Eerst de assetlijst op orde, dan pas calculeren
Een onderhoudscalculatie begint meestal niet met rekenen.
Hij begint met een aanvraag, een bestek en een assetlijst. En juist daar begint vaak het uitzoekwerk.
Zo’n assetlijst komt zelden precies binnen in het formaat waarin je ermee wilt werken. Gegevens ontbreken, installaties zijn anders benoemd of de indeling sluit niet aan op je eigen onderhoudsstandaard.
Voordat je kunt calculeren, moet je die informatie dus eerst vertalen naar je eigen werkwijze.
Eerst de vertaalslag maken
Je moet bepalen welke assets overeenkomen met de componenten en onderhoudsstandaarden die je zelf gebruikt.
Daarbij kijk je onder andere naar:
- het juiste component;
- de benodigde onderhoudshandelingen;
- het type onderhoud, bijvoorbeeld preventief of inspectief;
- werkzaamheden die je zelf uitvoert of uitbesteedt;
- afwijkende afspraken met de klant.
Pas als die aansluiting is gemaakt, kun je echt gaan calculeren.
Een assetlijst is nog geen onderhoudsplan
Per installatiedeel moet je vervolgens bepalen welke werkzaamheden nodig zijn, hoe vaak ze terugkomen en hoeveel tijd en kosten daarbij horen.
Een eigen onderhoudsstandaard helpt om niet iedere keer opnieuw te beginnen. Maar maatwerk blijft nodig.
Een klant kan andere eisen stellen, een onderhoudshandeling kan niet van toepassing zijn of werkzaamheden worden uitbesteed.
Je wilt dus zoveel mogelijk vanuit een vaste standaard werken, maar wel kunnen afwijken waar dat nodig is.
Met de module Onderhoudscalculatie in ActoBusiness vertaal je aangeleverde assetinformatie naar je eigen onderhoudsstructuur, maak je de calculatie en zet je de uitkomsten door naar het inschrijfbiljet én de uitvoering.
Zo hoef je informatie niet telkens opnieuw uit te zoeken, over te nemen of op te bouwen.
Daarna moet alles weer terug naar het tenderformat
Als de calculatie klaar is, moeten de uitkomsten vaak weer worden aangeleverd in het format van de opdrachtgever, bijvoorbeeld via een inschrijfbiljet.
Dat betekent opnieuw een vertaalslag.
Daarom zit er rondom een onderhoudscalculatie veel werk dat niet direct met rekenen te maken heeft. Je bent vooral informatie aan het verzamelen, controleren, structureren en opnieuw presenteren.
De calculatie vormt ook de basis voor de uitvoering
Uit de onderhoudscalculatie volgen niet alleen de budgetten voor het contract, maar ook de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden.
Wanneer calculatie en uitvoering los van elkaar staan, ontstaat opnieuw handwerk. Budgetten worden overgenomen in het ERP-systeem en werkzaamheden opnieuw ingericht in het servicesysteem.
Hoe beter de informatie tijdens de calculatie is opgebouwd, hoe makkelijker je die daarna kunt gebruiken in de uitvoering.
Minder opnieuw uitzoeken
Een goede onderhoudscalculatie blijft vakwerk. Verschillen tussen klanten, installaties en contractafspraken zullen er altijd zijn.
Maar je hoeft niet bij iedere aanbesteding opnieuw vanaf nul te beginnen.
Door onderhoudsstandaarden, werkzaamheden, tijden en afspraken centraal vast te leggen, werk je vanuit een vaste basis en pas je alleen aan waar dat nodig is.
Dat scheelt uitzoekwerk en maakt duidelijker waar je afwijkt van de standaard.
Onderhoudscalculatie binnen ActoBusiness
Binnen ActoBusiness werken we aan een nieuwe module voor Onderhoudscalculatie.
Daarmee kun je aangeleverde assetinformatie vertalen naar je eigen onderhoudsstructuur en werken vanuit centraal beheerde componenten, onderhoudshandelingen en onderhoudstypen. Afwijkingen voor een specifieke klant of installatie kun je apart vastleggen.
De informatie uit de calculatie vormt vervolgens ook de basis voor budgetten en uit te voeren werkzaamheden.
Gebruik je ActoBusiness Service, dan kan die informatie binnen dezelfde omgeving verder worden gebruikt. Werk je met een andere operationele serviceoplossing, dan kan de informatie worden doorgezet naar dat systeem.
Zo voorkom je dat zorgvuldig opgebouwde informatie na de aanbesteding opnieuw moet worden uitgezocht en ingevoerd.
Een goede basis scheelt werk in iedere volgende stap
Bij onderhoudscalculatie zit veel werk in het vertalen en structureren van informatie. Hoe beter je die basis op orde hebt, hoe minder je later opnieuw hoeft uit te zoeken, over te nemen of te corrigeren.
Dat helpt niet alleen bij het maken van de calculatie, maar ook bij de stap naar contractbudgetten, planning en uitvoering.
De essentie van Onderhoudscalculatie binnen ActoBusiness: data één keer goed opbouwen en continu hergebruiken.
