Mitsubishi Elevator Europe
stapt over naar MyProject

Onderhoudsbeleid in de lift

Klaar voor de toekomst
Mitsubishi Elevator Europe is overgestapt van Acto-Project naar MyProject. Daarmee is het bedrijf naar eigen zeggen 'klaar voor de toekomst'. Dankzij bijvoorbeeld de flexibele user interface of de mogelijkheid van digitale werkbonnen. En niet te vergeten het nieuwe Service Management Systeem, dat Mitsubishi in staat stelt het onderhoudsbeleid af te stemmen op de uiteenlopende wensen van klanten. "Als je de concurrentie voor wilt blijven, moet je klanten geven wat ze vragen."

Gebruikersvriendelijkere schil
Je volledige bedrijf overzetten op nieuwe software, dat doe je niet zomaar. Er waren voor Mitsubishi Elevator Europe dan ook goede redenen om die stap te nemen, vertelt financieel directeur Marco van Gelder. "Om te beginnen heeft MyProject een schil die veel gebruiksvriendelijker is. Daardoor oogst het pakket veel meer acceptatie onder gebruikers."

Menustructuur draagt bij aan acceptatie
Ook de menustructuur, die naar eigen inzicht kan worden aangepast, draagt bij aan die acceptatie. "We hebben nu bewust niets aan de menustructuur veranderd, om de stap van Acto-Project naar MyProject niet te groot te maken. Maar in een volgende fase zullen we dat zeker doen. Als we de menustructuur beter toesnijden op de bedrijfsprocessen en de workflow, wordt het pakket veel overzichtelijker, zeker voor medewerkers die het pakket niet dagelijks gebruiken. Zo kun je mensen beter bij de software betrekken."

Service Management Systeem
Acceptatie is zo belangrijk voor Van Gelder omdat hij MyProject breder wil inzetten in zijn bedrijf. En het zijn niet de minste doelstellingen die hij voor ogen heeft. MyProject moet Mitsubishi helpen om zich klaar te maken voor de toekomst en de concurrentie voor te blijven. Van Gelder laat regelmatig het woord 'onderhoud' vallen. Dat blijkt een belangrijk speerpunt te zijn voor Mitsubishi. Met de informatie uit MyProject wil Van Gelder een klantgericht onderhoudsbeleid uitstippelen. Samen met Acto werkt hij aan een nieuw onderdeel voor MyProject, Service Management Systeem (SMS), dat het mogelijk maakt het volledige onderhoudsproces in MyProject te integreren.

Waarom investeert u zoveel tijd in het Service Management Systeem?
Om te beginnen is een onderhoudsinformatiesysteem een belangrijke bron van documentatie, die van pas komt als je bijvoorbeeld je installatiebestand wil upgraden. Maar minstens zo interessant zijn de commerciële kansen die SMS biedt. Een informatiesysteem als SMS is noodzakelijk om een onderhoudsbeleid te kunnen opzetten.

Waarom vindt u dat zo belangrijk?
Met een goed onderhoudsbeleid kun je het aantal storingen beperken. Voor veel klanten is de gebruikszekerheid van hun installaties van cruciaal belang. Denk aan een chemische fabriek die 24 uur per dag actief is. Als de productie een uur stilligt, kun je dat nooit meer inhalen.

Welke rol kan een informatiesysteem als SMS daarbij spelen?
Als je je onderhoudsbestand koppelt aan gegevens over storingen in installaties, kun je inschatten hoe groot de kans is op een storing en wat het effect is. Op basis daarvan kun je besluiten om meer onderhoud te plegen. Je kunt dan een kostenbatenanalyse maken: tot welk punt verdienen onderhoudswerkzaamheden zichzelf terug?

Zodat u klanten kunt adviseren over de benodigde hoeveelheid onderhoud?
Dat niet alleen. Het is een trend dat steeds meer klanten een prestatiecontract willen afsluiten. Ze willen de garantie dat hun installaties een bepaald niveau bereiken. Daar moet je aan kunnen voldoen. Dat is alleen mogelijk als je goed onderhoud pleegt en je dus weet welke onderdelen wanneer vervangen moet worden.

Welke commerciële kansen biedt dat uw organisatie?
Onderhoud kan een lucratieve vorm van dienstverlening zijn. Mits het werk efficiënt wordt uitgevoerd. De scherpe concurrentie in de markt vereist dat installateurs tot het uiterste gaan. En daarvoor is continu zicht nodig op de onderhoudskosten. Met goed onderhoud kun je je onderscheiden van andere bedrijven. De klant is op het moment erg machtig. Als je de concurrentie voor wilt blijven, moet je klanten geven wat ze vragen.

