SALES Standaard basis Order2Pay methode

Croonwolter&dros is het grootste in elektrotechniek, werktuigbouwkunde, automatisering en informatisering gespecialiseerde bedrijf van Nederland. Samen met Acto Informatisering ontwikkelden ze de Order2Pay methode, waar de SALES Standaard de basis van is. Wij spraken met Mathieu Koomans, manager Procurement Support bij Croonwolter&dros over de ervaringen met het werken met de Order2Pay in combinatie met de SALES Standaard, wat zorgt voor volledig geautomatiseerde communicatie tussen installateur en leverancier.

Kun je uitleggen wat de Order2Pay methode precies inhoudt?

Mathieu: “Met de Order2Pay methode kan het inkoopproces, van order tot factuur, volledig geautomatiseerd worden. Voorheen, als er een bestelling werd geplaatst, kreeg je eerst een orderbevestiging die gecontroleerd moest worden. Vervolgens kwam er een pallet binnen met een pakbon, die weer moest worden gecontroleerd. Ook moest de order handmatig aangemeld worden. Allemaal handelingen die worden geautomatiseerd door de Order2Pay methode. Deze is ingebouwd in het ERP-systeem van Acto Informatisering, en is gebaseerd op de SALES Standaard. Het systeem kan zelf controleren of prijzen, aantallen en volumes matchen. Alleen de fysieke check of de pallet daadwerkelijk binnenkomt blijft over.”

Wat is er zo bijzonder aan deze methode?

“Voorheen, als er een order werd geplaatst, hing hier meteen een ordernummer aan en stond deze zowel in het systeem van de installateur als van de leverancier. Maar als de order niet geleverd kon worden, moest je gaan bellen om hem aan te passen. Dat leverde veel werk en vertraging op. In de Order2Pay methode wordt dit opgelost met de kladorder, die je moet zien als een soort vraag. Na plaatsing van de kladorder wordt er gecheckt of de gevraagde producten leverbaar zijn. Als dit het geval is, maakt het systeem automatisch een order aan. Als de producten niet leverbaar zijn, zal het systeem proberen om een aangepast kladorder te maken. Pas als dat niet lukt, komt er handmatig werk bij kijken. Uiteindelijk wordt een order alleen verstuurd als installateur en leverancier zeker weten dat deze volledig en juist geleverd kan worden. Eigenlijk is het met de Order2Pay methode zelfs niet meer nodig om een factuur te versturen. In principe kan er al betaald worden met orderbevestiging. Maar daar zitten natuurlijk ook wat juridische eisen aan; zo ver zijn we nog niet.”

Wat was de aanleiding om deze methode te ontwikkelen?

“Croonwolter&dros is een groot, landelijk bedrijf. Er worden ongeveer 800 bestellingen per dag geplaatst. Dan kom je al gauw op 120.000 – 180.000 orders op jaarbasis, met 270.000 facturen. Als je die allemaal handmatig moet beoordelen, ben je wel even bezig. Daar was dus enorm veel winst te behalen, zowel qua tijd als kosten.”

Hoe is de methode tot stand gekomen?

“Het is een lang proces geweest. We hebben dit plan ontwikkeld vanuit de Lean Six Sigma gedachte: hoe kunnen we processen efficiënter en effectiever maken? Daar is dit gedachtegoed uitgekomen. Toen hebben we marktonderzoek gedaan naar de mogelijkheden, problemen en oplossingen daarvoor. Acto was al in huis als onze ERP-leverancier, dus zijn we met hen het gesprek aangegaan. We hebben gekeken naar de mogelijkheden binnen de huidige tooling en welke kant we daarmee op wilden. We zijn samen om de tafel gaan zitten om te kijken hoe we dit proces het beste konden inrichten en inbedden in ons ERP-pakket. Acto zag daar ook potentieel in, dus zijn dat als partners uit gaan rollen.”

Welke rol speelde de SALES Standaard?

“Het gebruiken van de SALES Standaard werd al snel vastgesteld als criterium, omdat de standaard door de branche gedragen wordt. Onze grootste leveranciers werkten er al mee – zoals Technische Unie, Solar en Oosterberg. Het was dus een logische stap om hier ook mee te gaan werken. De standaard is de basis van de Order2Pay methode.”

Tegen welke problemen zijn jullie in de ontwikkeling van de methode aangelopen?

“Waar we het meest tegenaan zijn gelopen zijn uiteenlopende belangen en prioriteitstelling van verschillende partijen. De randvoorwaarden moeten goed zijn als je aan zo’n proces als dit begint. Ook wat betreft de SALES Standaard was het belangrijk om gelijk op te trekken met relaties en leveranciers. Je bent afhankelijk van de ontwikkelsnelheid van andere bedrijven, sommige bedrijven zijn groter, kleiner of meer internationaal georiënteerd. Je wil innoverend en vooruitlopend zijn, maar dat heeft de nodige politiek en doorlooptijd nodig.”

Wat zou je tegen andere installateurs willen zeggen die nog niet zo ver zijn met het automatiseren van processen als Croonwolter&dros?

“Probeer de belangen in te zien. Zeker als je het over inkoop hebt, valt er wat betreft effectiviteit en efficiëntie in de processen en verwerkingen, heel veel winst te behalen. Bij kleinere bedrijven vraagt dit om een grotere investering dan bij grotere bedrijven. Ik praat ook met onze concullega’s, de wat grotere partijen, om het gezamenlijk belang te creëren. Maar je moet voornamelijk gewoon aan de slag gaan, wij zijn groot voorstander van concrete afspraken maken. Eigenlijk moeten een paar grote bedrijven aan tafel gaan zitten: de koplopers van installatie, bouw, fabrikanten, leveranciers en gerenommeerde softwareleveranciers, zodat we daar met z’n allen heel veel plezier gaan hebben en resultaat van zien. Uiteindelijk moeten we samenwerken om te kunnen innoveren en toekomstgerichter te worden.”


Over Croonwolter&dros
Met een omzet van 550 miljoen en 3.000 medewerkers is Croonwolter&dros het grootste in elektrotechniek, werktuigbouwkunde, automatisering en informatisering gespecialiseerde bedrijf van Nederland. Croonwolter&dros is actief in de volgende markten: Utiliteitsbouw, Industrie, Infra en Marine & Offshore en heeft vestigingen in heel Nederland.

Over Acto Informatisering
Acto Informatisering levert software voor de bouw- en installatiebranche. Met jarenlange ervaring in de branche biedt Acto haar klanten moderne oplossingen voor het managen van projecten en het stroomlijnen van processen op het gebied van service en onderhoud.

bron: www.ketenstandaard.nl

Deel dit bericht:
acto-diverse-devices