit is een ERP-pakket waarmee bedrijven de (financiële) administratie en operationele processen kunnen ondersteunen. Na een voorbereidingstraject van twee jaar heeft Acto een nieuwe generatie software klaar, MyProject genaamd. Dit pakket is vooral bedoeld voor bedrijven met meer dan 150 medewerkers. De nieuwe interface is ook verwerkt in de lichtere variant EasyProject, dat vooral geschikt is voor bedrijven van 40 tot 150 medewerkers. Ongeveer zestig bedrijven gebruiken één van beide pakketten.
Informatie-ergonoom
Acto-directeur Gerrit van Noort: "Twee jaar geleden vonden we het tijd om een nieuw pakket te ontwikkelen. We zijn na intensief zoeken in contact gekomen met de informatie-ergonoom Leonard Verhoef. Hij is gespecialiseerd in de wijze waarop mensen waarnemen, bewegen, leren en denken, ofwel de psychonormen. Hij heeft een heel eigen manier om te kijken naar een gebruikersinterface. Hij vindt dat die eenduidig en intuïtief moet zijn. Dan kun je snel leren hoe je met een pakket moet werken."
Intuïtief
Verhoef was blij verrast over het moment waarop Acto bij hem aanklopte. "Meestal word ik pas bij de ontwikkeling van een softwarepakket gehaald als het al bijna af is. Dan kan ik hooguit nog wat adviezen geven, maar dan is het al zover ontwikkeld dat je geen eenduidige, intuïtieve interface meer kunt maken. Nu was er de kans om het van het begin af aan structureel en goed te doen."
Functiepsychologie
Het uitgangspunt van Verhoef is eenvoudig. Software moet aansluiten bij hoe wij waarnemen, bewegen, taal gebruiken, leren en denken. "Vanuit onderzoek weten we in de functiepsychologie goed hoe mensen dit doen. Die kennis kunnen we gebruiken om een interface te maken die aansluit bij de manier waarop mensen functioneren. Je kunt het vergelijken met een handschoen. Iedereen weet dat een handschoen vijf vingers moet hebben. Niemand die het in zijn hoofd haalt om er één met zes of met vier vingers te maken. Voor interfaces moet hetzelfde gelden. De kennis om een goede interface te maken is er. Helaas wordt software echter nog altijd gemaakt door technici die weinig of niets weten van functiepsychologie."
Voorbeelden van de aanpak van Verhoef in MyProject zijn er legio. Zo moet in de meeste pakketten een datum volledig worden ingevuld als het pakket daar om vraagt. In MyProject wordt direct de actuele datum weergegeven. De gebruiker kan dan met een +-teken de datum van morgen kiezen, en met tweemaal op de '+' drukken de datum van overmorgen. En bijvoorbeeld op 'w+' voor de datum over een week. In het normale taalgebruik zeggen we toch ook: 'Ik zie je over twee weken', of 'overmorgen in de bouwvergadering'. Het voordeel is dat je niet meer in een agenda hoeft te kijken wat de datum van een bepaalde dag is.
Kleurgebruik richt de aandacht
Het kleurgebruik in MyProject is afgestemd op hoe wij waarnemen. Dat wil zeggen dat kleuren de functie hebben om onze aandacht te richten op wat belangrijk is. Felle kleuren zijn er om gegevens aan te duiden waarmee gewerkt moet worden. Is de achtergrond van een veld groen, dan is er niets aan de hand met het aspect waar het gegeven betrekking op heeft. Is de kleur geel, dan moet er actie ondernomen worden. Bij een rode achtergrond is er echt iets mis. Welbeschouwd klinkt dit net zo logisch als dat een handschoen vijf vingers moet hebben. En toch is dergelijk kleurgebruik niet de regel in software.
