Voor wie > Klanten vertellen > RBOI
RBOI al twintig jaar klant van Acto
Van groene schermen naar digitale facturen
Acto bestaat in 2005 25 jaar. Dat maakt nieuwsgierig naar de klanten van het eerste uur. Verrassend genoeg zijn die niet alleen in de installatiebranche te vinden. Het Rotterdamse RBOI, een adviesbureau voor ruimtelijke planning, behoort tot de trouwste Acto-klanten. Een gesprek over groene schermen en digitale facturen.
Adviesbureau RBOI
Hartje Rotterdam, in de schaduw van hoge kantoorgebouwen ... Het is geen typische locatie voor de installatiebranche. Toch liggen hier enkele 'roots' van Acto. Achter het Weena is adviesbureau RBOI gevestigd (Ruimtelijk Beleid, Ontwikkeling en Inrichting), dat behoort tot de vroegste gebruikers van Acto-software. Al in het begin van de jaren tachtig werden de eerste contacten met Acto gelegd via de voorloper van RBOI, het toenmalige adviesbureau Stad en Landschap. Medewerker Personeelszaken Marjon Walter en hoofd Adviesondersteuning Anton Hoorman vertellen over die beginperiode en leggen uit waarom Acto nog steeds onmisbaar is.
Hoe is RBOI destijds in contact gekomen met Acto?
Anton Hoorman: "Er was behoefte aan software voor projectadministratie. We hadden - en hebben nog steeds - specifieke wensen op dat gebied en Acto heeft daar een goede oplossing voor. Veel administratiesoftware ondersteunt alleen 'direct costing', waarbij alle direct toewijsbare kosten op het desbetreffende project worden geboekt. Even oneerbieding gezegd: wij zijn een urenfabriek. Wij zetten onze medewerkers weg tegen een commercieel tarief waarin alle kosten al zijn verrekend. Daarom heeft Acto voor ons de module Decla ontwikkeld, waarmee we kunnen factureren op basis van opbrengstwaarde in plaats van direct costing. Die module gebruiken we nog steeds."
Zaten er nog meer aantrekkelijke kanten aan de software van Acto?
Hoorman: "Nu we het erover hebben, herinner ik me dat Acto een zeer eenvoudige vorm van tekstverwerking bood. Dat was toen in opkomst, wij werkten nog met elektrische schrijfmachines. Die tekstverwerkingsmodule maakte Acto extra interessant."
Acto-software is toch bedoeld voor installatiebedrijven?
Hoorman: "Toen nog niet. Maar inderdaad, tegenwoordig concentreert Acto zich volledig op de installatiebranche. Bij RBOI laten we veel modules ongebruikt, bijvoorbeeld voor de administratie van het magazijn en de materialen. Alhoewel, nu ik dit zo zeg ... Ik denk erover om de magazijnmodule te gaan gebruiken voor onze drukkerij."
Acto bestaat in 2005 25 jaar. Dat maakt nieuwsgierig naar de klanten van het eerste uur. Verrassend genoeg zijn die niet alleen in de installatiebranche te vinden. Het Rotterdamse RBOI, een adviesbureau voor ruimtelijke planning, behoort tot de trouwste Acto-klanten. Een gesprek over groene schermen en digitale facturen.
Adviesbureau RBOI
Hartje Rotterdam, in de schaduw van hoge kantoorgebouwen ... Het is geen typische locatie voor de installatiebranche. Toch liggen hier enkele 'roots' van Acto. Achter het Weena is adviesbureau RBOI gevestigd (Ruimtelijk Beleid, Ontwikkeling en Inrichting), dat behoort tot de vroegste gebruikers van Acto-software. Al in het begin van de jaren tachtig werden de eerste contacten met Acto gelegd via de voorloper van RBOI, het toenmalige adviesbureau Stad en Landschap. Medewerker Personeelszaken Marjon Walter en hoofd Adviesondersteuning Anton Hoorman vertellen over die beginperiode en leggen uit waarom Acto nog steeds onmisbaar is.
Hoe is RBOI destijds in contact gekomen met Acto?
