Voor wie > Klanten vertellen > HVL
HVL: Zekerheid voor alles
Acto betrokken bij fusie Merwestroom en HVL Elektrotechniek
Systeemintegratie
"Uniek en eenmalig", zo omschrijft projectmanager Marcel Odijk van Acto de systeemintegratie van installatiebedrijven Merwestroom en HVL Elektrotechniek. Een fusie tussen beide bedrijven was aanleiding om de Acto-Project-databases samen te voegen. Hoe ingrijpend het project ook was, de buitenwereld heeft er niets van gemerkt. "We hebben hooguit een paar telefoontjes gehad."
Eén centrale administratie
Om de Brabantse markt beter te kunnen bedienen, besloten installateurs Merwestroom en HVL Elektrotechniek vorig jaar om samen verder te gaan. Geluk bij een ongeluk: beide bedrijven maakten al gebruik van Acto-Project. Maar het samensmelten van alle gegevens uit Acto-Project in één centrale administratie was bepaald geen routineklus, vertelt projectmanager Marcel Odijk. "Er mocht ab-so-luut geen informatie verloren gaan. Alle gegevens moesten na de integratie even betrouwbaar zijn als daarvoor. En minstens zo belangrijk: gebruikers moesten hun werkzaamheden in Acto-Project gewoon kunnen blijven uitvoeren."
Topprioriteit
"De continuïteit van de bedrijfsprocessen had onze topprioriteit", vertelt directievoorzitter Joseph Kuling van HVL, zoals het bedrijf is gaan heten. "We zijn volledig afhankelijk van Acto- Project. Als ons informatiesysteem stil zou liggen, komen cruciale bedrijfsprocessen in gevaar." In de lucht blijven, wat er ook gebeurt, dat was de belangrijkste boodschap aan Acto. Om die doelstelling te bewaken, stelde Acto samen met HVL een gedegen plan van aanpak op. Marcel Odijk: "Een van de kritieke succesfactoren was de beschikbare tijd voor het controleren van alle technische veranderingen. Die controles waren best lastig in te plannen omdat ze niet te lang mochten duren. Tijdens die controles kon het systeem namelijk niet worden gebruikt."
Zekerheid voor alles
Alle betrokkenen hebben veel aandacht besteed aan het plan van aanpak, vertelt Joseph Kuling. "We hebben het plan zo opgesteld, dat het overdraagbaar is. We wilden niet het risico lopen dat het project zou vastlopen als een van de sleutelfiguren zou uitvallen. Bovendien dwingt een plan je om extra goed na te denken. En als alles op papier staat, kun je je ideeën ook eens aan een ander voorleggen." Dat laatste heeft HVL dan ook gedaan. Omdat het bedrijf 'zekerheid voor alles' wilde hebben, werd - mede op advies van Acto - accountant PriceWaterhouseCoopers gevraagd om een tussentijdse audit. Kuling: "Ik wilde van een onafhankelijke partij weten of het project verantwoord was. Dat bleek het geval. We hebben op advies van PWC nog wel enkele stappen wat beter op papier gezet."
Verantwoordelijkheid bij Acto
Opvallend aan de aanpak van het project is dat HVL de volledige verantwoordelijkheid bij Acto heeft gelegd. "Acto kreeg uiteraard alle medewerking die nodig was", licht Joseph Kuling toe. "Maar we hebben vanaf het begin gezegd: Acto heeft de leiding. Ik geloof niet in gedeelde verantwoordelijkheid. Bij zoiets cruciaals, dat ook nog onder hoge tijdsdruk moet gebeuren, kun je het beste maar één kapitein op het schip hebben." Kuling had daar graag een extra investering voor over. "Je moet oppassen dat je niet door verkeerde zuinigheid onnodige risico's loopt. Bovendien wilden we als directie niet een halfjaar lang het grootste deel van onze tijd aan het project besteden. Dankzij de goede samenwerking tussen het projectmanagement van Acto en onze stafmedewerkers konden we ondertussen gewoon aandacht blijven besteden aan onze klanten."