Google-zoekwijze
Een ander voorbeeld is het aantal schermen dat de gebruiker voor zich ziet. Normaal gesproken is dat er maar één. In MyProject ziet de gebruiker er vijf. Deze hebben betrekking op zoeken, navigeren door MyProject, het verwerken van gegevens en het weergeven van prestatie- indicatoren en signaleringen. In de zoekbox kun je op een 'Google-wijze' vrij zoeken naar de informatie. Dit in tegenstelling tot de manier waarop technici vinden dat je moet zoeken met behulp van vaste coderingen. In de navigatiebox behoud je het overzicht op de 'workflow' binnen je gekozen taak. Het vijfde scherm kan nuttige extra informatie tonen, zoals een foto of bouwtekening. Ieder scherm is te vergroten en te verkleinen zodat het hele beeldscherm ermee gevuld wordt. Dit zijn elementen die de vriendelijkheid voor de gebruiker vergroten.
Volledig web-enabled
De interface is niet de enige innovatie in MyProject. Het pakket is volledig web-enabled, zoals dat heet. Via intranet of internet is vanaf iedere pc die beschikt over een browser, toegang te krijgen tot MyProject. Het pakket zelf draait op de centrale server, waarop ook alle bestanden staan. MyProject is te gebruiken op iedere pc, notebook of tablet die van een browser is voorzien. Daardoor is MyProject ook vanaf de bouwplaats of in een serviceauto te gebruiken. De kosten voor het beheer van werkplekken zijn op deze manier lager. Het kost geen moeite om gegevens te synchroniseren, want die staan op de centrale server. Ook het beheer van software voor pc's, notebooks en tablets is daardoor eenvoudiger.
MyProject is op 1 april 2003 gelanceerd. "Het wordt natuurlijk voortdurend verder ontwikkeld, zoals we dit ook de afgelopen tien jaar hebben gedaan met Acto-Project", zegt Van Noort.
Verhoogd gebruikersgemak
Qua financiële administratie zijn MyProject en EasyProject misschien niet uniek in de wereld van de ERP-pakketten: een goede administratie is nou eenmaal recht-toe-recht-aan. De pakketten bieden wel veel extra op het vlak van de projectlogistiek en managementinformatie. De gebruikersinterface van de nieuwe Acto-software is momenteel wél uniek en vernieuwend, constateert ergonoom Verhoef. Van Noort: "Als gebruikers MyProject voor het eerst zien, is de eerste reactie steeds: 'Hé, dit is anders.' Maar het is in tien minuten uitgelegd hoe het pakket werkt. Daarna ervaart de gebruiker zelf hoe eenduidig en eenvoudig de interface werkt. Dankzij het verhoogde gebruikersgemak zullen de opleidingskosten tijdens de implementatie ook veel lager zijn. Ik verwacht daarom dat Acto met de introductie van MyProject en EasyProject haar marktaandeel flink zal vergroten."
Enthousiaste installateur
Aart Veldhuizen is de applicatiebeheerder bij Homij Technische Installaties. Hij was twee jaar geleden verantwoordelijk voor de implementatie van Acto-Project en is lid van de klankbordgroep van Acto die adviezen geeft voor de ontwikkeling van MyProject. Hij is enthousiast over de nieuwe interface. "In het begin moest ik er aan wennen. Maar ik zag al snel in dat Leonard Verhoef gelijk had. De interface is erg duidelijk en vriendelijk. Het systeem geeft aan wat je moet doen en wat je nog niet gedaan hebt. Voor mensen die veel met het pakket werken, maakt dat misschien weinig verschil. Die weten toch wel wat ze moeten doen. Maar ook wie er minder frequent mee werkt, kan snel wegwijs worden in MyProject. Dat vind ik een groot voordeel."
Betekent dit dat Homij het nieuwe MyProject zal gaan gebruiken? Als het aan Veldhuizen ligt direct, maar zijn directie moet natuurlijk beslissen. "Als het pakket geld oplevert, dan zegt de directie: 'Schaf het maar aan'. We zullen het niet alleen maar kopen omdat het er leuk uitziet. Hoe fraai een pakket er ook uitziet, economische overwegingen blijven doorslaggevend."
