Bestellen lijkt simpel, maar bij installatiebedrijven is het vaak een bron van frustratie. Handmatige processen, fouten en vertragingen kosten de sector miljoenen. Hoe los je dit op? Lees waarom standaardisatie en automatisering cruciaal zijn voor een professioneel en foutloos bestelproces.
Traditionele bestelproces: complex en foutgevoelig
Elk project of opdracht heeft zijn eigen unieke specificaties, deadlines en budgetten. Daarom gebruik je niet één standaard bestelproces. Je moet steeds opnieuw afstemmen en dat zorgt in de praktijk vaak voor vertraging en gedoe. Onderstaand een aantal praktijkvoorbeelden:
- Te veel handmatig werk
Van aanvragen en bestelling verlopen nog steeds via e-mail, PDF en Excel. Elke handmatige stap vergroot de kans op fouten. - Onvolledige of foutieve gegevens
Artikelcodes die niet kloppen, bijvoorbeeld omdat je die verkeerd hebt overgenomen van de website van de leverancier. Maar ook ontbrekende specificaties, of verkeerd bestelde hoeveelheden. Het gebeurt vaker dan je denkt. Gevolg: verkeerde leveringen, extra werk en in het ergste geval een project wat stil ligt. - Afstemming tussen afdelingen loopt niet soepel
Projectleiding, werkvoorbereiding, inkoop: allemaal moeten ze samenwerken. Maar informatie raakt versnipperd over verschillende systemen en mailboxen. Wie heeft nu de laatste versie? - Communicatie met verschillende leveranciers is verwarrend
Iedere leverancier heeft zijn eigen werkwijze, portals en formats. Zonder standaardisatie is het een wirwar van processen. Het kost tijd, en tijd is geld.
Faalkosten door fout in bestelproces
Volgens Ketenstandaard gaan er jaarlijks honderden miljoenen euro’s verloren door fouten in offertes, productgegevens, bestellingen, leverbonnen en facturen. De oorzaak? Iedere partij voert informatie opnieuw in en interpreteert die op zijn eigen manier. Een fout in het bestelproces lijkt klein, maar de impact is groot. Denk aan:
- Vertragingen in projecten
Projecten vallen stil omdat materialen ontbreken. - Hogere (extra) kosten
Spoedleveringen, extra transport, meer uren voor herstelwerk. - Ontevreden klanten
Doordat projecten niet tijdig opgeleverd worden.
Purchase-to-pay en DICO
Hoe krijg je weer grip op je bestelproces?
Maak je bestelproces slimmer met Purchase-to-Pay en maak gebruik van de de DICO-standaard.
Met Purchase-to-Pay kun je aanvragen, bestellingen en facturen digitaal en gestroomlijnd verwerken. Dat werkt alleen goed als je ook standaardiseert. De DICO-standaard zorgt dat gegevens foutloos worden uitgewisseld en leveranciers makkelijker aansluiten. Zo maak je het proces sneller, goedkoper en minder foutgevoelig.
Maak jij al gebruik van de DICO-standaard?
In de bouw- en installatiebranche is DICO dé standaard voor digitale gegevensuitwisseling. Door gebruik te maken van DICO zorg je ervoor dat alle partners in de keten, je leveranciers, groothandels en andere ketenpartners op dezelfde manier de deze digitale berichten maken en kunnen verwerken. Denk aan uniforme berichtformaten voor onder andere inkooporders, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen.
Waarom is dit zo belangrijk?
- Je voorkomt fouten en misverstanden doordat alle gegevens op dezelfde manier worden verzonden en ontvangen.
- Je hebt geen omkijken naar verschillende bestandsformaten of inconsequente layouts.
- Je bespaart tijd doordat je de data niet meer hoeft te controleren of handmatig over te zetten.
Acto is al jarenlang nauw betrokken bij de ontwikkelingen rond de DICO-standaard. Onze software integreert hier naadloos mee, zodat je eenvoudig elektronisch bestelt en factureert volgens de meest recente normen van Ketenstandaard Bouw en Techniek.