Vruchten afgeworpen
De zorgvuldige aanpak van het project heeft zijn vruchten afgeworpen. En dat terwijl de lat vanaf het begin al hoog lag en tijdens de aanloop van het project zelfs nog eens is verhoogd. In de oorspronkelijke plannen zouden de verschillende administraties half februari definitief worden samengevoegd. Maar dat zou betekenen dat HVL anderhalve maand geen mutaties kon verwerken. "Dat was echt te lang", zegt hoofd Administratie Walter de Laat. "We zouden dan niet op tijd kunnen factureren, salarissen uitkeren, leveranciers betalen... De stapel zou te groot zijn geworden." Het was van dus groot belang dat de periode tussen het einde van het boekjaar en de samenvoeging van de administratie zo kort mogelijk zou zijn. De Laat: "We hebben de administratie een paar weken moeten stilleggen. Maar daar heeft de buitenwereld niets van gemerkt. We hebben hooguit een paar telefoontjes gehad."
Communicatie
Als HVL een punt van verbetering zou moeten noemen, dan is het de communicatie met eindgebruikers. Die verliep niet altijd even soepel. "We hebben dat zelf ook niet tijdig onderkend", vertelt Kuling. "We hebben iets te gemakkelijk vertrouwd op het natuurlijke aanpassingsvermogen van onze medewerkers. Bij het implementeren van nieuwe systemen is het de gewoonte om goed met alle gebruikers te communiceren. We hebben nu gemerkt dat dat ook voor een integratietraject zou moeten gelden." Marcel Odijk beaamt dat de communicatie beter had kunnen verlopen. "Een volgende keer zullen we het communicatietraject beter voorbereiden en afstemmen op de verschillende fasen in het project."
De meeste vragen van gebruikers hadden overigens niet zozeer te maken met de conversie, merkt De Laat op. "Veel vragen gingen over de nieuwe inrichting van de administratie. En soms werden er ook vragen gesteld over functies die altijd al in de software hebben gezeten maar nog nooit waren opgevallen. Medewerkers gingen plotseling veel bewuster met het systeem om."
Bevestiging van het vertrouwen
HVL beschouwt het voorspoedige verloop van het integratieproject als een bevestiging van het vertrouwen in Acto. "We hebben vooraf eigenlijk ook niet overwogen om met een ander bedrijf in zee te gaan", vertelt De Laat. "Acto heeft alle kennis die nodig is om onze wensen te realiseren. Hun projectleiders zijn niet alleen op de hoogte van het systeem maar kennen ook onze business."
Veel tijd om van het succes te genieten gunt HVL zichzelf niet. Er wordt al nagedacht over vervolgstappen, waaronder een migratie naar MyProject. "We hebben niet veel geduld", vertelt Kuling. "De markt verandert snel. We willen onze grenzen blijven verleggen." De succesvolle systeemintegratie heeft het bedrijf voldoende zelfvertrouwen gegeven om verder te gaan. "Ik moet bekennen dat het hele traject ons enorm heeft gesterkt. Er moet heel wat gebeuren voordat wij iets niet aankunnen."
Eén centrale server
HVL heeft de gelegenheid aangegrepen om over te stappen op één centrale server. In de oude situatie beheerden verschillende vestigingen hun eigen server. Op vaste tijdstippen werden de gegevens uitgewisseld. "Die situatie is in het verleden zo ontstaan", verklaart hoofd Administratie Walter de Laat. "Toen HVL en Merwestroom Acto-Project voor het eerst in gebruik namen, waren er alleen telefoonlijnen beschikbaar voor gegevens-uitwisseling." Met een centrale server verwacht HVL de betrouwbaarheid van het systeem flink op te schroeven. Een bijkomend voordeel is dat de snelheid van het systeem is toegenomen. Snellere dataverbindingen zijn ook duurder, maar HVL verwacht dit snel terug te verdienen met lagere beheerskosten.
