In de praktijk lukt het niet altijd om een werkorder in één keer af te ronden. En juist dán is een slimme opvolging essentieel. Want met een goed ingericht proces houd je grip op je planning, voorkom je dubbel werk en zorg je voor tevreden klanten.
grip op niet-afgewerkte werkorders
Als installateur wil je storingen en onderhoudswerkzaamheden natuurlijk het liefst in één keer afronden. Maar in de praktijk lukt dat niet altijd. Soms is een onderdeel niet op voorraad, soms is de klant niet aanwezig of blijkt er tijdens het werk iets extra’s nodig.
Zonder een goed ingericht proces voor het opvolgen van deze niet-afgehandelde werkbonnen, stapelen de vertragingen zich snel op. Werkorders blijven openstaan, planningen raken door elkaar, monteurs weten niet precies wat de status is en klanten wachten onnodig lang.
Zo ontstaan kleine verstoringen die samen grote impact hebben op de planning en de tevredenheid van je klant.
Slim onderscheid in opvolging
De kracht van een goed serviceproces zit in het kunnen meebewegen met de praktijk. Niet elke niet-afgewerkte werkorder is hetzelfde. De ene klus vraagt om een nieuwe afspraak zodra de klant weer beschikbaar is, de andere pas als het ontbrekende materiaal is geleverd.
Door onderscheid te maken tussen de verschillende redenen waarom een werkorder niet is afgerond, ontstaat er ruimte om slimmer te plannen en duidelijker te communiceren. Denk aan situaties als ‘materiaal benodigd’, ‘klant niet aanwezig’ of ‘extra werkzaamheden nodig’.
Door per situatie een eigen vervolgactie te bepalen, blijft het proces helder en voorspelbaar. Planners houden grip, monteurs weten waar ze aan toe zijn en klanten merken dat de opvolging soepel verloopt, zelfs als het werk niet in één keer kan worden afgerond.
Werk jij met ActoService? Dan kun je hier direct mee aan de slag!
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
In ActoService kun je zelf bepalen hoe jouw organisatie omgaat met werkorders die niet in één keer worden afgerond. Een relatief kleine aanpassing, maar één die direct impact heeft op de dagelijkse praktijk. Want hiermee pak je een veelvoorkomend knelpunt in service- en onderhoudsprocessen aan: grip houden op werk dat in meerdere stappen wordt uitgevoerd. Sta eens stil bij vragen als:
• Hoe vaak komen bij jullie niet-afgewerkte werkorders voor?
• Zijn de opvolgprocessen duidelijk en geautomatiseerd, of kost het planners nog veel handmatig werk?
• Welke redenen voor ‘niet afgewerkt’ komen het vaakst voor en verdienen een eigen aanpak?
Met die inzichten kun je samen met onze consultants de software zo inrichten dat jouw organisatie (én je klanten!) direct profiteren van tijdswinst, minder fouten en een soepeler proces.
Wil je zien hoe dat werkt in de praktijk?
Tijdens een korte online sessie op woensdag 3 december (om 10.00 uur) laten we je stap voor stap zien hoe deze nieuwe functionaliteit werkt.
Doe je mee? Meld je aan en je ontvangt na registratie de Teams-link om erbij te zijn!