Anton Hoorman: "Er was behoefte aan software voor projectadministratie. We hadden - en hebben nog steeds - specifieke wensen op dat gebied en Acto heeft daar een goede oplossing voor. Veel administratiesoftware ondersteunt alleen 'direct costing', waarbij alle direct toewijsbare kosten op het desbetreffende project worden geboekt. Even oneerbieding gezegd: wij zijn een urenfabriek. Wij zetten onze medewerkers weg tegen een commercieel tarief waarin alle kosten al zijn verrekend. Daarom heeft Acto voor ons de module Decla ontwikkeld, waarmee we kunnen factureren op basis van opbrengstwaarde in plaats van direct costing. Die module gebruiken we nog steeds."
Zaten er nog meer aantrekkelijke kanten aan de software van Acto?
Hoorman: "Nu we het erover hebben, herinner ik me dat Acto een zeer eenvoudige vorm van tekstverwerking bood. Dat was toen in opkomst, wij werkten nog met elektrische schrijfmachines. Die tekstverwerkingsmodule maakte Acto extra interessant."
Acto-software is toch bedoeld voor installatiebedrijven?
Hoorman: "Toen nog niet. Maar inderdaad, tegenwoordig concentreert Acto zich volledig op de installatiebranche. Bij RBOI laten we veel modules ongebruikt, bijvoorbeeld voor de administratie van het magazijn en de materialen. Alhoewel, nu ik dit zo zeg ... Ik denk erover om de magazijnmodule te gaan gebruiken voor onze drukkerij."
Hoe was de eerste kennismaking met Acto?
Marjon Walter: "Acto was destijds een hele vooruitgang. We waren gewend om met carbonnetjes te werken. Ik herinner me dat we wel even moesten wennen aan al die nieuwe apparaten die op kantoor stonden te zoemen. We werkten op werkstations zonder geheugen. Het was mijn eerste kennismaking met automatisering. In het begin had de software mij in mijn macht in plaats van andersom, maar dat is gelukkig snel veranderd. En wat mij ook is bijgebleven, is dat alle schermen zwart waren met groene letters. Als ik aan die tijd denk, zie ik zwart en groen voor me. Dat is in de jaren negentig veranderd toen we overstapten op Acto-Project. En binnenkort maken we een volgende stap met de overgang naar MyProject."
Hoe was het destijds met de gebruiksvriendelijkheid gesteld?
Walter: "Die vonden we prima. Ach, we waren niet anders gewend. Ik heb daarentegen wel last gehad van de migratie halverwege de jaren negentig. Daarmee vergeleken is de huidige overstap naar MyProject een verademing. Er verandert nu weer heel veel - de schermen zien er bijvoorbeeld een stuk gebruiksvriendelijker uit - maar we kunnen de vertrouwde codes gewoon blijven gebruiken."
Waarom stapt RBOI over op MyProject?
Hoorman: "De server is aan vervanging toe. Hij werkt nog prima, maar ibm ondersteunt het beheer niet meer. Ook Acto-Project is aan het eind van zijn levenscyclus. Toen ik daar laatst met onze systeembeheerder over sprak, was hij niet onder de indruk. De meeste software gaat tegenwoordig een jaar of twee, drie mee. Bij Acto weet je gelukkig iets langer waar je aan toe bent. MyProject biedt enkele belangrijk voordelen ten opzichte van Acto-Project. De gebruiksvriendelijkheid natuurlijk, maar ook allerlei nieuwe functionaliteiten. Zoals de rapportgenerator, die het heel eenvoudig maakt om precies alle gegevens uit je systeem te halen die je nodig hebt."
De software is in de loop der jaren ingrijpend veranderd. Geldt dat ook voor Acto?
Walter: "Jazeker. In de beginperiode spraken we nog rechtstreeks met programmeurs. Dat leverde eerlijk gezegd wel eens gespreksverwarring op. En voor een programmeur moet het ook niet prettig zijn geweest dat hij voortdurend werd lastiggevallen door gebruikers. Tegenwoordig kunnen we gelukkig terecht bij de Servicedesk: duidelijke uitleg en altijd bereikbaar." Hoorman: "De organisatie is veel professioneler geworden. Dat zie je aan de directie, waar commercie en productontwikkeling gescheiden zijn. Maar je merkt het ook in de rest van het bedrijf. In tegenstelling tot vroeger worden wensen bijvoorbeeld structureel vastgelegd. Dat wil overigens niet altijd zeggen dat er iets mee gebeurt. Acto staat nadrukkelijk open voor ideeën en wensen, maar neemt pas iets over als het past binnen de installatiebranche."