www.humanefficiency.nl
Gebruiksgemak staat voorop
Artikel uit vakblad InstallatieJournaal. Tekst: Jan van den Berg
Gebruikersinterface
Installatiebedrijven kunnen kiezen uit diverse software-pakketten voor
administratie en project-logistiek. De meeste pakketten zien er voor de
gebruiker min of meer hetzelfde uit. Dat het anders kan bewijst Acto met
het nieuwe ERP-pakket MyProject en de 'lichtere' variant EasyProject. De
gebruikersinterface is eenduidig en intuïtief. Er is snel en makkelijk
met het pakket te werken. Dit is te danken aan de adviezen van de
leerpsycholoog Leonard Verhoef.Nieuwe generatie software
Acto Informatisering is in de installatiebranche inmiddels ruim tien jaar bekend als leverancier van het pakket Acto-Project. Dit is een ERP-pakket waarmee bedrijven de (financiële) administratie en operationele processen kunnen ondersteunen. Na een voorbereidingstraject van twee jaar heeft Acto een nieuwe generatie software klaar, MyProject genaamd. Dit pakket is vooral bedoeld voor bedrijven met meer dan 150 medewerkers. De nieuwe interface is ook verwerkt in de lichtere variant EasyProject, dat vooral geschikt is voor bedrijven van 40 tot 150 medewerkers. Ongeveer zestig bedrijven gebruiken één van beide pakketten.
Informatie-ergonoom
Acto-directeur Gerrit van Noort: "Twee jaar geleden vonden we het tijd om een nieuw pakket te ontwikkelen. We zijn na intensief zoeken in contact gekomen met de informatie-ergonoom Leonard Verhoef. Hij is gespecialiseerd in de wijze waarop mensen waarnemen, bewegen, leren en denken, ofwel de psychonormen. Hij heeft een heel eigen manier om te kijken naar een gebruikersinterface. Hij vindt dat die eenduidig en intuïtief moet zijn. Dan kun je snel leren hoe je met een pakket moet werken."
Intuïtief
Verhoef was blij verrast over het moment waarop Acto bij hem aanklopte. "Meestal word ik pas bij de ontwikkeling van een softwarepakket gehaald als het al bijna af is. Dan kan ik hooguit nog wat adviezen geven, maar dan is het al zover ontwikkeld dat je geen eenduidige, intuïtieve interface meer kunt maken. Nu was er de kans om het van het begin af aan structureel en goed te doen."
Functiepsychologie
Het uitgangspunt van Verhoef is eenvoudig. Software moet aansluiten bij hoe wij waarnemen, bewegen, taal gebruiken, leren en denken. "Vanuit onderzoek weten we in de functiepsychologie goed hoe mensen dit doen. Die kennis kunnen we gebruiken om een interface te maken die aansluit bij de manier waarop mensen functioneren. Je kunt het vergelijken met een handschoen. Iedereen weet dat een handschoen vijf vingers moet hebben. Niemand die het in zijn hoofd haalt om er één met zes of met vier vingers te maken. Voor interfaces moet hetzelfde gelden. De kennis om een goede interface te maken is er. Helaas wordt software echter nog altijd gemaakt door technici die weinig of niets weten van functiepsychologie."
Voorbeelden van de aanpak van Verhoef in MyProject zijn er legio. Zo moet in de meeste pakketten een datum volledig worden ingevuld als het pakket daar om vraagt. In MyProject wordt direct de actuele datum weergegeven. De gebruiker kan dan met een +-teken de datum van morgen kiezen, en met tweemaal op de '+' drukken de datum van overmorgen. En bijvoorbeeld op 'w+' voor de datum over een week. In het normale taalgebruik zeggen we toch ook: 'Ik zie je over twee weken', of 'overmorgen in de bouwvergadering'. Het voordeel is dat je niet meer in een agenda hoeft te kijken wat de datum van een bepaalde dag is.
Kleurgebruik richt de aandacht
Het kleurgebruik in MyProject is afgestemd op hoe wij waarnemen. Dat wil zeggen dat kleuren de functie hebben om onze aandacht te richten op wat belangrijk is. Felle kleuren zijn er om gegevens aan te duiden waarmee gewerkt moet worden. Is de achtergrond van een veld groen, dan is er niets aan de hand met het aspect waar het gegeven betrekking op heeft. Is de kleur geel, dan moet er actie ondernomen worden. Bij een rode achtergrond is er echt iets mis. Welbeschouwd klinkt dit net zo logisch als dat een handschoen vijf vingers moet hebben. En toch is dergelijk kleurgebruik niet de regel in software.
