Deze blog is geschreven door Rob Elders – Key accountmanager bij Acto
Inleners inzetten in de installatiebranche?
Zo houd je papierwerk én risico’s onder controle
Monteurs zijn en blijven schaars, dus vullen installatiebedrijven hun eigen teams steeds vaker aan met inleners: uitzendkrachten, detacheerders of zzp’ers. Handig voor de flexibiliteit, maar het levert óók een bak extra administratie, risico’s en compliance-issues op.
In deze blog lees je waar je op moet letten én hoe je die administratieve last tot een minimum beperkt.
Theo Kuijer – Senior consultant bij Acto
Als Senior Consultant bij Acto Informatisering B.V. heb ik jarenlange ervaring in de installatiebranche. Mijn focus ligt op het optimaliseren van service- en onderhoudsprocessen bij onze klanten. Met behulp van de Acto-software laat ik bedrijven zien hoe ze efficiënter kunnen werken en hun klanten beter kunnen bedienen. Met praktisch advies en slimme automatiseringsoplossingen zorg ik ervoor dat zij klaar zijn voor verdere groei in een continu veranderende markt.
Waarom je niet zonder inleners kunt (en eigenlijk ook niet wilt)
De krapte op de arbeidsmarkt dwingt installatiebedrijven om slimmer – en vooral flexibeler – met capaciteit om te gaan. Pieken in projecten, wisselende specialismen per opdracht en klanten verwachten áltijd snelle oplevering. Met je team van eigen personeel ga je dat simpelweg niet redden. Door inleners strategisch in te zetten kun je precies opschalen wanneer jij dat nodig hebt.
De voordelen op een rij:
- Flexibiliteit: Inleners kunnen snel worden ingezet om pieken in de werkdruk op te vangen of om tijdelijke projecten te ondersteunen.
- Specialistische kennis: Inleners kunnen specifieke vaardigheden en kennis inbrengen die nodig zijn voor bepaalde projecten.
- Kostenbeheersing: Je betaalt alleen voor werkelijk gemaakte uren.
Administratie automatiseren: zo doet de Acto Inleners-module het zware werk
Van ingehuurde uren naar vlekkeloze factuur
Naast alle voordelen die inleners jouw organisatie opleveren, levert het ook een extra administratieve last op. Urenbriefjes verzamelen en verwerken, het uitzendbureau belt wéér omdat het PO-nummer ontbreekt. Het hele proces van registreren van de gewerkte uren tot het boeken en betalen van de (correcte) factuur is dan ook een tijdrovend en foutgevoelig klus.
Dat kan gelukkig een stuk slimmer én sneller: met de Inleners-module van Acto loopt de hele workflow – van urenregistratie tot fiattering en factuurmatching – voortaan volledig automatisch.
| Uitdaging | Oplossing met Acto-software | Jouw winst |
|---|---|---|
| Handmatig uren invoeren en verwerken | Digitale urenverantwoording via Uren App De uren worden automatisch omgezet naar een inkooporder. | Minder typefouten, uren staan direct op de juiste inkooporder. |
| Onzekerheid over tarieven | Slimme controle De uren worden in de back-office automatisch gecontroleerd of de kostencodes en tarieven kloppen. Afwijkingen? Jij krijgt een seintje en past indien nodig deze aan. | Geen handmatig werk, inkooporder wordt automatisch aangemaakt en verstuurd. |
| Handmatig inkooporders aanmaken en versturen | Automatische inkooporder Na goedkeuring van de uren door de leidinggevende worden de uren automatisch samengevoegd tot een inkooporder, compleet met project- of afdelingsinformatie. | Geen handmatig werk, inkooporder wordt automatisch aangemaakt en verstuurd. |
| Facturen en inkooporders matchen | 1-klik factuurmatching De factuur kan direct gematcht worden | Foutloze verwerking binnen de crediteurenworkflow. |
| Inlenersaansprakelijkheid | G-rekening-ondersteuning en signalering bij verlopen verklaringen. | Compliance by design. |
Inzetten van inleners, hier moet je op letten
Het inhuren van extra vakmensen levert je dus veel op, maar vraagt óók om strakke spelregels. Voordat je een monteur via een uitzendbureau of detacheerder laat instromen, is het zaak om juridische, fiscale én operationele risico’s scherp in beeld te krijgen. Met de juiste afspraken en een slimme administratieve workflow voorkom je onaangename verrassingen én zorg je dat iedereen – van HR tot projectleider en finance – dezelfde uitgangspunten hanteert. Denk hierbij aan:
- Leg contract & tarief vast in één systeem
Tarieven verschillen vaak per inlener, project of toeslag. Houd daarom contract, tariefspecificatie en urenbriefje centraal bij elkaar – bij voorkeur digitaal in je ERP-systeem. - Check en borg inlenersaansprakelijkheid
Werk uitsluitend met SNA-gecertificeerde bureaus (NEN 4400-1/-2) en betaal via een G-rekening. Controleer periodiek de ‘Verklaring betalingsgedrag’ van het bureau en archiveer die automatisch. - Veiligheid & opleiding
Zorg dat inleners de juiste VCA-diploma’s en (project-)certificeringen hebben en leg dit ook vast in je ERP-software. Laat het systeem automatisch signaleren wanneer documenten verlopen.
Benieuwd hoe onze software jouw installatiebedrijf kan helpen?
Plan een vrijblijvende afspraak ik en maak kennis met onze software en ontdek de voordelen voor jouw organisatie!
