Snel kleine serviceopdrachten calculeren, offreren en uitvoeren: zo werkt het

Herkent u dat? Die kleine serviceopdrachten waar u wel een offerte voor moet maken, maar waar geen goed gedigitaliseerd proces voor is? Waardoor u tijd verliest met overtypwerk, er onnodige fouten worden gemaakt en de monteurs minder fijn werken, omdat ze niet altijd alle benodigde informatie voor de klus paraat hebben? TotalKlima heeft duizenden van dit soort serviceopdrachten per jaar en doet dat nu volledig geautomatiseerd. Dat scheelt tijd, geld, werkt veel fijner en geeft een professionele uitstraling naar de opdrachtgever. En het kan ook bij uw bedrijf. Hier vertellen we u hoe het werkt.

Uw serviceafdeling krijgt regelmatig aanvragen binnen van opdrachtgevers en vaak moet daarvoor een offerte worden gemaakt. Daarna wordt de opdracht gepland, het materiaal besteld, de klus uitgevoerd en gefactureerd. Eigenlijk net als bij de projectenafdeling. We merkten dat die kleine serviceopdrachten bij onze klanten nog veel handwerk opleveren. Bijvoorbeeld omdat de werkbon handmatig moet worden overgeschreven van de offerte.

Plannen vanuit een pool medewerkers

Dat gold ook voor TotalKlima. Om efficiënt gebruik te maken van de monteurs en technici, bestond bij TotalKlima de wens om alle werkzaamheden – klussen, storingen en regulier onderhoud – vanuit een pool van medewerkers te kunnen plannen. Ook de planner krijgt op deze manier beter inzicht. Hij heeft op deze manier vanuit  één digitaal planbord inzicht in alle werkzaamheden en de beschikbaarheid van alle monteurs.

We ontwikkelden een oplossing die het hele proces nu heeft geautomatiseerd en die voor al onze klanten beschikbaar is.

Warboel van papiergedoe

Rob Groen, accountmanager Acto: “Vaak komen aanvragen voor de kleinere serviceopdrachten binnen via een telefoontje of e-mail. Degene die dat ontvangt maakt dan aantekeningen en stelt een offerte op, waar dan misschien een paar keer over op en neer wordt gemaild voordat deze akkoord is. En als de opdracht dan mag worden uitgevoerd komt er misschien eerst een schouw, moet er materiaal worden besteld, een werkbon gemaakt, et cetera.”

“Al dat soort handgeschreven of elektronische documenten bij elkaar houden is lastig als je daar geen systeem voor hebt. Zeker als een deel wel ergens digitaal te vinden is, maar een ander deel niet. Alles makkelijk terugvinden lukt dan niet en dan heb je niet alle informatie paraat als bijvoorbeeld de klant belt. Bovendien kost zo’n warboel van papiergedoe onnodig veel tijd.”

Allemaal dezelfde digitale werkwijze

Daarom bedacht Acto met TotalKlima als pilot een oplossing om dat hele proces te automatiseren. Dat deden we door het serviceproces verder te integreren met het projectenproces. De kleine serviceklussen worden nu als een klein project gecalculeerd en kunnen via het werkbonnenproces uitgevoerd worden. Hierdoor heeft TotalKlima inzicht in de planning van alle monteurs. En dankzij de Servicemonteur App, de werkbonnen-app van Acto, hebben de monteurs/technici dezelfde uniforme werkwijze, ongeacht het type opdracht.

servicemonteur app

Veel tijdwinst, minder fouten

Rob: “Het was even zoeken en finetunen om dit goed te laten werken, maar nu zijn calculatie en de werkbon één en daar is een archief aan gekoppeld, waarin je alles kan plaatsen. Je kan de juiste documenten dus altijd vinden, waar je in het systeem ook bent. Dat scheelt een hoop zoekwerk. Er worden daardoor ook minder fouten gemaakt en is er een goede afstemming tussen de vraag van de klant en wat de monteur moet uitvoeren. De monteur krijgen immers als het ware de tekst uit de offerte te zien.” En niet alleen de werkbonnen worden automatisch gegenereerd, ook de facturen.

Nog een voordeel: in offertes wordt nu altijd gewerkt met de juiste materiaalprijzen, omdat die gegevens uit het centrale artikelbestand komen in plaats van een Excelbestand. En het ziet er gewoon heel professioneel uit dat alle documenten dezelfde lay-out hebben.

Volgende stap: makkelijk rapporteren

TotalKlima is ook al bezig met de volgende stap, namelijk rapporteren. Omdat alle informatie in hetzelfde systeem gestructureerd opgeslagen is, wordt het maken van rapportages ook makkelijker. Welke klussen staan uit en wat heeft het opgeleverd? En ook naar de klant: Wat hebben we allemaal bij u gedaan? Dat is echt wel even anders dan rapportages met de hand maken in Word.”

Ook voor uw bedrijf mogelijk

TotalKlima is blij met deze digitaliseringsslag. Het bedrijf heeft nu voor elke klus hetzelfde proces. En het past uitstekend binnen de hulpmiddelen die ze al gebruikten. Wilt u weten hoe u voor uw bedrijf een volledig geautomatiseerd proces voor de kleinere serviceopdrachten realiseert? Zonder overtypwerk en in een eenduidig proces? Neem contact met ons op, wij laten het u graag zien!

Deel dit bericht:
Neem contact op

Meer informatie over de bedrijfssoftware en/of diensten van Acto? Neem contact met ons op!

Onleesbaar? Klik hier voor een nieuwe tekst. captcha txt
Power BI training Acto Academy Essentials