Google-zoekwijze
Een ander voorbeeld is het aantal schermen dat de gebruiker voor zich ziet. Normaal gesproken is dat er maar één. In MyProject ziet de gebruiker er vijf. Deze hebben betrekking op zoeken, navigeren door MyProject, het verwerken van gegevens en het weergeven van prestatie- indicatoren en signaleringen. In de zoekbox kun je op een 'Google-wijze' vrij zoeken naar de informatie. Dit in tegenstelling tot de manier waarop technici vinden dat je moet zoeken met behulp van vaste coderingen. In de navigatiebox behoud je het overzicht op de 'workflow' binnen je gekozen taak. Het vijfde scherm kan nuttige extra informatie tonen, zoals een foto of bouwtekening. Ieder scherm is te vergroten en te verkleinen zodat het hele beeldscherm ermee gevuld wordt. Dit zijn elementen die de vriendelijkheid voor de gebruiker vergroten.
Volledig web-enabled
De interface is niet de enige innovatie in MyProject. Het pakket is volledig web-enabled, zoals dat heet. Via intranet of internet is vanaf iedere pc die beschikt over een browser, toegang te krijgen tot MyProject. Het pakket zelf draait op de centrale server, waarop ook alle bestanden staan. MyProject is te gebruiken op iedere pc, notebook of tablet die van een browser is voorzien. Daardoor is MyProject ook vanaf de bouwplaats of in een serviceauto te gebruiken. De kosten voor het beheer van werkplekken zijn op deze manier lager. Het kost geen moeite om gegevens te synchroniseren, want die staan op de centrale server. Ook het beheer van software voor pc's, notebooks en tablets is daardoor eenvoudiger.
MyProject is op 1 april 2003 gelanceerd. "Het wordt natuurlijk voortdurend verder ontwikkeld, zoals we dit ook de afgelopen tien jaar hebben gedaan met Acto-Project", zegt Van Noort.
Verhoogd gebruikersgemak
Qua financiële administratie zijn MyProject en EasyProject misschien niet uniek in de wereld van de ERP-pakketten: een goede administratie is nou eenmaal recht-toe-recht-aan. De pakketten bieden wel veel extra op het vlak van de projectlogistiek en managementinformatie. De gebruikersinterface van de nieuwe Acto-software is momenteel wél uniek en vernieuwend, constateert ergonoom Verhoef. Van Noort: "Als gebruikers MyProject voor het eerst zien, is de eerste reactie steeds: 'Hé, dit is anders.' Maar het is in tien minuten uitgelegd hoe het pakket werkt. Daarna ervaart de gebruiker zelf hoe eenduidig en eenvoudig de interface werkt. Dankzij het verhoogde gebruikersgemak zullen de opleidingskosten tijdens de implementatie ook veel lager zijn. Ik verwacht daarom dat Acto met de introductie van MyProject en EasyProject haar marktaandeel flink zal vergroten."
Enthousiaste installateur
Aart Veldhuizen is de applicatiebeheerder bij Homij Technische Installaties. Hij was twee jaar geleden verantwoordelijk voor de implementatie van Acto-Project en is lid van de klankbordgroep van Acto die adviezen geeft voor de ontwikkeling van MyProject. Hij is enthousiast over de nieuwe interface. "In het begin moest ik er aan wennen. Maar ik zag al snel in dat Leonard Verhoef gelijk had. De interface is erg duidelijk en vriendelijk. Het systeem geeft aan wat je moet doen en wat je nog niet gedaan hebt. Voor mensen die veel met het pakket werken, maakt dat misschien weinig verschil. Die weten toch wel wat ze moeten doen. Maar ook wie er minder frequent mee werkt, kan snel wegwijs worden in MyProject. Dat vind ik een groot voordeel."
