Automatische call intake - tijd besparen door
focus op incomplete meldingen
In veel installatiebedrijven is het verwerken van servicemeldingen nog een handmatig proces. Informatie wordt overgetypt vanuit een e-mail, incomplete meldingen worden nagebeld, en de werkorder wordt vaak pas uren later aangemaakt. Tijdrovend én foutgevoelig.
Met automatische call intake verandert dat compleet.
Wat is automatische call intake precies?
Automatische call intake is een digitale intake-oplossing waarmee storingen of ondersteuningsverzoeken van opdrachtgevers direct je systeem binnenkomen. Dat kan bijvoorbeeld via de volgende routes:
- Via een website of serviceportaal;
- Via een standaard e-mailadres van jouw serviceorganisatie;
- Via een ander extern systeem, b.v. een FMIS-systeem bij jouw opdrachtgever.
Automatische verwerking, focus op uitzonderingen
Het Acto-software beoordeelt automatisch van alle binnen gekomen meldingen of alle benodigde informatie aanwezig is. Is de melding compleet? Dan wordt er direct een werkorder aangemaakt. Ontbreekt er iets? Dan markeert het systeem de melding als ‘onvolledig’, zodat je collega er zelf naar kan kijken. Zo besteed je jouw tijd alleen nog aan meldingen die écht aandacht nodig hebben – en laat je het systeem de rest doen.
Besparing: Tien minuten per melding
Jouw serviceorganisatie verwerkt dagelijks misschien wel 10-tallen of zelfs honderden meldingen: storingsmeldingen, verzoeken om installaties aan te passen of andere ondersteuningsverzoeken. Iedere melding vraagt hetzelfde ritueel: notities maken, gegevens overtypen, ontbrekende informatie uitzoeken en – als het meezit – een werkorder aanmaken. Gemiddeld kost dat zo’n tien minuten per melding – precies de tijd waarin je monteur al onderweg had kunnen zijn.
Met automatische intake wordt die tijd teruggebracht tot vrijwel nul – en dat tikt aan. Verwerk je duizend meldingen per jaar? Dan bespaar je al snel 160 werkuren. Dat is bijna een volledige werkmaand die je terugwint.
En dat is nog zonder de extra tijd die je bespaart bij planning, uitvoering en facturatie. Want ook dáár werkt een goed ingerichte intake in door.
Benieuwd hoe je je serviceorganisatie nog verder kunt optimaliseren? Lees dan ook de blog “Jouw serviceorganisatie volledig geautomatiseerd”.
Benieuwd hoe de automatisch call intake
jouw serviceorganisatie kan helpen?
Door het intakeproces te automatiseren en incomplete meldingen te prioriteren, kun je de efficiëntie van je organisatie aanzienlijk verhogen. Dit resulteert niet alleen in tijdsbesparing, maar ook in een hogere klanttevredenheid doordat problemen sneller en effectiever worden opgelost.
Meer weten?
Vraag een vrijblijvende demo aan of neem contact op
met onze collega Theo Kuijer – Senior consultant bij Acto.
