Release informatie ActoProject en ActoService 25.30
Release 25.30 ActoProject en ActoService is beschikbaar vanaf 1 oktober 2025
In de releasenotes lees je alles over de verbeteringen en aanpassingen die wij de afgelopen periode in ActoProject / ActoService hebben aangebracht.
Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen per proces.
Het kan zijn dat voor bepaalde functionaliteiten instellingen/bedrijfsconstanten aangezet moeten worden. Zie hiervoor release-info op ActoWiki en de SA-informatie, of neem contact op met je accountmanager.
Calculatie
Het handmatig doorlopen en aanpassen van P-materialen in offertes is verleden tijd. Dankzij een nieuwe importfunctie in Offertematerialen (CLC052) kun je nu in één keer prijsaanpassingen doorvoeren via een CSV-bestand. Minder foutgevoelig, meer overzicht, en vooral veel sneller werken.
Logistiek
Het MBB bestaat vaak uit grote aantallen producten en artikelen waar je slechts een beperkt deel van gebruikt. Vaak worden hele leveranciersassortimenten ingelezen in plaats van de werkelijk gebruikte artikelen. Het beheren van het middelenbestand was tot nu toe een tijdrovende klus. Grote artikelbestanden moesten handmatig worden ingelezen, terwijl slechts een klein deel van die artikelen daadwerkelijk gebruikt werd. Met het zelflerend middelenbeheer is dat verleden tijd.
Het systeem leert nu automatisch welke artikelen jouw organisatie écht gebruikt, houdt het MBB actueel en zorgt ervoor dat je altijd beschikt over de laatste prijzen.
Bestel je regelmatig via de Bestel App materialen voor verschillende projecten, dan wil je geen oude of afgesloten projecten meer tegenkomen in je lijst. Voorheen gebeurde dat wel en dat zorgde voor verwarring en foutjes. In de nieuwe situatie worden afgeronde projecten automatisch weggefilterd, op basis van stadium per projectdeel. Collega’s die bestellen hoeven daardoor niet meer te twijfelen of een project nog “open” is, maar zij zien alleen de projecten waarop zij daadwerkelijk mogen boeken. Dit maakt de app overzichtelijker en voorkomt verkeerde bestellingen.
Wanneer je een magazijnbesteladvies maakt en daaruit bestelorders aanmaakt, kan het voorkomen dat je de aantallen in de bestelorder later nog aanpast. Tot nu toe hield het systeem bij nieuwe besteladviezen geen rekening met deze aanpassingen, maar keek het naar de oorspronkelijke aantallen uit het advies. Dat leidde soms tot dubbele of onnodige bestellingen.
Door bij het genereren van magazijnbesteladviezen rekening te houden met het werkelijk bestelde aantal in plaats van het oorspronkelijke adviesaantal, wordt de nauwkeurigheid van de bestelvoorstellen aanzienlijk verbeterd. Zo sluit het besteladvies beter aan op de praktijk, voorkom je overvoorraad en werk je efficiënter met je magazijnvoorraad.
Steeds meer installatiebedrijven besteden hun magazijn en logistiek uit aan een specialist. Tot nu toe sloot de expeditie-module daar niet op. Met deze innovatie kan je nu ook naadloos samenwerken met een externe expediteur en kun je de complete logistiek door een logistieke partner laat verzorgen. Het systeem wisselt automatisch orders, retouren en voorraadinformatie uit met die partij. Je eigen organisatie hoeft zich dus niet meer druk te maken over picken, verzenden of retourstromen. Het voordeel? Je profiteert van de expertise en schaalgrootte van de expediteur, terwijl je proces strak in Acto blijft lopen.
Tot nu toe kon je wel project- en werkorders via de expeditie laten lopen, maar verkooporders niet. Dat maakte het proces onnodig ingewikkeld. Nu kun je ook verkooporders via de expeditiemodule laten lopen. Stel: je levert naast je projecten ook losse materialen aan een klant. Dan wordt de hele distributie nu via hetzelfde logistieke proces afgehandeld. Dat maakt de organisatie consistenter en geeft de magazijnmedewerker één duidelijke werkwijze.
Service
Om de herkenbaarheid van de installatie te vergroten en daarmee gebruikers van zowel de binnen- als buitendienst van beter informatie te voorzien is de Service Importsoftware uitgebreid met de mogelijkheid om:
- De Installatienaam massaal te wijzigen, nu kan dit alleen handmatig (per stuk)
Met deze functionaliteit kun je dus heel snel je installatiedata verrijken. - Bij het toevoegen van de installatie kun je een afwijkende naam voor het hoofdinstallatiedeel opgeven.
Hiermee kan in een aantal gevallen met minder objectstructuren gewerkt worden zonder informatieverlies.
Monteurs plannen vaak indirecte uren, bijvoorbeeld voor toolbox-meetings, interne trainingen of vakanties. Deze uren stonden wel in de planning en de Werkorder App, maar kwamen niet automatisch in de urenverantwoording terecht. Monteurs moesten die uren handmatig toevoegen. Dat leidde tot fouten en dubbel werk. Vanaf nu worden die indirecte uren automatisch meegenomen in de urenverantwoording. Voor de monteur betekent dit: minder administratieve rompslomp. Voor de planner: een completer en betrouwbaarder overzicht.
Voor servicebedrijven die met een callcenter werken, was het lastig dat meldingen niet volledig geregistreerd konden worden. Een uniek referentienummer of de melder meegeven was onmogelijk. In de nieuwe situatie kan dat wel. Dankzij de uitbreiding van de webservice is het nu mogelijk om via call centers een complete registratie aan te laten maken. Deze bevat nu velden voor het call center ID, door wie het geregistreerd is, en datum en tijdstip van de registratie. Daarmee wordt voorkomen dat dezelfde storing meerdere keren wordt ingevoerd en heeft de servicemanager een compleet overzicht.
Een veelvoorkomend probleem op de serviceafdeling: een werkorder die uiteindelijk niet kan worden afgehandeld, omdat er geen activiteiten aan gekoppeld zijn. Dat gebeurde wanneer het maximale aantal activiteiten al bereikt was. Gebruikers konden dan wel doorgaan met de werkorder, maar liepen bij de afhandeling vast. Het proces stokte en Acto support moest ingeschakeld worden om het te herstellen – zonde van de tijd.
In de nieuwe situatie controleert het systeem al vóórdat de werkorder wordt aangemaakt of er nog ruimte is voor een activiteit. Is dat niet zo, dan krijg je direct een melding en voorkom je dat een onbruikbare werkorder ontstaat. Het resultaat: een soepel proces, minder frustratie en geen onnodige herstelacties meer.
Niet elke installatie is geschikt voor remote beheer, en soms is “ja of nee” gewoon te kort door de bocht. Denk aan een situatie waarin remote niet van toepassing is, maar je dat wel wilt registreren. Daarvoor is nu de optie “NVT” toegevoegd. Zo kan je duidelijk aangeven in het klantdossier: dit systeem is niet op afstand te beheren. Het resultaat: betere communicatie naar je klant en meer duidelijkheid in de registratie.
Financieel
Aan het begin van een nieuw jaar was het overzicht van openstaande posten vaak beperkt, omdat alleen gegevens vanaf januari van het voorgaande jaar zichtbaar waren. In de nieuwe release bepaal je zelf over welke periode je de posten wilt zien. Daarmee heb je altijd een actueel en volledig beeld, of je nu alleen de laatste maanden wilt volgen of verder terug wilt kijken. Zo kun je sneller inspelen op achterstanden en houd je meer grip op je liquiditeit.