Betekent dit dat Homij het nieuwe MyProject zal gaan gebruiken? Als het aan Veldhuizen ligt direct, maar zijn directie moet natuurlijk beslissen. "Als het pakket geld oplevert, dan zegt de directie: 'Schaf het maar aan'. We zullen het niet alleen maar kopen omdat het er leuk uitziet. Hoe fraai een pakket er ook uitziet, economische overwegingen blijven doorslaggevend."
www.humanefficiency.nl
MyProject zet nieuwe maatstaven voor installatiebranche
Pc-programma van Acto is gebruiksvriendelijk en supersnel te leren
Artikel uit vakblad Installatie en Sanitair magazine. Tekst: Hans Polman
Inleiding
Zeer gebruiksvriendelijk, ook voor de onervaren computergebruiker snel te leren, een optimale taakondersteuning, een vriendelijke schermopbouw en een korte terugverdientijd. Dat zijn de belangrijkste kenmerken van het nieuwe projectmanagementsysteem MyProject van Acto Informatisering in Amersfoort. Het softwareprogramma, dat nieuwe maatstaven zet, is met name bedoeld voor middelgrote en grote installatiebedrijven, maar ook kleinere bedrijven kunnen eenvoudig instappen en doorgroeien.
Gebruikersvriendelijk
Bij de ontwikkeling van MyProject is Acto niet over één nacht ijs gegaan. Er kwam zelfs een informatie-ergonoom aan te pas die zich verdiept in hoe de mens waarneemt, wat werd vertaald naar wetenschappelijk onderbouwde normen voor gebruiksvriendelijkheid. Manager Research & Development ing. Jaap Raven geeft enkele voorbeelden.
Goede leesbaarheid
'In oude software moet je vaak een expert zijn om gegevens in te voeren via codes en verkorte namen. Maar mensen zijn nou eenmaal minder goed in het waarnemen van kleine visuele verschillen tussen bijvoorbeeld het cijfer één en het cijfer zeven op een beeldscherm. Goede leesbaarheid daarvan is daarom belangrijk, want verwarring van de cijfers kan grote gevolgen hebben. Ook het taalgebruik in MyProject is bewust extra helder en duidelijk. Geen ingewikkelde computertermen, maar de spreektaal die we allemaal kennen. MyProject maakt bijvoorbeeld bij het intypen van opdrachten simpelweg gebruik van een werkwoord en een zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld 'bestelorder plaatsen'. Maar je kunt natuurlijk ook de opdracht met je muis aanklikken via het persoonsgebonden opdrachtenmenu.'
Web-enabled
Acto maakte voor de bediening van het volledig web-enabled programma een onderscheid in taken. Consultant/PR-manager ir. Walter Goyen: 'Ten eerste is er de traditionele data-invoertaak, zoals het invoeren van calculatiegegevens. Vrijwel alle invoer is mogelijk met zowel muis als toetsenbord. Bij veel tekstinvoer hoef je dus niet te wisselen tussen toetsenbord en muis.
Sneltoetsen
Als gebruiker kun je zelf sneltoetsen definiëren. Daardoor kun je een eigen omgeving creëren die handig en efficiënt is voor de werkwijze waarop jij MyProject gebruikt. Mede daarom hebben we ook gekozen voor de naam 'My' Project. Je kunt rekening houden met eventuele sneltoetsen die je in andere applicaties gebruikt. Door deze consistentie is een zeer hoge invoersnelheid mogelijk.
Google-search
Ten tweede is er een speciale zoektaak voor het razendsnel zoeken van informatie, bijv. naar personen, projecten, calculaties en vooral materialen. De zoekmogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Je kunt bij het zoeken meer woorden tegelijk opgeven. Je kunt daarbij ook nog woorden per rubriek opgeven, je kunt filteren en ook 'van', 'tot en met' en 'vanaf' zijn mogelijk. Een soort Google-search dus. Bovendien sluit het programma aan bij Windows, Excel en Java. Daardoor is de software niet alleen beschikbaar op kantoor, maar ook thuis, onderweg, op de bouwplaats en bij klanten. Dit kan via vaste verbindingen, Internet én mobiele communicatie. Ten derde zijn managementaspecten verwerkt, zoals prestatie-indicatoren.