Over HVL
HVL is in april 2003 ontstaan uit een fusie tussen de TBI-onderdelen Merwestroom (ontstaan in 1909) en HVL Elektrotechniek (opgericht in 1925). HVL is gespecialiseerd in industriële automatisering en grote utiliteitsprojecten met alle voorkomende elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties en communicatietechnologie. HVL heeft ongeveer 900 medewerkers in dienst. Kijk voor meer informatie op:
www.hvl.nl
Systeemintegratie
"Uniek en eenmalig", zo omschrijft projectmanager Marcel Odijk van Acto de systeemintegratie van installatiebedrijven Merwestroom en HVL Elektrotechniek. Een fusie tussen beide bedrijven was aanleiding om de Acto-Project-databases samen te voegen. Hoe ingrijpend het project ook was, de buitenwereld heeft er niets van gemerkt. "We hebben hooguit een paar telefoontjes gehad."
Eén centrale administratie
Om de Brabantse markt beter te kunnen bedienen, besloten installateurs Merwestroom en HVL Elektrotechniek vorig jaar om samen verder te gaan. Geluk bij een ongeluk: beide bedrijven maakten al gebruik van Acto-Project. Maar het samensmelten van alle gegevens uit Acto-Project in één centrale administratie was bepaald geen routineklus, vertelt projectmanager Marcel Odijk. "Er mocht ab-so-luut geen informatie verloren gaan. Alle gegevens moesten na de integratie even betrouwbaar zijn als daarvoor. En minstens zo belangrijk: gebruikers moesten hun werkzaamheden in Acto-Project gewoon kunnen blijven uitvoeren."
Topprioriteit
"De continuïteit van de bedrijfsprocessen had onze topprioriteit", vertelt directievoorzitter Joseph Kuling van HVL, zoals het bedrijf is gaan heten. "We zijn volledig afhankelijk van Acto- Project. Als ons informatiesysteem stil zou liggen, komen cruciale bedrijfsprocessen in gevaar." In de lucht blijven, wat er ook gebeurt, dat was de belangrijkste boodschap aan Acto. Om die doelstelling te bewaken, stelde Acto samen met HVL een gedegen plan van aanpak op. Marcel Odijk: "Een van de kritieke succesfactoren was de beschikbare tijd voor het controleren van alle technische veranderingen. Die controles waren best lastig in te plannen omdat ze niet te lang mochten duren. Tijdens die controles kon het systeem namelijk niet worden gebruikt."
Zekerheid voor alles
Alle betrokkenen hebben veel aandacht besteed aan het plan van aanpak, vertelt Joseph Kuling. "We hebben het plan zo opgesteld, dat het overdraagbaar is. We wilden niet het risico lopen dat het project zou vastlopen als een van de sleutelfiguren zou uitvallen. Bovendien dwingt een plan je om extra goed na te denken. En als alles op papier staat, kun je je ideeën ook eens aan een ander voorleggen." Dat laatste heeft HVL dan ook gedaan. Omdat het bedrijf 'zekerheid voor alles' wilde hebben, werd - mede op advies van Acto - accountant PriceWaterhouseCoopers gevraagd om een tussentijdse audit. Kuling: "Ik wilde van een onafhankelijke partij weten of het project verantwoord was. Dat bleek het geval. We hebben op advies van PWC nog wel enkele stappen wat beter op papier gezet."
Verantwoordelijkheid bij Acto
Opvallend aan de aanpak van het project is dat HVL de volledige verantwoordelijkheid bij Acto heeft gelegd. "Acto kreeg uiteraard alle medewerking die nodig was", licht Joseph Kuling toe. "Maar we hebben vanaf het begin gezegd: Acto heeft de leiding. Ik geloof niet in gedeelde verantwoordelijkheid. Bij zoiets cruciaals, dat ook nog onder hoge tijdsdruk moet gebeuren, kun je het beste maar één kapitein op het schip hebben." Kuling had daar graag een extra investering voor over. "Je moet oppassen dat je niet door verkeerde zuinigheid onnodige risico's loopt. Bovendien wilden we als directie niet een halfjaar lang het grootste deel van onze tijd aan het project besteden. Dankzij de goede samenwerking tussen het projectmanagement van Acto en onze stafmedewerkers konden we ondertussen gewoon aandacht blijven besteden aan onze klanten."