Hoe wilt u al die onderhoudsgegevens verzamelen?
Onderhoud levert ongelofelijk veel mutaties op: gebruikte materialen, bestede uren, informatie over storingen... Het is erg bewerkelijk om die gegevens via werkbonnen te verwerken. Informatie is dan onvolledig, of er zitten fouten in, een verkeerde projectcode bijvoorbeeld of een onjuist installatienummer. Het is veel efficiënter om alle informatie bij de bron in te voeren. Dankzij MyProject kunnen monteurs via handcomputers een digitale werkbon invoeren. Het systeem helpt monteurs om de juiste gegevens te kiezen. Dat is niet alleen efficiënt, het is ook noodzakelijk om alle informatie te verzamelen die we nodig hebben voor ons onderhoudsbeleid.

U werkt nu samen met Acto aan SMS. Is er binnen het Mitsubishi-concern geen pakket dat u kunt gebruiken?
Ja, maar dat is in het Japans. Dus dat zouden we moeten vertalen, een kostbare klus. Bovendien is dat pakket op de Japanse situatie toegesneden. Eerlijk gezegd denk ik dat SMS beter is. Het biedt veel meer mogelijkheden en flexibiliteit. Daardoor is het beter geschikt voor een concurrerende omgeving. Je kunt er beter mee voldoen aan de eisen van klanten.

Waren er nog geen geschikte oplossingen op de Nederlandse markt?
Bestaande onderhoudspakketten verschillen van SMS doordat ze meestal contractgericht zijn, terwijl SMS de installatie centraal zet. Waarom dat zo belangrijk is? Klanten willen niet weten wat de kosten en baten zijn van een contract maar van een installatie. Via SMS kun je elke installatie compleet vastleggen. Per onderdeel kun je beschrijven wat ermee gebeurd is: wanneer is het geplaatst, welke storingen zijn er geweest, welk onderhoud is er gepleegd, welk contract is van toepassing, welk tarief?

Zijn dat niet ontzettend veel gegevens?
Ja, je kunt daarin heel ver gaan. Er zijn tegenwoordig twee kratten nodig om de documentatie van alle individuele componenten mee te nemen. Dat is in de toekomst alleen nog elektronisch te doen. Dat scheelt niet alleen veel gesjouw, het maakt het ook veel makkelijker om snel de juiste informatie te vinden. Documentatie wordt nog belangrijker als er veel verloop van personeel is, waardoor de kennis in het bedrijf afneemt.

In SMS kan alle informatie over een installatie worden vastgelegd, zodat iedereen ermee kan werken. De engineer op kantoor bijvoorbeeld. Maar ook de monteur op de plek van onderhoud, die via zijn handcomputer een handleiding of gegevens over alle storingen wil bekijken. En als hij klaar is, verstuurt hij meteen een factuur.

Pardon?
Ja, elke klant eist andere voorwaarden. Al die afspraken kun je alleen efficiënt beheren als het geautomatiseerd gebeurt. Die situatie stelt een monteur in staat om zelf een factuur te maken. Iemand op kantoor zal de factuur misschien nog even moeten controleren, maar er zijn geen administratieve handelingen meer nodig. Monteurs kunnen ook zelf hun uren invoeren. Dat is efficiënter en sneller. Voor wie is SMS bedoeld? Zoveel mogelijk bedrijven moeten gebruik kunnen maken van SMS. Want, voor alle duidelijkheid, SMS is niet alleen geschikt voor liften. Je kunt het pakket gebruiken bij het onderhoud van elke installatie, of het nu om een Leopard-tank of een chemische fabriek gaat.

Dat zijn wel heel uiteenlopende installaties?
Elke gebruiker heeft andere wensen. Daarom hebben we vooraf heel goed geluisterd naar wat installatiebedrijven willen. Bovendien hebben we dankbaar gebruik gemaakt van alle wensen en behoeften die Acto de afgelopen jaren onder gebruikers heeft verzameld. SMS maakt het mogelijk om met minimale inspanningen heel gestructureerd informatie vast te leggen, zonder dat er van alles verplicht is. Er is van alles mogelijk, maar gebruikers maken zelf uit welke mogelijkheden ze gebruiken. Dat kan per installatie verschillen. Alles kan, niets moet. Wil je alleen gegevens op installatieniveau vastleggen, zonder de onderdelen te beschrijven? Prima. Wil je toch op contractniveau werken? Geen probleem.