Voor wie > Klanten vertellen > Guts Retail
Guts Retail - Acto maakt
onderhoudscalculatie eenvoudig
Het calculeren van onderhoudscontracten is een belangrijk onderdeel van service. Acto zag enkele jaren geleden hoe de eisen
en wensen van gebruikers van service- en onderhoudssoftware sterk veranderden. Acto lanceert daarom nu het calculatiepakket
Onderhoudscalculatie. Dat is stand-alone te gebruiken en ook gekoppeld aan ActoService. Acto heeft het pakket samen met een
aantal klanten en externe partijen ontwikkeld. Een van de enthousiastelingen van het eerste uur, Guts Retail, is erg
tevreden met de resultaten.
Bert van Barneveld, servicemanager bij Guts Retail, heeft in 2009 een pilot gedaan met de bètaversie van de onderhoudscalculatiemodule. "We zochten voor Guts één uniform pakket, waarin wij de financiële administratie, de projecten én de service en calculatie kunnen onderbrengen," aldus van Barneveld. Zoals bij veel bedrijven maakte Guts de calculaties nog in Excel en werkte men met een zelf samengesteld normenbestand. "Niets is echter zo verraderlijk als Excel: één keer een verkeerde kopieeractie en alle formules lopen verkeerd. Bovendien was het standaardiseren van het normenbestand een moeilijk proces. Onze calculatoren konden naar eigen inzicht normensets aanpassen, waardoor er verschillende versies in omloop waren. Op deze manier hadden wij geen eenheid in ons aanbod naar klanten."
Handmatig overtypen
Een groot nadeel van calculeren met Excel is dat men de gegevens handmatig moet overzetten van de calculatie naar de contracten en de administratie. Het overtypen van de gegevens kost uiteraard veel tijd en een foutje is zo gemaakt. Anderzijds heeft Excel heeft volgens Van Barneveld ook wel prettige kanten: "Het werkt nou eenmaal snel en je kunt een calculatie gemakkelijk aanpassen aan de eisen van de klant." Bij de keuze voor een nieuw calculatiepakket wilde Guts daarom in ieder geval dit gemak behouden. "En dat is zeker gelukt met de onderhoudscalculatie van Acto!"
Goede normenset
De pilot met de Acto-software begon met het inrichten van de normen. De ervaring die Guts hiermee heeft en de kerncijfers die daaruit voort zijn gekomen, moesten een plaats krijgen binnen de calculatie. Guts heeft hiervoor een zogenaamde carthotheek opgezet. Daarin zijn de verschillende nor-men, montagetijden et cetera opge-slagen van alle verschillende soorten installaties die Guts in onderhoud heeft. Volgens Van Barneveld is een goede normenset van groot belang voor de calculatie. Ook de inrichting daarvan binnen de software is in grote mate verantwoordelijk voor het juist gebruik en dus de juiste offertes. "Je moet niet nadenken, maar voordenken," is het credo van Van Barneveld. "Zorg dat je vooraf goed weet hoe je de software ingericht wilt hebben en hoe je deze gaat gebruiken. Lukraak normen in de software pompen, is zeker geen garantie voor een goed resultaat."
Eenduidige offertes
Het beheer van de normen is volgens Van Barneveld met Acto goed afgeschermd. "Mocht in de loop der tijd een norm wijzigen door voortschrijdend inzicht, dan kan de beheerder dit eenvoudig aanpassen." Hierdoor ontstaat er geen wildgroei meer in de normensets en kan Guts naar alle klanten eenduidige offertes uitbrengen.
Snel vertrouwd met de opzet
Na het inrichten van de normensets kon Guts aan de slag met het maken van calculaties. Opvallend was dat de medewerkers snel vertrouwd waren met de opzet. Alle informatie is vanuit één scherm te bereiken. Dit bevordert ook de snelheid van werken, een van de eisen van Guts voor een nieuw calculatiepakket.
Hergebruik van offertes
De snelheid zit hem ook in het hergebruik van offertes. Dankzij een kopieerfunctie is een offerte eenvoudig een-op-een over te nemen bij een ander contract. Via het aan- of uitvinken van verschillende componenten / taken kun je deze gekopieerde offerte nog verder bewerken en aanpassen aan de specifieke klantwensen.