Heeft RBOI plannen met Acto voor de toekomst?
Hoorman: "Ja, ik ben nog lang niet uitgekeken op Acto en zie tal van mogelijkheden om nog meer informatie te integreren. Er zijn nu nog veel Excel-bestandjes die apart ingevoerd moeten worden terwijl de informatie in Acto-Project beschikbaar is. Ik zou die gegevens graag direct uit de Acto-software halen." Walter: "Dat zou ideaal zijn. Nu moeten we alle stukjes informatie soms nog zelf bij elkaar rapen. In het ideale geval heb je daarvoor maar één knop nodig. Dat is efficiënter en je hebt veel minder kans op fouten."
Welke wensen staan er zoal op jullie lijstje?
Hoorman: "Ik zou graag ons relatiebeheer, de offerteregistratie en de orderportefeuille integreren in de projectadministratie van Acto. Ook wil ik betere overzichten van onze vaste activa uit Acto krijgen. Daarnaast vermoed ik dat onze klanten de komende jaren zullen vragen om digitale facturen, daar zou ik ook graag een oplossing voor hebben. En ik denk erover om alle medewerkers toegang te geven tot de urenregistratie in Acto. Dan krijgt het afdelingshoofd elke week automatisch alle uren te zien. Als hij zijn akkoord heeft gegeven, gaan de uren naar de administratie die na een controleslag alle facturen verstuurt. Het is overigens nog maar vier jaar geleden dat we de uren elke week van papier moesten overnemen. Dus wie weet wat er over vier jaar alweer mogelijk is."
Wie is RBOI?
Het Rotterdamse kantoorpand van RBOI toont slechts een bescheiden naamplaatje. Dat is veelzeggend: klanten - waaronder 140 gemeenten - weten het bureau te vinden. Het adviesbureau voor Ruimtelijk Beleid, Ontwikkeling en Inrichting is in 1984 ontstaan uit een afsplitsing van het toenmalige adviesbureau Stad en Landschap. Van oudsher ligt de nadruk op bestemmingsplannen en structuurvisies. In de loop der tijd zijn daar specialisaties bij gekomen als milieu, sociaal en economisch onderzoek, verkeer en landschap. RBOI werkt in opdracht van gemeenten, rijksdiensten, provincies, regio's en samenwerkingsverbanden van overheden en bedrijfsleven. Het bureau heeft circa 125 medewerkers in dienst, verdeeld over vestigingen in Rotterdam en Middelburg.
Marjon Walter: "Acto was destijds een hele vooruitgang. We waren gewend om met carbonnetjes te werken. Ik herinner me dat we wel even moesten wennen aan al die nieuwe apparaten die op kantoor stonden te zoemen. We werkten op werkstations zonder geheugen. Het was mijn eerste kennismaking met automatisering. In het begin had de software mij in mijn macht in plaats van andersom, maar dat is gelukkig snel veranderd. En wat mij ook is bijgebleven, is dat alle schermen zwart waren met groene letters. Als ik aan die tijd denk, zie ik zwart en groen voor me. Dat is in de jaren negentig veranderd toen we overstapten op Acto-Project. En binnenkort maken we een volgende stap met de overgang naar MyProject."
Hoe was het destijds met de gebruiksvriendelijkheid gesteld?
Walter: "Die vonden we prima. Ach, we waren niet anders gewend. Ik heb daarentegen wel last gehad van de migratie halverwege de jaren negentig. Daarmee vergeleken is de huidige overstap naar MyProject een verademing. Er verandert nu weer heel veel - de schermen zien er bijvoorbeeld een stuk gebruiksvriendelijker uit - maar we kunnen de vertrouwde codes gewoon blijven gebruiken."
Waarom stapt RBOI over op MyProject?