Dashboard
MyProject beschikt over een soort 'dashboard', dat in één oogopslag de status van een grote hoeveelheid data aangeeft. Dat kan het betaalgedrag van een klant zijn of de voortgang van een project. Onmiddellijk is zichtbaar waar zich eventuele problemen voordoen. Met een muisklik kan de ondernemer details van het probleem zien. Signaalkleuren geel, oranje en rood geven aan waar je acuut actie moet ondernemen en waar dat eigenlijk al te laat is. MyProject visualiseert dus essentiële zaken. Je kunt zelfs klanten toegang geven tot je systeem, bijvoorbeeld om problemen rechtstreeks te melden en te volgen. Uiteraard zodanig veilig afgeschermd dat zij alleen datgene zien wat jij toestaat.'
Simpel navigeren
Uitgangspunten van MyProject zijn dat je simpel kunt navigeren in een zeer uitgebreid systeem, dat je overzicht houdt op waar je in de 'workflow' zit en dat je razendsnel de gewenste informatie vindt. Tevens versterkt het programma de autonomie van de gebruiker. Met andere woorden: die kan met de software op zijn eigen 'expertniveau' werken. Hoe meer de gebruiker zich erin verdiept, hoe meer hij eruit haalt.
Navigatiebox
Raven: 'Het programma ondersteunt alle fasen van een werkproject, van acquisitie tot eindresultaat. Het werkt met zogenaamde navigatieboxen, waarbij de gebruiker bepaalt welke taak hij wil uitvoeren. Je kunt naar believen schermen plaatsen en indelen. Het aantal schermen dat tegelijk open staat, is niet zozeer afhankelijk van MyProject, maar van de wijze waarop je ermee wilt werken. Als je meerdere taken tegelijk uitvoert en daarbij veel boxen tegelijk gebruikt, dan toont het programma ook veel informatie. Het is zelfs mogelijk om schermen naast het fysieke scherm te openen. Deze boxen zijn wél direct activeerbaar, maar nemen geen schermruimte in.'
Toekomst
MyProject is met zo'n 5.000 programma's en 2.300 scherminterfaces een zéér compleet systeem. Het kent tal van aanpassingsmogelijkheden. Als gebruiker kun je die links laten liggen en gewoon de standaard volgen, in de wetenschap dat ze in een later groeistadium beschikbaar zijn. En als we het hebben over groeistadium: voor de middelgrote en kleinere installateurs heeft MyProject ook een lichtere variant, EasyProject genaamd, die natuurlijk ook de nieuwe interface meekrijgt.
Snel opleidingstraject
Goyen: 'In ieder geval mikken we op de toekomst. Daarbij hebben we gekeken naar wat wetenschappelijk bewezen de beste wijze van bediening is. Dat garandeert een snel opleidingstraject, een optimale taakondersteuning en een korte terugverdientijd. Bij een volgende grondige revisie van MyProject, bijvoorbeeld over acht jaar, kan er inhoudelijk misschien veel veranderen, maar de bedieningsfilosofie in principe niet, want die is gebaseerd op tijdloze waarnemingsprincipes. We blijven het pakket tussentijds uiteraard wel functioneel uitbreiden conform de veranderende markt en de wensen van onze klanten. Kortom: een installateur heeft gedurende vele jaren met MyProject een gemakkelijk te hanteren hulpmiddel in handen om zijn totale bedrijfsproces perfect te ondersteunen.'
Limburgse vlaai
Acto viert de geboorte van MyProject overigens ludiek: alle grotere installateurs ontvangen een Limburgse vlaai met blauwwitte muisjes. 'MyVlaai', zogezegd.
Van gegevens naar informatie
Uit de grote hoeveelheden gegevens waarover MyProject beschikt, kan snel de gewenste informatie worden gehaald. Zo kunnen de gegevens vlot op Excel-wijze worden gerangschikt, zodat gesignaleerd wordt op bijvoorbeeld budget- of planningsoverschrijding. Myproject bewaart de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. De meest belangrijke informatie kan onmiddellijk zichtbaar worden gepositioneerd. Hierbij kan rekening worden gehouden met omvang en gebruiksfrequentie van de in kolommen geplaatste informatie.