Geen tijdverlies of typefouten
Is de offerte gereed, dan kan deze via Word 'gemerged' worden naar een contract of een offertebrief. De gegevens van de offerte gaan rechtstreeks door naar de administratie en bij opdracht naar de werkvoorbereiding. Dit alles zonder tijdverlies of typefouten. "Steeds vaker vragen onze klanten om een specificatie van de calculatie. Ook die kunnen we eenvoudig exporteren vanuit de software. Zo ziet de klant glashelder wat er allemaal binnen de offerte of het contract valt," aldus Van Barneveld.
Erg tevreden
Na afloop van de pilot toonde Guts zich erg tevreden. Men zal de software gaan gebruiken zodra deze wordt vrijgegeven. "Als ik de onderhoudscalculatie van Acto in een paar woorden zou moeten samenvatten, dan komen direct de termen snelheid, flexibiliteit en uniformiteit bij mij op. Ook de gebruiksvriendelijkheid is echt een pre. Wij kunnen niet wachten tot we aan de slag kunnen!"
Tekst: Marjolein Hos
www.guts-retail.eu
Guts Retail
Hoewel techniek niet direct tot de competentie van retailers behoort, is het resultaat van hun onderneming hiervan wel mede afhankelijk. Daarom is een betrouwbare partner voor het ontzorgen op technisch- en facilitair gebied een vereiste. Een flexibele partner die de dynamiek van de branche de baas kan maar ook letterlijk 'van alle markten thuis is'.
Guts is een multidisciplinaire retail-specialist, en kent en begrijpt de markt. Korte lijnen en snel handelen in een omgeving waar resultaat telt. 24 uur per dag, 7 dagen in de week en 52 weken per jaar in heel Europa.
GTI Retail Solutions ging per 1 september 2006 officieel zelfstandig verder onder de naam Group Ultimate Technical Solutions (GUTS BV). Zowel de unieke service en werkzaamheden als de dagelijkse leiding en overige personele bezetting van de organisatie bleven ongewijzigd.
Guts maakt sinds oktober 2008 deel uit van de Protechnum Group. Teneinde de herkenbaarheid van de holding en haar dochterondernemingen te vergroten, is besloten de huisstijl aan te passen.
Calculaties nog in ExcelHoewel techniek niet direct tot de competentie van retailers behoort, is het resultaat van hun onderneming hiervan wel mede afhankelijk. Daarom is een betrouwbare partner voor het ontzorgen op technisch- en facilitair gebied een vereiste. Een flexibele partner die de dynamiek van de branche de baas kan maar ook letterlijk 'van alle markten thuis is'.
Guts is een multidisciplinaire retail-specialist, en kent en begrijpt de markt. Korte lijnen en snel handelen in een omgeving waar resultaat telt. 24 uur per dag, 7 dagen in de week en 52 weken per jaar in heel Europa.
GTI Retail Solutions ging per 1 september 2006 officieel zelfstandig verder onder de naam Group Ultimate Technical Solutions (GUTS BV). Zowel de unieke service en werkzaamheden als de dagelijkse leiding en overige personele bezetting van de organisatie bleven ongewijzigd.
Guts maakt sinds oktober 2008 deel uit van de Protechnum Group. Teneinde de herkenbaarheid van de holding en haar dochterondernemingen te vergroten, is besloten de huisstijl aan te passen.
Bert van Barneveld, servicemanager bij Guts Retail, heeft in 2009 een pilot gedaan met de bètaversie van de onderhoudscalculatiemodule. "We zochten voor Guts één uniform pakket, waarin wij de financiële administratie, de projecten én de service en calculatie kunnen onderbrengen," aldus van Barneveld. Zoals bij veel bedrijven maakte Guts de calculaties nog in Excel en werkte men met een zelf samengesteld normenbestand. "Niets is echter zo verraderlijk als Excel: één keer een verkeerde kopieeractie en alle formules lopen verkeerd. Bovendien was het standaardiseren van het normenbestand een moeilijk proces. Onze calculatoren konden naar eigen inzicht normensets aanpassen, waardoor er verschillende versies in omloop waren. Op deze manier hadden wij geen eenheid in ons aanbod naar klanten."
