IJssel Technologie: “Een echte partner houdt je af en toe een spiegel voor”

IJssel Technologie rondt masterplan af

IJssel Technologie stelde in 2010 een vierjarig masterplan op voor de vernieuwing en uitbreiding van ActoProject. Binnenkort is de uitvoering daarvan afgerond. Directeur Freek van Zadelhoff en controller Fabian van de Raadt kijken terug op de drie belangrijkste mijlpalen en staan stil bij de nauwe band tussen klant en consultant. “Acto werkt met ons zoals wij met onze klanten werken: dicht op het proces.”

Er is op de vroege ochtend al veel bedrijvigheid in de werkplaats van IJssel Technologie in Zwolle. Er rijdt een zwaarbeladen vorkheftruck voorbij met stalen platen. Verderop klinkt een lasapparaat tussen de stemmen en machinegeluiden die echoën in de hoge hal. Directeur Freek van Zadelhoff geeft zichtbaar trots een korte rondleiding. Zijn bedrijf is gespecialiseerd in het verbeteren van productiemiddelen en -processen. Klanten als Scania, Ten Cate en Tata Steel roepen de hulp van IJssels engineers en monteurs in om de productieprocessen ‘lean’ in te richten, machines aan te passen of onderhoud te plegen. ‘Partner in productieverbetering’ luidt de slogan van het bedrijf.

Het gehele traject
Voor de projectbeheersing en financiële administratie vertrouwt IJssel Technologie al jaren op ActoProject, vertelt controller Fabian van de Raadt. “We gebruiken ActoProject voor het gehele traject: van calculatie en projectbewaking tot en met de complete boekhouding.” Toen het bedrijf in 2010 besloot om over te stappen op de nieuwste versie van ActoProject, stelde IJssel Technologie samen met Acto een vierjarig masterplan op. Acto adviseerde om eerst de basisfunctionaliteit op orde te krijgen, vertelt Van Zadelhoff. “Als je te veel ballen in de lucht houdt, loop je risico dat er een paar vallen. Acto heeft ons daarin goed geadviseerd: maak eerst de basis af voordat je een volgende stap maakt.”

Partnership
Acto werkt sinds 2013 met klantteams die bestaan uit een vaste accountmanager en een consultant. Die werkwijze bevalt IJssel Technologie goed. Van de Raadt spreekt van ‘een partnership’: “Acto werkt met ons zoals wij met onze klanten werken: dicht op het proces.” Van Zadelhoff: “Een echte partner houdt je af en toe een spiegel voor. Heb je dit wel echt nodig? Waar wil je op langere termijn naartoe groeien? Acto durft mee te denken.” Er is veel onderling contact, maakt hij duidelijk: “We weten elkaar op verschillende niveaus te vinden. Ik spreek met de directie, Fabian overlegt met de projectleider en gebruikers nemen zo nodig contact op met de helpdesk.”

Debiteurenbewaking
Mooi, zo’n partnership, maar wat levert het concreet op? Van Zadelhoff en Van de Raadt willen zich wel wagen aan een voorzichtige top drie uit het oorspronkelijke masterplan. Met op drie: de koppeling tussen ActoProject en CreditManager, software voor debiteurenbeheer. CreditManager stelt IJssel Technologie in staat om debiteuren beter te bewaken, vertelt Van Zadelhoff. “Zodra je klanten merken dat je achter ze aanzit, betalen ze eerder.” Debiteuren die eenzijdig de betaaltermijn proberen aan te passen, vallen dankzij CreditManager snel door de mand. “In de huidige tijd is een goede debiteurenbewaking van cruciaal belang.”

Facturering
Op twee: de koppeling tussen ActoProject en de digitale factuurverwerking van ISProjects. Alle binnenkomende facturen worden gescand en gematcht met gegevens uit ActoProject. Van de Raadt: “Dankzij die digitalisering hebben we een fte kunnen besparen op onze crediteurenadministratie. En we hebben geen archief meer nodig.” Daarnaast verandert het kostenbewustzijn in het bedrijf, merkt Van Zadelhoff. “Vroeger kregen vestigingsmanagers een maandelijks kostenoverzicht in Excel. Nu zien ze elke factuur voorbijkomen. Dat maakt ze veel bewuster van de kosten die ze maken.”

Voorhoede
Op één staat de migratie naar de nieuwste versie van ActoProject. Die overgang verliep stapsgewijs, vertelt Van Zadelhoff. ‘Het eerste jaar liepen we nog iets achter, maar nu behoren we tot de voorhoede van Acto-gebruikers.’ In plaats van een omvangrijke, tweejaarlijkse release brengt Acto zes keer per jaar een kleinere update uit. IJssel Technologie heeft die tweemaandelijkse update laten opnemen in de SLA. “Je profiteert direct van nieuwe functionaliteiten”, noemt Van Zadelhoff als voordeel van het nieuwe releasebeleid. Van de Raadt ervaart dat kleine veranderingen makkelijker zijn uit te leggen aan gebruikers. “De hoeveelheid nieuwe functionaliteit blijft behapbaar.” En een praktisch voordeel: een kleinere update is sneller uitgerold. “Het is niet nodig om het systeem een hele dag plat te leggen, het is vaak in een avondje gebeurd.”

Send this to friend