Pc-programma van Acto is gebruiksvriendelijk en supersnel te leren
Artikel uit vakblad Installatie en Sanitair magazine. Tekst: Hans Polman
Inleiding
Zeer gebruiksvriendelijk, ook voor de onervaren computergebruiker snel te leren, een optimale taakondersteuning, een vriendelijke schermopbouw en een korte terugverdientijd. Dat zijn de belangrijkste kenmerken van het nieuwe projectmanagementsysteem MyProject van Acto Informatisering in Amersfoort. Het softwareprogramma, dat nieuwe maatstaven zet, is met name bedoeld voor middelgrote en grote installatiebedrijven, maar ook kleinere bedrijven kunnen eenvoudig instappen en doorgroeien.
Gebruikersvriendelijk
Bij de ontwikkeling van MyProject is Acto niet over één nacht ijs gegaan. Er kwam zelfs een informatie-ergonoom aan te pas die zich verdiept in hoe de mens waarneemt, wat werd vertaald naar wetenschappelijk onderbouwde normen voor gebruiksvriendelijkheid. Manager Research & Development ing. Jaap Raven geeft enkele voorbeelden.
Goede leesbaarheid
'In oude software moet je vaak een expert zijn om gegevens in te voeren via codes en verkorte namen. Maar mensen zijn nou eenmaal minder goed in het waarnemen van kleine visuele verschillen tussen bijvoorbeeld het cijfer één en het cijfer zeven op een beeldscherm. Goede leesbaarheid daarvan is daarom belangrijk, want verwarring van de cijfers kan grote gevolgen hebben. Ook het taalgebruik in MyProject is bewust extra helder en duidelijk. Geen ingewikkelde computertermen, maar de spreektaal die we allemaal kennen. MyProject maakt bijvoorbeeld bij het intypen van opdrachten simpelweg gebruik van een werkwoord en een zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld 'bestelorder plaatsen'. Maar je kunt natuurlijk ook de opdracht met je muis aanklikken via het persoonsgebonden opdrachtenmenu.'
Web-enabled
Acto maakte voor de bediening van het volledig web-enabled programma een onderscheid in taken. Consultant/PR-manager ir. Walter Goyen: 'Ten eerste is er de traditionele data-invoertaak, zoals het invoeren van calculatiegegevens. Vrijwel alle invoer is mogelijk met zowel muis als toetsenbord. Bij veel tekstinvoer hoef je dus niet te wisselen tussen toetsenbord en muis.
Sneltoetsen
Als gebruiker kun je zelf sneltoetsen definiëren. Daardoor kun je een eigen omgeving creëren die handig en efficiënt is voor de werkwijze waarop jij MyProject gebruikt. Mede daarom hebben we ook gekozen voor de naam 'My' Project. Je kunt rekening houden met eventuele sneltoetsen die je in andere applicaties gebruikt. Door deze consistentie is een zeer hoge invoersnelheid mogelijk.
Google-search
Ten tweede is er een speciale zoektaak voor het razendsnel zoeken van informatie, bijv. naar personen, projecten, calculaties en vooral materialen. De zoekmogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Je kunt bij het zoeken meer woorden tegelijk opgeven. Je kunt daarbij ook nog woorden per rubriek opgeven, je kunt filteren en ook 'van', 'tot en met' en 'vanaf' zijn mogelijk. Een soort Google-search dus. Bovendien sluit het programma aan bij Windows, Excel en Java. Daardoor is de software niet alleen beschikbaar op kantoor, maar ook thuis, onderweg, op de bouwplaats en bij klanten. Dit kan via vaste verbindingen, Internet én mobiele communicatie. Ten derde zijn managementaspecten verwerkt, zoals prestatie-indicatoren.