Hoorman: "De server is aan vervanging toe. Hij werkt nog prima, maar ibm ondersteunt het beheer niet meer. Ook Acto-Project is aan het eind van zijn levenscyclus. Toen ik daar laatst met onze systeembeheerder over sprak, was hij niet onder de indruk. De meeste software gaat tegenwoordig een jaar of twee, drie mee. Bij Acto weet je gelukkig iets langer waar je aan toe bent. MyProject biedt enkele belangrijk voordelen ten opzichte van Acto-Project. De gebruiksvriendelijkheid natuurlijk, maar ook allerlei nieuwe functionaliteiten. Zoals de rapportgenerator, die het heel eenvoudig maakt om precies alle gegevens uit je systeem te halen die je nodig hebt."
De software is in de loop der jaren ingrijpend veranderd. Geldt dat ook voor Acto?
Walter: "Jazeker. In de beginperiode spraken we nog rechtstreeks met programmeurs. Dat leverde eerlijk gezegd wel eens gespreksverwarring op. En voor een programmeur moet het ook niet prettig zijn geweest dat hij voortdurend werd lastiggevallen door gebruikers. Tegenwoordig kunnen we gelukkig terecht bij de Servicedesk: duidelijke uitleg en altijd bereikbaar." Hoorman: "De organisatie is veel professioneler geworden. Dat zie je aan de directie, waar commercie en productontwikkeling gescheiden zijn. Maar je merkt het ook in de rest van het bedrijf. In tegenstelling tot vroeger worden wensen bijvoorbeeld structureel vastgelegd. Dat wil overigens niet altijd zeggen dat er iets mee gebeurt. Acto staat nadrukkelijk open voor ideeën en wensen, maar neemt pas iets over als het past binnen de installatiebranche."
Heeft RBOI plannen met Acto voor de toekomst?
Hoorman: "Ja, ik ben nog lang niet uitgekeken op Acto en zie tal van mogelijkheden om nog meer informatie te integreren. Er zijn nu nog veel Excel-bestandjes die apart ingevoerd moeten worden terwijl de informatie in Acto-Project beschikbaar is. Ik zou die gegevens graag direct uit de Acto-software halen." Walter: "Dat zou ideaal zijn. Nu moeten we alle stukjes informatie soms nog zelf bij elkaar rapen. In het ideale geval heb je daarvoor maar één knop nodig. Dat is efficiënter en je hebt veel minder kans op fouten."
Welke wensen staan er zoal op jullie lijstje?
Hoorman: "Ik zou graag ons relatiebeheer, de offerteregistratie en de orderportefeuille integreren in de projectadministratie van Acto. Ook wil ik betere overzichten van onze vaste activa uit Acto krijgen. Daarnaast vermoed ik dat onze klanten de komende jaren zullen vragen om digitale facturen, daar zou ik ook graag een oplossing voor hebben. En ik denk erover om alle medewerkers toegang te geven tot de urenregistratie in Acto. Dan krijgt het afdelingshoofd elke week automatisch alle uren te zien. Als hij zijn akkoord heeft gegeven, gaan de uren naar de administratie die na een controleslag alle facturen verstuurt. Het is overigens nog maar vier jaar geleden dat we de uren elke week van papier moesten overnemen. Dus wie weet wat er over vier jaar alweer mogelijk is."
Wie is RBOI?
Het Rotterdamse kantoorpand van RBOI toont slechts een bescheiden naamplaatje. Dat is veelzeggend: klanten - waaronder 140 gemeenten - weten het bureau te vinden. Het adviesbureau voor Ruimtelijk Beleid, Ontwikkeling en Inrichting is in 1984 ontstaan uit een afsplitsing van het toenmalige adviesbureau Stad en Landschap. Van oudsher ligt de nadruk op bestemmingsplannen en structuurvisies. In de loop der tijd zijn daar specialisaties bij gekomen als milieu, sociaal en economisch onderzoek, verkeer en landschap. RBOI werkt in opdracht van gemeenten, rijksdiensten, provincies, regio's en samenwerkingsverbanden van overheden en bedrijfsleven. Het bureau heeft circa 125 medewerkers in dienst, verdeeld over vestigingen in Rotterdam en Middelburg.