Vruchten afgeworpen
De zorgvuldige aanpak van het project heeft zijn vruchten afgeworpen. En dat terwijl de lat vanaf het begin al hoog lag en tijdens de aanloop van het project zelfs nog eens is verhoogd. In de oorspronkelijke plannen zouden de verschillende administraties half februari definitief worden samengevoegd. Maar dat zou betekenen dat HVL anderhalve maand geen mutaties kon verwerken. "Dat was echt te lang", zegt hoofd Administratie Walter de Laat. "We zouden dan niet op tijd kunnen factureren, salarissen uitkeren, leveranciers betalen... De stapel zou te groot zijn geworden." Het was van dus groot belang dat de periode tussen het einde van het boekjaar en de samenvoeging van de administratie zo kort mogelijk zou zijn. De Laat: "We hebben de administratie een paar weken moeten stilleggen. Maar daar heeft de buitenwereld niets van gemerkt. We hebben hooguit een paar telefoontjes gehad."
Communicatie
Als HVL een punt van verbetering zou moeten noemen, dan is het de communicatie met eindgebruikers. Die verliep niet altijd even soepel. "We hebben dat zelf ook niet tijdig onderkend", vertelt Kuling. "We hebben iets te gemakkelijk vertrouwd op het natuurlijke aanpassingsvermogen van onze medewerkers. Bij het implementeren van nieuwe systemen is het de gewoonte om goed met alle gebruikers te communiceren. We hebben nu gemerkt dat dat ook voor een integratietraject zou moeten gelden." Marcel Odijk beaamt dat de communicatie beter had kunnen verlopen. "Een volgende keer zullen we het communicatietraject beter voorbereiden en afstemmen op de verschillende fasen in het project."
De meeste vragen van gebruikers hadden overigens niet zozeer te maken met de conversie, merkt De Laat op. "Veel vragen gingen over de nieuwe inrichting van de administratie. En soms werden er ook vragen gesteld over functies die altijd al in de software hebben gezeten maar nog nooit waren opgevallen. Medewerkers gingen plotseling veel bewuster met het systeem om."
Bevestiging van het vertrouwen
HVL beschouwt het voorspoedige verloop van het integratieproject als een bevestiging van het vertrouwen in Acto. "We hebben vooraf eigenlijk ook niet overwogen om met een ander bedrijf in zee te gaan", vertelt De Laat. "Acto heeft alle kennis die nodig is om onze wensen te realiseren. Hun projectleiders zijn niet alleen op de hoogte van het systeem maar kennen ook onze business."
Veel tijd om van het succes te genieten gunt HVL zichzelf niet. Er wordt al nagedacht over vervolgstappen, waaronder een migratie naar MyProject. "We hebben niet veel geduld", vertelt Kuling. "De markt verandert snel. We willen onze grenzen blijven verleggen." De succesvolle systeemintegratie heeft het bedrijf voldoende zelfvertrouwen gegeven om verder te gaan. "Ik moet bekennen dat het hele traject ons enorm heeft gesterkt. Er moet heel wat gebeuren voordat wij iets niet aankunnen."
Eén centrale server
HVL heeft de gelegenheid aangegrepen om over te stappen op één centrale server. In de oude situatie beheerden verschillende vestigingen hun eigen server. Op vaste tijdstippen werden de gegevens uitgewisseld. "Die situatie is in het verleden zo ontstaan", verklaart hoofd Administratie Walter de Laat. "Toen HVL en Merwestroom Acto-Project voor het eerst in gebruik namen, waren er alleen telefoonlijnen beschikbaar voor gegevens-uitwisseling." Met een centrale server verwacht HVL de betrouwbaarheid van het systeem flink op te schroeven. Een bijkomend voordeel is dat de snelheid van het systeem is toegenomen. Snellere dataverbindingen zijn ook duurder, maar HVL verwacht dit snel terug te verdienen met lagere beheerskosten.
