Verwerk jij de inkoopfacturen nog handmatig?
Voor veel installatiebedrijven is het verwerken van inkoopfacturen een dagelijkse uitdaging. Zeker als je werkt met veel leveranciers, projectmatig werkt en te maken hebt met service- en onderhoudswerkzaamheden, kan het factuurproces al snel een bottleneck worden.
In deze blog nemen we je mee in de belangrijkste knelpunten, de impact op je bedrijfsvoering én hoe je met slimme digitalisering van je inkoopfacturen stappen zet richting meer grip en efficiëntie.
Binnenkort beschikbaar: nieuwe integratie inkoopfactuurverwerking
In het 1e kwartaal van 2026 starten we met het vernieuwen van de integratie van de automatische inkoopfactuurverwerking.
Met deze vernieuwing ben je voorbereid op moderne scanoplossingen van onze partners die in de cloud werken, profiteer je van een snellere en stabielere verwerking van facturen en is de beveiliging van financiële gegevens beter geborgd. Daarnaast worden berichten betrouwbaarder afgehandeld, waardoor fouten en handmatig herstelwerk worden beperkt. Zo zorgen we ervoor dat je factuurproces toekomstbestendig, veilig en efficiënt blijf.
Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met je accountmanager.
Het verwerken van inkoopfacturen
4 herkenbare situaties:
1. Veel handmatig werk
Inkoopfacturen komen vaak via verschillende kanalen binnen: per e-mail, als pdf en soms zelfs nog op papier. Gegevens zoals factuurnummer, leverancier, bedragen, btw en projectnummers worden handmatig overgetypt in je bedrijfssoftware. Dat kost tijd en is foutgevoelig.
2. Gebrek aan overzicht en controle
Alle binnengekomen inkoopfacturen moeten worden gecontroleerd: klopt de prijs, is het werk uitgevoerd, hoort de factuur bij het juiste project of contract? Zonder goed overzicht is het lastig om snel te zien waar een factuur zich bevindt in het proces.
3. Vertraging in goedkeuring en betaling
Het goedkeuringsproces is een hele uitdaging. De factuur moet langs de projectleider of contractmanager. Zeker als facturen fysiek of per mail rondgaan voor akkoord, ontstaan er vertragingen of raken facturen zoek. Dat kan leiden tot te late betalingen, ontevreden leveranciers of gemiste betalingskortingen.
4. Lastige koppeling met projecten en servicecontracten
Voor installatiebedrijven is het cruciaal dat kosten direct op het juiste project, werkorder of servicecontract terechtkomen. Handmatige verwerking vergroot de kans op verkeerd geboekte kosten, wat de nacalculatie en margebewaking onder druk zet.
Hoeveel tijd kost het factuurproces jou nu écht per week?
Verbeter je inkoopfactuurproces, start met digitalisering
Door inkoopfacturen te scannen en automatisch te laten herkennen, pak je de knelpunten in het factuurproces bij de kern aan. Het verwerken van facturen wordt overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig. Handmatig invoerwerk verdwijnt grotendeels, terwijl je juist meer grip krijgt op kosten en voortgang.
Het digitaliseren van je inkoopfacturen zorgt voor een snel en soepel inkoopfactuurproces:
- Stop met overtypen, start met automatische vastlegging van factuurgegevens
Factuurgegevens zoals leverancier, factuurdatum, bedragen en btw worden automatisch herkend en klaargezet voor verwerking. Daardoor is overtypen niet meer nodig en neemt de kans op fouten aanzienlijk af. Medewerkers besteden minder tijd aan invoer en meer tijd aan controle en inzicht.
Controleer facturen sneller en consistenter
Omdat facturen digitaal beschikbaar zijn, verloopt de controle veel sneller. Afwijkingen in bedragen, ontbrekende gegevens of dubbele facturen vallen eerder op, waardoor je sneller kunt ingrijpen en herstelwerk achteraf voorkomt.
Kosten direct op juiste project of contract
Door slimme herkenning en vaste regels kunnen facturen automatisch worden gekoppeld aan het juiste project, de juiste serviceorder of kostenplaats. Dat zorgt voor direct inzicht in actuele kosten en maakt het eenvoudiger om projecten en contracten tussentijds te bewaken. De nacalculatie wordt betrouwbaarder en verrassingen achteraf blijven uit.
Mis nooit meer een betalingskorting
Digitale workflows zorgen er daarnaast voor dat inkoopfacturen sneller worden goedgekeurd en verwerkt. Dat verkort de doorlooptijd, zorgt voor tijdige betalingen en draagt bij aan een betere relatie met je leveranciers.
Werk jij al met automatische inkoopfactuurverwerking?
Een slimmer ingericht factuurproces levert installatiebedrijven direct resultaat op. Je bespaart tijd op de administratie, krijgt meer grip op kosten per project en contract en vermindert het aantal fouten en correcties. Tegelijkertijd beschik je over beter en actueler financieel inzicht, ook tijdens lopende projecten.
Voor veel installatiebedrijven is dit een logische en belangrijke stap richting verdere digitalisering en professionalisering van de bedrijfsvoering.
Werk je met ActoProject, ActoService of ActoBusiness en wil je meer weten over de mogelijkheden van het automatisch verwerken van inkoopfacturen? Neem dan contact met ons op.