Handmatig overtypen
Een groot nadeel van calculeren met Excel is dat men de gegevens handmatig moet overzetten van de calculatie naar de contracten en de administratie. Het overtypen van de gegevens kost uiteraard veel tijd en een foutje is zo gemaakt. Anderzijds heeft Excel heeft volgens Van Barneveld ook wel prettige kanten: "Het werkt nou eenmaal snel en je kunt een calculatie gemakkelijk aanpassen aan de eisen van de klant." Bij de keuze voor een nieuw calculatiepakket wilde Guts daarom in ieder geval dit gemak behouden. "En dat is zeker gelukt met de onderhoudscalculatie van Acto!"
Goede normenset
De pilot met de Acto-software begon met het inrichten van de normen. De ervaring die Guts hiermee heeft en de kerncijfers die daaruit voort zijn gekomen, moesten een plaats krijgen binnen de calculatie. Guts heeft hiervoor een zogenaamde carthotheek opgezet. Daarin zijn de verschillende nor-men, montagetijden et cetera opge-slagen van alle verschillende soorten installaties die Guts in onderhoud heeft. Volgens Van Barneveld is een goede normenset van groot belang voor de calculatie. Ook de inrichting daarvan binnen de software is in grote mate verantwoordelijk voor het juist gebruik en dus de juiste offertes. "Je moet niet nadenken, maar voordenken," is het credo van Van Barneveld. "Zorg dat je vooraf goed weet hoe je de software ingericht wilt hebben en hoe je deze gaat gebruiken. Lukraak normen in de software pompen, is zeker geen garantie voor een goed resultaat."
Eenduidige offertes
Het beheer van de normen is volgens Van Barneveld met Acto goed afgeschermd. "Mocht in de loop der tijd een norm wijzigen door voortschrijdend inzicht, dan kan de beheerder dit eenvoudig aanpassen." Hierdoor ontstaat er geen wildgroei meer in de normensets en kan Guts naar alle klanten eenduidige offertes uitbrengen.
Snel vertrouwd met de opzet
Na het inrichten van de normensets kon Guts aan de slag met het maken van calculaties. Opvallend was dat de medewerkers snel vertrouwd waren met de opzet. Alle informatie is vanuit één scherm te bereiken. Dit bevordert ook de snelheid van werken, een van de eisen van Guts voor een nieuw calculatiepakket.
Hergebruik van offertes
De snelheid zit hem ook in het hergebruik van offertes. Dankzij een kopieerfunctie is een offerte eenvoudig een-op-een over te nemen bij een ander contract. Via het aan- of uitvinken van verschillende componenten / taken kun je deze gekopieerde offerte nog verder bewerken en aanpassen aan de specifieke klantwensen.
Geen tijdverlies of typefouten
Is de offerte gereed, dan kan deze via Word 'gemerged' worden naar een contract of een offertebrief. De gegevens van de offerte gaan rechtstreeks door naar de administratie en bij opdracht naar de werkvoorbereiding. Dit alles zonder tijdverlies of typefouten. "Steeds vaker vragen onze klanten om een specificatie van de calculatie. Ook die kunnen we eenvoudig exporteren vanuit de software. Zo ziet de klant glashelder wat er allemaal binnen de offerte of het contract valt," aldus Van Barneveld.
Erg tevreden
Na afloop van de pilot toonde Guts zich erg tevreden. Men zal de software gaan gebruiken zodra deze wordt vrijgegeven. "Als ik de onderhoudscalculatie van Acto in een paar woorden zou moeten samenvatten, dan komen direct de termen snelheid, flexibiliteit en uniformiteit bij mij op. Ook de gebruiksvriendelijkheid is echt een pre. Wij kunnen niet wachten tot we aan de slag kunnen!"
Tekst: Marjolein Hos
www.guts-retail.eu