Wat verandert er financieel als je met meerdere BV's werkt, en hoe houd je grip?
Wie het nieuws in de installatiebranche volgt, ziet het bijna wekelijks: bedrijven die samengaan, investeerders die instappen of installatiebedrijven die hun regionale dekking uitbreiden met een overname.
Strategisch is dat een sterke zet. Maar voor de financieel verantwoordelijke brengt het direct extra complexiteit én werk met zich mee. Denk aan gescheiden administraties per BV, onderlinge facturatie en een maandelijkse consolidatie.
In dit artikel leggen we uit wat er financieel verandert zodra je met meerdere BV’s werkt, welke valkuilen je tegenkomt en hoe een ERP-systeem met multi-company functionaliteit die complexiteit structureel oplost.
Wat verandert er financieel zodra je meerdere BV's beheert?
Elke BV is een zelfstandige juridische entiteit. Dat betekent: een eigen grootboek, een eigen resultatenrekening en een eigen balans. Vanuit juridisch en fiscaal oogpunt is die scheiding verplicht. Maar voor de dagelijkse financiële sturing is het ook precies wat het lastig maakt.
Je wilt namelijk niet alleen weten hoe BV A of BV B er individueel voor staat. Je wilt het totaalplaatje zien: het groepsresultaat, de onderlinge verhoudingen en de prestaties van elk project of elke vestiging. Dat lukt niet als elke BV in een eigen systeem, of erger, in een eigen Excel, wordt bijgehouden.
Vier uitdagingen zonder multi-company functionaliteit in je ERP:
Werk je met meerdere administraties zonder geïntegreerde multi-company inrichting? Dan kom je deze situaties waarschijnlijk tegen:
- Consolidatie vindt buiten het ERP plaats
Groepscijfers worden handmatig samengevoegd in Excel, met extra controle- en correctierondes als gevolg. - Fouten in intercompany transacties
Onderlinge facturen worden dubbel geboekt of verkeerd verwerkt. - Dubbel beheer van stamgegevens
Klanten, leveranciers en projectcodes worden per BV apart bijgehouden. Dat leidt tot verschillen, fouten en dubbel werk. - Maandafsluiting duurt langer dan nodig
Cijfers uit meerdere administraties moeten handmatig worden samengevoegd voordat je echt inzicht hebt.
Meerdere administraties binnen één ERP-omgeving
Een ERP-systeem met multi-company functionaliteit brengt alle BV’s samen in één centrale omgeving, waarbij de financiële scheiding tussen entiteiten behouden blijft. Elke BV behoudt zijn eigen grootboek, eigen resultaat en eigen balans. Maar operationeel werk je vanuit één geïntegreerde structuur.
Dat heeft praktische voordelen voor installatiebedrijven. Calculatie, projectbewaking en serviceafhandeling kunnen uniform worden ingericht voor de hele groep. Tegelijkertijd blijf je per BV rapporteren voor de financiële verantwoording.
Stamgegevens, zoals klantgegevens, leveranciers en middelenbeheer, worden centraal beheerd en zijn beschikbaar voor alle BV’s. Dat voorkomt dubbele invoer en verkleint de kans op fouten.
Consolidatie zonder Excel: zo werkt het in de praktijk
Consolidatie is voor veel financieel verantwoordelijken een maandelijks terugkerend knelpunt, dat (deels) buiten het ERP plaatsvindt. Als voorbeeld: een project-BV die werkzaamheden uitvoert voor een service-BV. Facturen worden onderling verstuurd, intercompany transacties worden handmatig verwerkt en bij de maandafsluiting volgt een aparte consolidatie in Excel. Een tijdrovende klus met kans op fouten.
Wanneer meerdere administraties binnen één ERP-omgeving zijn ingericht, wordt consolidatie onderdeel van je standaardrapportages. Intercompany transacties worden structureel vastgelegd en automatisch verwerkt in groepsrapportages.
Zo heb je sneller inzicht in het totale groepsresultaat, zonder handmatige tussenstappen.
Zo krijg je grip op meerdere administraties met ActoBusiness ERP
Met ActoBusiness ERP beschik je standaard over Multi-BV functionaliteit binnen één geïntegreerd ERP-platform.
Dat betekent:
- Eigen administratie per BV, één centrale omgeving
Elke BV heeft een eigen financiële administratie, terwijl je werkt vanuit één geïntegreerde ERP-structuur. - Consolidatie als standaardrapportage
Consolidatie is een standaardrapportage, geen apart Excel-traject - Intercompany transacties onder controle
Onderlinge facturen worden structureel vastgelegd en correct verwerkt in je rapportages. - Eén uniforme werkwijze voor de hele groep
Calculatie, projectbewaking en service zijn uniform ingericht voor de hele groep - Klaar voor groei en overnames
Een nieuwe BV of overname is eenvoudig toe te voegen zonder nieuwe implementatie.
Voor installatiebedrijven die werken met meerdere entiteiten biedt dit de financiële grip die nodig is om snel én betrouwbaar te sturen, zowel op BV-niveau als op groepsniveau.