Dashboard
MyProject beschikt over een soort 'dashboard', dat in één oogopslag de status van een grote hoeveelheid data aangeeft. Dat kan het betaalgedrag van een klant zijn of de voortgang van een project. Onmiddellijk is zichtbaar waar zich eventuele problemen voordoen. Met een muisklik kan de ondernemer details van het probleem zien. Signaalkleuren geel, oranje en rood geven aan waar je acuut actie moet ondernemen en waar dat eigenlijk al te laat is. MyProject visualiseert dus essentiële zaken. Je kunt zelfs klanten toegang geven tot je systeem, bijvoorbeeld om problemen rechtstreeks te melden en te volgen. Uiteraard zodanig veilig afgeschermd dat zij alleen datgene zien wat jij toestaat.'
Simpel navigeren
Uitgangspunten van MyProject zijn dat je simpel kunt navigeren in een zeer uitgebreid systeem, dat je overzicht houdt op waar je in de 'workflow' zit en dat je razendsnel de gewenste informatie vindt. Tevens versterkt het programma de autonomie van de gebruiker. Met andere woorden: die kan met de software op zijn eigen 'expertniveau' werken. Hoe meer de gebruiker zich erin verdiept, hoe meer hij eruit haalt.
Navigatiebox
Raven: 'Het programma ondersteunt alle fasen van een werkproject, van acquisitie tot eindresultaat. Het werkt met zogenaamde navigatieboxen, waarbij de gebruiker bepaalt welke taak hij wil uitvoeren. Je kunt naar believen schermen plaatsen en indelen. Het aantal schermen dat tegelijk open staat, is niet zozeer afhankelijk van MyProject, maar van de wijze waarop je ermee wilt werken. Als je meerdere taken tegelijk uitvoert en daarbij veel boxen tegelijk gebruikt, dan toont het programma ook veel informatie. Het is zelfs mogelijk om schermen naast het fysieke scherm te openen. Deze boxen zijn wél direct activeerbaar, maar nemen geen schermruimte in.'
Toekomst
MyProject is met zo'n 5.000 programma's en 2.300 scherminterfaces een zéér compleet systeem. Het kent tal van aanpassingsmogelijkheden. Als gebruiker kun je die links laten liggen en gewoon de standaard volgen, in de wetenschap dat ze in een later groeistadium beschikbaar zijn. En als we het hebben over groeistadium: voor de middelgrote en kleinere installateurs heeft MyProject ook een lichtere variant, EasyProject genaamd, die natuurlijk ook de nieuwe interface meekrijgt.
Snel opleidingstraject
Goyen: 'In ieder geval mikken we op de toekomst. Daarbij hebben we gekeken naar wat wetenschappelijk bewezen de beste wijze van bediening is. Dat garandeert een snel opleidingstraject, een optimale taakondersteuning en een korte terugverdientijd. Bij een volgende grondige revisie van MyProject, bijvoorbeeld over acht jaar, kan er inhoudelijk misschien veel veranderen, maar de bedieningsfilosofie in principe niet, want die is gebaseerd op tijdloze waarnemingsprincipes. We blijven het pakket tussentijds uiteraard wel functioneel uitbreiden conform de veranderende markt en de wensen van onze klanten. Kortom: een installateur heeft gedurende vele jaren met MyProject een gemakkelijk te hanteren hulpmiddel in handen om zijn totale bedrijfsproces perfect te ondersteunen.'
Limburgse vlaai
Acto viert de geboorte van MyProject overigens ludiek: alle grotere installateurs ontvangen een Limburgse vlaai met blauwwitte muisjes. 'MyVlaai', zogezegd.
Van gegevens naar informatie
Uit de grote hoeveelheden gegevens waarover MyProject beschikt, kan snel de gewenste informatie worden gehaald. Zo kunnen de gegevens vlot op Excel-wijze worden gerangschikt, zodat gesignaleerd wordt op bijvoorbeeld budget- of planningsoverschrijding. Myproject bewaart de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. De meest belangrijke informatie kan onmiddellijk zichtbaar worden gepositioneerd. Hierbij kan rekening worden gehouden met omvang en gebruiksfrequentie van de in kolommen geplaatste informatie.