Release informatie ActoProject en ActoService 25.20
Release 25.20 ActoProject en ActoService is vanaf nu beschikbaar!
In de releasenotes lees je alles over de verbeteringen en aanpassingen die wij de afgelopen periode in ActoProject / ActoService hebben aangebracht.
Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen per proces.
Het kan zijn dat voor bepaalde functionaliteiten instellingen/bedrijfsconstanten aangezet moeten worden. Zie hiervoor release-info op ActoWiki en de SA-informatie, of neem contact op met je accountmanager.
Calculatie
Het handmatig doorlopen en aanpassen van P-materialen in offertes is verleden tijd. Dankzij een nieuwe importfunctie in Offertematerialen (CLC052) kun je nu in één keer prijsaanpassingen doorvoeren via een CSV-bestand. Minder foutgevoelig, meer overzicht, en vooral veel sneller werken.
Logistiek
Op SLS-labels wordt nu altijd een duidelijk bonnummer vermeld — of het nu gaat om een magazijnuitgifte of expeditieorder. Hiermee voorkom je verwarring en verbeter je de communicatie tussen afdelingen. Ook het verouderde nummer ‘690’ is verwijderd.
Projectbestellingen via de BestelApp worden niet meer automatisch doorgezet. Afhankelijk van je instellingen blijven de regels nu ‘wachten’ in LPM200 totdat een projectleider deze accordeert. Zo houd je meer grip op het inkoopproces.
Bestellingen via de app voor een service-werkorder worden nog wel direct verwerkt tot en met de bestelorder, uiteraard kun je hiervoor ook procuratie voor instellen.
Goed nieuws: leverancier Gevier is toegevoegd aan de SelectOnline-functionaliteit. Artikelen overnemen vanuit hun website naar ActoProject is nu net zo eenvoudig als bij andere leveranciers.
Een aantal van onze klanten werkt met ISAH en willen de bestelorders (dus ook de orders aan externe leveranciers) via ISAH laten verlopen.
Vanaf deze release is dat mogelijk; nu kun je dus een projectmateriaal, een artikel dat niet voorkomt in het MBB, bestellen via ISAH. Het is noodzakelijk om hierbij aan te geven dat het een projectmateriaal betreft. Daarnaast moet worden aangegeven dat het om een bestelling bij een externe leverancier gaat.
Service
Steeds meer klanten maken gebruik van externe MJOP-software, die afhankelijk is van unieke identificatiecodes om gegevens correct te koppelen. Daarom zijn dossiers en installaties in ActoProject nu voorzien van een unieke GUID, die zichtbaar wordt zodra de optie ‘Beheer MJOP’ is geactiveerd. Deze GUID’s kunnen worden ingelezen via de standaard importprogramma’s en zijn opgenomen in de zoekfunctionaliteit, maar kunnen niet worden overschreven.
Deze aanpassing zorgt ervoor dat gegevensuitwisseling met externe systemen nauwkeuriger verloopt en dat wijzigingen altijd op het juiste installatiedeel worden toegepast, wat fouten voorkomt en de betrouwbaarheid van het MJOP-proces aanzienlijk vergroot.
Het beheren en onderhouden van dossiers, installaties en onderhoudsobjecten wordt in sommige gevallen in een externe applicatie gedaan. Dan is het erg belangrijk dat deze gegevens niet (per ongeluk) worden aangepast of overschreven in ActoProject.
Om dit te waarborgen, is een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarbij dossiers en installaties in ActoProject alleen nog gewijzigd kunnen worden als de optie ‘Beheer MJOP’ niet is aangevinkt. Zodra deze optie actief is, worden wijzigingen in ActoProject geblokkeerd en blijft de externe applicatie leidend. Dit voorkomt dat gegevens uit de pas gaan lopen tussen systemen en biedt klanten de zekerheid dat hun centrale beheeromgeving altijd de bron van waarheid blijft.
Deze instelling is configureerbaar per gebruiker en organisatie, zodat er maximale controle is over wie wat mag aanpassen.
Voor serviceorganisaties die werken met klantteams of projectleiders die zelf verantwoordelijk zijn voor de planning van werkzaamheden, was het tot nu toe lastig om in het planbord inzicht te krijgen in werkorders die specifiek voor hen relevant zijn. Daarom is de universele planbordkoppeling (UPK) uitgebreid met de code en naam van zowel de projectleider als het hoofd engineering van het project. Deze informatie wordt nu meegestuurd naar het planbord, waardoor gebruikers eenvoudig kunnen filteren op hun eigen projecten en verantwoordelijkheden.
Deze aanpassing biedt meer overzicht, maakt gerichter plannen mogelijk en ondersteunt een efficiëntere werkverdeling binnen teams. Wil je gebruik maken van deze functionaliteit? Neem dan contact op met je accountmanager.
In situaties waarin per ongeluk verkeerde registraties worden ingelezen, was het voor klanten tot nu toe vaak nodig om contact op te nemen met support om deze op ‘vervallen’ te laten zetten—vooral wanneer de status niet handmatig aangepast kon worden, bijvoorbeeld doordat het bijbehorende dossier of de installatie niet actief was.
Om dit proces te vereenvoudigen, is er nu een nieuwe functie toegevoegd aan Service-meldingen beheren (SMS325) waarmee klanten zelf de status van een registratie op ‘vervallen’ kunnen zetten. Deze functionaliteit is autoriseerbaar via Instellen gebruikersacties (PRM134), zodat alleen bevoegde gebruikers hier toegang toe hebben.
Met deze aanpassing bespaar je tijd en vermindert de afhankelijkheid van support en heb je meer controle over gegevensbeheer.
Financieel
De XML die gebruikt wordt voor facturatie via Advanced Forms is uitgebreid met:
- Kostenplaatscode;
- Aanvullend adres van de debiteur;
- E-mailadres van de gebruiker die factureerde.
Dat betekent meer controle en betere communicatie richting klant én intern.