De vier fasen van het project
Fase 1a: conversie
Medewerkers van HVL en Merwestroom stelden samen met Acto vast hoe het nieuwe systeem moest worden ingericht. Op basis daarvan zijn de gegevens uit de verschillende administraties geconverteerd, zodat ze in de volgende fase goed op elkaar zouden aansluiten. In het plan van aanpak besloten HVL en Acto om alle gegevens stapsgewijs te converteren. Doordeweeks werden alle conversies voorbereid in een aparte testomgeving. De definitieve conversies werden in het weekend uitgevoerd, omdat het systeem op dat moment niet kon worden gebruikt. Voor het geval een conversie in het weekend mislukte, was er een fallback-scenario: de conversie kon op elk moment worden teruggedraaid naar de oude situatie, zodat medewerkers maandagochtend weer gewoon aan de slag konden.
Fase 1b: nieuwe hardware en infrastructuur
Voordat de volgende stap kon worden genomen, werden een nieuwe, centrale server en een snellere infrastructuur in gebruik genomen.
Fase 2: synchronisatie
Na de succesvolle conversie konden de administraties van HVL en Merwestroom worden gesynchroniseerd. De informatie van Merwestroom werd toegevoegd aan de centrale administratie van HVL in Eindhoven. In deze fase had elke vestiging nog zijn eigen administratie, die gegevens uitwisselde met de centrale administratie.
Fase 3: technische integratie
De administraties van alle vestigingen zijn verplaatst naar een centrale server in Eindhoven. In deze fase was nog steeds sprake van zes verschillende administraties.
Fase 4: functionele integratie
In de laatste fase werden alle vestigingsadministraties toegevoegd aan de centrale administratie in Eindhoven. Het resultaat is één centrale administratie waarmee alle medewerkers van HVL werken.
Fase 1a: conversie
Medewerkers van HVL en Merwestroom stelden samen met Acto vast hoe het nieuwe systeem moest worden ingericht. Op basis daarvan zijn de gegevens uit de verschillende administraties geconverteerd, zodat ze in de volgende fase goed op elkaar zouden aansluiten. In het plan van aanpak besloten HVL en Acto om alle gegevens stapsgewijs te converteren. Doordeweeks werden alle conversies voorbereid in een aparte testomgeving. De definitieve conversies werden in het weekend uitgevoerd, omdat het systeem op dat moment niet kon worden gebruikt. Voor het geval een conversie in het weekend mislukte, was er een fallback-scenario: de conversie kon op elk moment worden teruggedraaid naar de oude situatie, zodat medewerkers maandagochtend weer gewoon aan de slag konden.
Fase 1b: nieuwe hardware en infrastructuur
Voordat de volgende stap kon worden genomen, werden een nieuwe, centrale server en een snellere infrastructuur in gebruik genomen.
Fase 2: synchronisatie
Na de succesvolle conversie konden de administraties van HVL en Merwestroom worden gesynchroniseerd. De informatie van Merwestroom werd toegevoegd aan de centrale administratie van HVL in Eindhoven. In deze fase had elke vestiging nog zijn eigen administratie, die gegevens uitwisselde met de centrale administratie.
Fase 3: technische integratie
De administraties van alle vestigingen zijn verplaatst naar een centrale server in Eindhoven. In deze fase was nog steeds sprake van zes verschillende administraties.
Fase 4: functionele integratie
In de laatste fase werden alle vestigingsadministraties toegevoegd aan de centrale administratie in Eindhoven. Het resultaat is één centrale administratie waarmee alle medewerkers van HVL werken.
Over HVL
HVL is in april 2003 ontstaan uit een fusie tussen de TBI-onderdelen Merwestroom (ontstaan in 1909) en HVL Elektrotechniek (opgericht in 1925). HVL is gespecialiseerd in industriële automatisering en grote utiliteitsprojecten met alle voorkomende elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties en communicatietechnologie. HVL heeft ongeveer 900 medewerkers in dienst. Kijk voor meer informatie op:
www.hvl.nl