Terberg: "Afhandeling van orders
vele malen sneller via ICM."

Interview met Orné van Gool, hoofd logistiek van de Terberg installatiebedrijf bv

door William Zegers en Marcel Odijk

Inleiding
Smidszoon Joop Terberg stond in 1947 aan de basis van de Terberg bedrijven. Hij had 55 jaar geleden natuurlijk nooit kunnen vermoeden dat bestellingen nu elektronisch hun weg naar de leverancier vinden. De voordelen van die werkwijze blijken erg groot. We spraken met Orné van Gool, hoofd Logistiek bij Terberg installatiebedrijf bv, over de voordelen van ICM / elektronische communicatie.

De implementatie van ICM met de Technische Unie was erg leuk

Van Gool verzorgt als hoofd Logistiek o.a. het beheer van het materiaal- basisbestand en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van de bestellingen. Als zodanig was hij ook nauw betrokken bij de invoering van ICM binnen Terberg. Van Gool: "Wij zijn begonnen met de Technische Unie. De technische installatie en inrichting van ICM verliepen snel en soepel. Het was een leuk traject Je ziet namelijk direct al de eerste voordelen om de hoek komen."

"Zo gaat de afhandeling van orders vele malen sneller. Om een indicatie te geven: 30 inkooporders zijn nu binnen 10 minuten compleet verwerkt en afgehandeld. Je hebt daarbij geen problemen met een fax die bezet is of dat het papier op is. Ook kan je bij spoedgevallen tot op het laatste moment bestellen. Laatst werd een order van tien over vijf nog gewoon geaccepteerd en de volgende ochtend vroeg geleverd. Het leuke is bovendien dat je op Internet direct kan zien dat je order in behandeling is genomen. Daarnaast is het prachtig om te zien dat je per ommegaande direct de orderbevestiging terug krijgt."

"Op de orderbevestiging staan eventuele naleveringen en andere redenen waarom niet aan de order kan worden voldaan," beschrijft Van Gool. "Deze stem ik, waar nodig, af met de werkvoorbereider of projectleider. In de praktijk is hiermee weinig veranderd. Als intern geen oplossing kan worden gezocht, bel ik het verkoopkantoor. Samen met het verkoopkantoor vinden we altijd een acceptabele oplossing."

Het draait om goede en tijdige artikelinformatie
Het is volgens Van Gool van levensbelang om een actueel materiaal- basisbestand te hebben. Een ICM-bestelorder komt namelijk rechtstreeks aan in het informatiesysteem van de leverancier. Als het artikelnummer niet 'herkend' wordt - omdat het vervallen is - dan wordt de orderregel geweigerd en verschijnt een melding in de orderbevestiging. "Met name de afhandeling van deze situatie is nog te tijdrovend," vindt Van Gool. Hij maakt voor het beheer van het materiaal-basisbestand (MBB) gebruik van ACTO-CAI en G@BI. "Deze oplossingen zijn technisch goed. Het assortiment van de vier Terberg-bedrijven is zeer divers en niet alles kan elektronisch worden aangeleverd. Daarnaast is de frequentie waarmee nieuwe artikelinformatie wordt aangeleverd te laag."

Van Gool: "Terberg wil binnenkort gebruik gaan maken van de e-mail signalerings-functie, om met een hogere frequentie updates van o.a. de Technische Unie te kunnen realiseren. Daarnaast overleg ik regelmatig met Remco Iburg, sales manager ARTI bij Acto. Ik breng hem in contact met leveranciers die het 'nog niet voor elkaar hebben'." Acto biedt met het product arti de groothandel het juiste gereedschap om de artikelinformatie in huis te beheren, om die vervolgens via een Internet-download of de G@BI-cd-rom aan de installateur te kunnen aanbieden in (bijvoorbeeld) G@BI-formaat.

Effecten voor de werkvoorbereider en de projectleider
"Voor de projectleider en werkvoorbereider betekende de komst van ICM een stukje extra zekerheid," licht Van Gool toe. "ICM geeft de projectleiders nu veel meer vertrouwen dat de bestelling ook echt is binnengekomen bij de leverancier. Er is ook geen discussie meer over wat er precies is besteld. De orders hoeven bij de leverancier niet meer 'overgeklopt' te worden, waardoor er minder fouten worden gemaakt. Daarnaast merken we dat de leverancier nu de tijd krijgt én neemt voor het adviseren en uitzoeken van vragen van onze projectleiders en werkvoorbereiders. Een aandachtspunt is nu wel dat de projectleider de projectadressen vooraf correct en volledig invult. Dat was voorheen via de fax minder kritisch."

De informatie van de elektronische orderbevestiging (ECB)
"Bij de Technische Unie en Bernard zien we dat de orderbevestiging al redelijk dekkend is, en binnen afzienbare tijd zal Rexel hier ook aan voldoen," vervolgt Van Gool. "Ik zie een goede afwikkeling van ICM-orders als een voorwaarde om substantieel te bestellen bij de betreffende leveranciers. Ik merk ook dat de genoemde bedrijven bereid zijn om mee te gaan met de ontwikkeling."

Duidelijke afspraken vooraf
"Inmiddels weet ik steeds beter wat wij als Terberg willen," concludeert Van Gool. "Naast ICM moet ik ook commitment krijgen dat men een goed artikelbestand kan aanleveren en dat men binnen afzienbare tijd met edi-facturen werkt. Omdat het niet alleen voordelen voor óns oplevert, maar zeker ook voor de leverancier zelf, moet die ook mee investeren."

Visie
"Wij zijn heel tevreden met ICM en zeker ook met EDI-facturen. Wij zijn nu bezig met Kannegieter. Het ideaal is om alle bestellingen via ICM te kunnen plaatsen, ook de specials. Dat is waar we voor gaan!"

Terberg installatiebedrijf
Terberg installatiebedrijf bv is een onderdeel van Terberg verenigde bedrijven, waaronder ook Terberg besturingstechniek bv, Terberg telecom bv en 4Some technisch beheer bv vallen.

Terberg installatiebedrijf bv kent twee business units: Elektrotechniek en Informatie Communicatie Technologie. Elektrotechniek ontwerpt en integreert zelf geavanceerde apparatuur. De Business Unit ICT is verantwoordelijk voor de snelheid en deugdelijkheid van de informatie. Ruud Verbeek (directeur) is steeds weer als eerste paraat als zich een nieuwe ontwikkeling voordoet. Zo ook bij de invoering van Acto-Project. In 1999 moesten ook direct zaken als G@BI, CAI, ICM en EDI ingevoerd worden, en naar zal blijken met tevredenheid.

Terberg is aangesloten bij de DGC, een inkoopcombinatie van verschillende, door Nederland verspreide installatiebedrijven.