Bedrijven met veel verschillende projecten en/of servicecontracten hoef je niet uit te leggen wat de integratie van de projectplanning en geautomatiseerde urenregistratie van ITmobile met het ERP-systeem van Acto in de dagelijkse praktijk oplevert. Bedrijven als Guts Installatietechniek, IBK en Fri-Jado hebben met deze oplossing hun projectmanagement, projectplanning, urenbewaking en facturatie van projecten dagelijks op orde.
Update: per 1-1-2017 gaat ITmobile verder onder de naam Fleet Complete
Realtime inzicht in de kosten en resultaat op uw projecten
Actuele informatie rond projectplanning en automatische registratie van (reis)uren en kilometers worden niet alleen gebruikt om facturen snel en correct de deur uit te krijgen, salaris en reiskostenvergoeding op de cent nauwkeurig uit te betalen, maar vooral om vast te stellen of de gebudgetteerde kosten en uren versus de gerealiseerde kosten en uren in de pas lopen. Zodat er een betrouwbare projectprognose gemaakt kan worden.
Veelal worden de uren en kosten nu nog op verschillende manieren handmatig genoteerd en verwerkt. Maar met de oplossing van ITmobile in combinatie met Acto is dat verleden tijd. Met deze oplossing plant u uw medewerkers eenvoudig in en dankzij de voertuigregistratie wordt de besteding van uren automatisch aangeleverd in uw projectadministratie. U heeft dus altijd direct inzicht in de planning, voortgang en bewaking. En dat allemaal volledig automatisch en geïntegreerd!
Hoe werkt die integratie in de dagelijkse praktijk?
De in Acto vastgelegde opdrachten (projecten of onderhoudscontracten) worden automatisch naar de planningsmodule ITmobile verstuurd. Uw planningsafdeling plant heel eenvoudig met ‘drag & drop’ de verschillende opdrachten. Met deze planningsinformatie worden in Acto de werkorders aangemaakt. Voor uw servicemonteurs biedt Acto deze opdracht aan via een handige app op de tablet (of smartphone). Op de tablet kan de monteur alle informatie over het verloop van het project, te factureren uren, verbruikte materialen doorgeven aan de back-office. Maar ook de opdrachtgever kan het status verloop op deze manier gemakkelijk online volgen in het serviceportaal.
De door de monteur gewerkte uren worden ten behoeve van de nacalculatie en verloning via de ITmobile black box geheel automatisch geregistreerd. De facturabele tijd wordt door de monteur bepaald en verloopt via de tabletoplossing van Acto, waarbij de klant tekent voor akkoord van de uitgevoerde opdracht. Fijne bijkomstigheid: zo heeft u nooit onenigheid over de juistheid van de factuur.
Klus geklaard? Factuur en verloning zijn al geregeld
De gegevens uit deze beide informatiestromen (uit de black-box en vanaf de tablet) vormen direct de basis voor alle vervolgprocessen bij u op kantoor: de nacalculatie en project bewaking, werkorderbewaking en facturatie, de registratie van alle soorten uren en de verloning. Dankzij deze oplossing krijgt u uw geld sneller op uw bankrekening en is de verloning altijd conform uw cao en afspraken. Zo eenvoudig kan het zijn!
