Unica: “Zelfs de meest sceptische monteurs waren snel positief”

Unica aan de slag met werkbonnen-app op tablets

“Eigenlijk hoeven we niet eens te meten of het werken met de digitale werkbon op een tablet wel rendabel is, dat is wel duidelijk,” constateren Ivor Melenhorst en Michael Stremmelaar van Unica. “We zijn sinds kort begonnen met de overgang naar de werkbon­nen­app (ActoMobiel|App servicemonteur) op Dell-tablets en iPads, en zelfs de meest sceptische monteurs zijn positief. Het hele proces van de werkbon tot en met de factuur verloopt nu veel soepeler en met minder inspanning. We kunnen nu ook veel sneller en completer factureren. Omdat het op een tablet werkt, krijgen onze monteurs meteen een heel scala aan extra mogelijkheden. Ze voelen zich nu veel beter betrokken bij de organisatie, terwijl ze meer bij de klant kunnen zijn.”

Een speciaal team binnen Unica houdt zich bezig met projecten gericht op het optimaliseren van interne processen. We spreken met Ivor Melenhorst (teamleider) en Michael Stremmelaar over ActoService. Het team is nu onder andere bezig met de uniformering van werkprocessen op de modificatieve afdelingen, de website van Unica en de werkbonnen-app.

Technisch beheer steeds belangrijker
“Technische beheercontracten worden steeds belangrijker,” aldus Melenhorst. “Dat houdt nu ook veel meer in dan alleen service, klanten willen steeds meer informatie over het beheer van hun gebouw en alles wat daarmee samenhangt onderbrengen bij één partij. Bij wijze van spreken tot en met het gras maaien. De klant wil één aanspreekpunt, ook al zit men door heel Nederland. Daar speelt Unica op in. De veertien vestigingen in heel Nederland kunnen lokale klanten bedienen, maar ook landelijk opererende klanten, zoals ABN Amro, Ziggo en Dimence.

Minder stappen dankzij de digitale werkbon
“Met ruim 100.000 werkbonnen per jaar kun je er eigenlijk niet meer omheen: dat moet je simpelweg digitaal en mobiel aanpakken,” constateert Melenhorst. “Het is heel duidelijk welke stappen er allemaal zitten tussen de aanname van een melding en de uiteindelijke facturering. Met de digitale werkbon bespaar je in dat traject veel stappen. Een monteur hoeft nu ’s ochtends minder vaak naar kantoor te komen. In ieder geval niet meer voor zijn werk­bonnen, hoogstens voor materialen. De bonnen raken ook niet meer kwijt en je hebt alle informatie over de voortgang meteen binnen. Zodra de bon technisch gereed gemeld is, zie je dat in ons systeem. We sturen de klant ook automatisch een e-mail als de bon technisch gereed is. De informatie is ook veel completer. De factuur kan daardoor veel sneller de deur uit. Dat proberen we ook zoveel mogelijk automatisch te doen, maar dat kan (nog) niet altijd. Er kunnen immers diverse redenen zijn waarom je een bon nog niet kunt factureren, bijvoorbeeld omdat je moet wachten op het akkoord van de klant, verzamel­facturen, onderaannemers, huur enz.”

“Je ziet aan alles dat het traject van de digitale werkbon veel tijd scheelt,” vult Stremmelaar aan. “Monteurs hoeven geen project- en activiteitnummers meer in te voeren, dat komt allemaal automatisch in de weekstaat. We merken op kantoor ook heel duidelijk dat monteurs niet meer constant af- en aanlopen met allerlei vragen.”

Goedkoper en flexibeler
Mobiele service was voor Unica geen onbekend terrein. Eerder had men al ervaringen opgedaan met de Pidions. “De nieuwe generatie tablets is wel veel goedkoper,” aldus Stremmelaar, “en ook veel flexibeler dan Pidions. De gebruiks­vriendelijkheid en de extra functionaliteiten die Dell-tablets en iPads bieden, hebben een grote impact op onze monteurs. Het mooie is dat zij zich nu veel meer betrokken voelen bij het bedrijf. Ze zoeken nu heel gemakkelijk naar informatie van materialen en artikelnummers, bijvoorbeeld via de app van de Technische Unie. Monteurs kunnen dankzij de iPad ook mailtjes sturen naar hun collega’s en hoeven elkaar niet meer zo vaak te bellen en te storen met allerlei vragen. Foto’s van de situatie ter plaatse mailen ze snel naar de service­coördinator. Ze handelen hun bonnen digitaal op locatie af en kunnen die laten tekenen bij de klant. Ontbreekt de storingscode van een cv-ketel, dan zoek je die met een handige app op. Er zitten dus heel veel leuke bijzaken die je met deze hardware erbij krijgt, érg handig!”

Melenhorst: “We hebben gekeken naar de verschillende rollen die monteurs hebben. De meesten krijgen nu een iPad. Degenen die ook rapporten moeten maken, krijgen een laptop, want dat is op een iPad eigenlijk niet te doen. iPads zijn weliswaar duurder dan andere tablets, maar ze werken heerlijk en we kijken niet alleen naar de prijs. Onze mensen moeten met goede spullen werken en blij worden van de middelen waarmee ze werken.

Acto heeft de nieuwe digitale werkbon in nauwe samenwerking met Unica ontwikkeld. “Daarmee sluit het perfect aan bij ons proces, en volgens mij ook bij dat van onze conculega’s,” denkt Melenhorst. “In grote lijnen lijken veel installateurs qua werkwijze op elkaar. Natuurlijk zijn er nog wel openstaande punten waarover we met Acto in gesprek zijn. Dat is een kwestie van tijd om het in onze ogen perfect te maken. Qua functionaliteit hebben we met de iPad in ieder geval nu al meer dan met de Pidion.”

Positieve reacties
“Uit verschillende hoeken krijgen we positieve reacties, vooral van de monteurs. Zelfs monteurs met minder gevoel voor dit soort moderne technieken waren eigenlijk direct al enthousiast, dat is positief. Op kantoor had men wel het gevoel dat er met de nieuwe app wat meer werk bij komt, maar dat is waarschijnlijk een kwestie van gewenning. De service­coördinator ziet vooral dat het totale bonnenproces veel sneller wordt: werkbonnen zijn veel eerder binnen en je kunt sneller factureren. We hebben intussen al zo’n zestig iPads uitgereikt over vier vestigingen. Onze monteurs krijgen ook positieve reacties van klanten, dat is erg leuk.”

En hoeveel bespaart de digitale werkbon jullie nou?
Melenhorst: “Dat antwoord kunnen we niet precies geven. Bij Fase 1, de invoering van de Pidions, hadden we al het idee dat het winst zou gaan opleveren. Nu zijn de hardware en de software alleen nog maar goedkoper geworden, en met iPads kun je bovendien nog veel meer. De voordelen van Fase 2 zijn dus nog veel breder. We zijn er in ieder geval van overtuigd dat deze stap een noodzakelijk onderdeel is voor een efficiënt proces. Klanten vragen steeds meer inzichtelijkheid, die kunnen we hiermee bieden. En het bespaart hoe dan ook veel tijd.”

Hebben jullie tot slot nog tips voor branchegenoten?
“Vooral zo lang mogelijk wachten met de mobiele werkbon, dan lopen wij nog even voorop,” grapt Stremmelaar.

Send this to friend