GUTS Installatietechniek verbetert rendement buitendienst door oplossing ITmobile (nu FleetComplete)

ITmobile* koppelt gecombineerde project- en service-orderplanning aan Acto-software

(*) Update: per 1-1-2017 gaat ITmobile verder onder de naam Fleet Complete

Voor de project- en serviceadministratie werkt GUTS met een volledig integrale oplossing van Acto. Integraal in de zin van integratie van de processen van voorcalculatie, offerte, uitvoering en de daaruit resulterende processen voor verloning, nacalculatie en facturatie. GUTS besefte heel goed dat de kwaliteit van deze systemen in beslissende mate afhankelijk is van de kwaliteit van de gegevens die je in deze systemen invoert. Bovendien wilde GUTS deze kwaliteit bereiken met een lagere overhead. Meer met minder. De vraag hoe meer kwaliteit te bereiken met een lagere overhead werd verder uitgewerkt.

Over GUTS Installatietechniek
GUTS Installatietechniek in Eindhoven is thuis in Installatietechniek W en E , Brandveiligheid en Service & onderhoud. GUTS Installatietechniek kan snel en flexibel handelen in een omgeving waar resultaat telt. 24 uur per dag, 7 dagen per week en 52 weken per jaar staan ze voor hun (potentiële) klanten klaar in heel Europa. Met deze formule heeft GUTS zich met een op kwaliteit, flexibiliteit en beschikbaarheid gebaseerd imago, een vaste plaats verworven in de veeleisende wereld van de retail.

De situatie
Voor haar project- en serviceadministratie werkt GUTS met een volledig integrale oplossing van Acto. Integraal in de zin van integratie van de processen van voorcalculatie, offerte, uitvoering en de daaruit resulterende processen voor verloning, nacalculatie en facturatie. GUTS besefte heel goed dat de kwaliteit van deze systemen in beslissende mate afhankelijk is van de kwaliteit van de gegevens die je in deze systemen invoert. Bovendien wilde GUTS deze kwaliteit bereiken met een afgenomen overhead. Meer met minder. De vraag hoe meer kwaliteit te bereiken met een lagere overhead werd verder uitgewerkt.

De vraag
GUTS wilde:

  • Een centrale, geïntegreerde service/project­planning, gebaseerd op de gedachte dat met één overkoepelende planning de transparantie in de organisatie ontstaat die nodig is om alle medewerkers gedurende de volledige beschikbaarheid, met een minimum aan ‘lege uren’ in te zetten.
  • Een automatische, real-time (en dus objectieve) vastlegging van reis- en werktijden per medewerker per (service)order en project. Automatisch betekent hier dat de uitvoerende (buitendienst) medewerkers geen enkele administratieve taak of verantwoording hebben. Alle tijd wordt automatisch vastgelegd, automatisch gekoppeld aan project- of serviceopdracht en automatisch gevalideerd als reistijd, werktijd of privé tijd.
  • Een continue up-to-date projectnacalculatie. Die projectnacalculatie moest vooral een totaal ander karakter krijgen. Nacalculatie klinkt als statische achteraf wijsheid. GUTS wilde juist naar een methodiek die de op een project gewerkte uren constant en real-time vergelijkt met de op het project geplande uren in relatie tot de voortgang op dat project. Om op die manier voorspellend te kunnen informeren over de te verwachten inzettijd op een project, en de daaruit resulterende meer- of minderkosten.

De oplossing
ITmobile implementeerde haar gecombineerde project- en service­orderplanning.

GUTS heeft nu centraal en continu zicht op de inzet van alle medewerkers. Er kan zeer eenvoudig geschoven worden tussen afdelingen, medewerkers en opdrachten. De planner ziet in één oogopslag waar opdrachten zijn afgerond en ziet direct welke medewerkers beschikbaar zijn. Daarnaast krijgt hij automatisch meldingen als opdrachten de gebudgetteerde tijd overschrijden. De volstrekte rust waaronder de planner constant schuift in zijn planning, constant bewust van de noodzaak medewerkers vooral aan het werk en zo min mogelijk aan het rijden te houden, is fascinerend. Net zo fascinerend is waar te nemen hoe planner en monteur in grote harmonie hun doelen bereiken; tevreden klanten, perfect georganiseerde betrokkenen en sterk toegenomen productiviteit bij een kleinere overhead.

Door de integratie van ERP, planning, digitale real-time vastlegging van de uitvoering, is niet alleen direct inzichtelijk waar medewerkers zich bevinden met de bijbehorende voordelen voor de planning. Ook de administratieve afhandeling van de inzettijd, naar nacalculatie, naar verloning, naar facturatie en vergoeding vraagt veel minder inzettijd.

Het resultaat
De oplossing heeft veel meer transparantie in het bedrijf gebracht; focus op productie, efficiëntie en op de klant. Een snelle, automatische en objectieve urenverwerking op opdracht/projectniveau per medewerker per dag. Waarmee tevens de te vergoeden reisuren en de gewerkte netto tijd beschikbaar zijn. Wat het ook oplevert, is een nog weer verder versterkt imago bij de opdrachtgever. Immers, GUTS is niet alleen snel, kundig en flexibel, maar tevens in staat zeer accuraat en betrouwbaar te informeren. Of het nu gaat om de verwachte aankomsttijd van een medewerker of toegenomen kosten op een regieopdracht, de informatie die wordt verstrekt is juist.

Wat heeft het opgeleverd? Meer met minder!

  • Efficiënte inzet personeel
    • door inzicht in de real time locatie van mensen;
    • door inzicht in de totale planning;
    • door directe weergave van de automatisch berekende reistijd.
  • Continue actuele status beschikbaar van de fase van de opdracht/het project.
  • Objectieve informatie over gewerkte tijd, besteed aan opdrachten en projecten.
  • Objectieve informatie over gereisde tijd tussen huis en werk en een automatisch berekening van te vergoeden reistijd.
  • Directe verwerking van deze uren in de urenverantwoording van Acto (iUVA).

Send this to friend