Eekels heeft gekozen om een groot deel van het inkoopproces te automatiseren. Hiermee wordt bij Eekels het proces, van inkooporder tot en met ontvangstbevestiging, geautomatiseerd met behulp van de Purchase-to-Pay (P2P) oplossing van Acto. Deze oplossing biedt de medewerkers van de inkoop een set aan hulpmiddelen om zonder menselijke tussenkomst het bestelproces te doorlopen. Dankzij de ‘no-hands’-filosofie hebben zij dus letterlijk hun handen vrij en hoeven zij zich alleen nog maar te focussen op de uitzonderingen binnen dit proces.
Alleen bij afwijkingen of als materiaal niet (tijdig) leverbaar is, is er actie vanuit onze kant nodig.
Van ICM naar P2P
Directe aanleiding voor de overstap naar Purchase-to-Pay is enerzijds de toename van het inkoopvolume door de groei van de organisatie en anderzijds doordat diverse leveranciers stoppen met de ondersteuning van bestellingen via ICM-berichten. De huidige methodiek van bestellen via ICM-berichten wordt geleidelijk vervangen door de Purchase-to-pay methodiek. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een MessageService, die de communicatie tussen besteller en leverancier mogelijk maakt.
De berichten, de bestelorders, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen, worden op basis van de DICO-standaard opgesteld en uitgewisseld. DICO is dé berichtenstandaard voor digitale communicatie tussen ketenpartijen in de bouw- en installatiesector en wordt beheerd door Ketenstandaard.
In eerste instantie start Eekels dit project met één leverancier, maar het uiteindelijke doel is om zoveel mogelijk leveranciers aan te sluiten op deze standaard.
“Door het gebruik van Purchase-to-Pay verwachten wij veel repeterend werk te kunnen automatiseren. Reguliere bestellingen zullen zonder tussenkomst van onze medewerkers automatisch door het systeem heen lopen en worden aan het einde van de rit automatisch betaalbaar gesteld. Alleen bij afwijkingen of als materiaal niet (tijdig) leverbaar is, is er actie vanuit onze kant nodig. Doordat we ons dus eigenlijk alleen maar bezig hoeven te houden met deze uitzonderingen, verwachten wij meer overzicht en rust in het werk te creëren.”
Voordelen Purchase-to-Pay
- Een hoger matchingspercentage, waardoor pakbonnen en facturen volledig automatisch verwerkt worden.
- Minder handmatige acties en/of correcties.
- Nooit meer extra kosten van extra order door incomplete leveringen.
- Dankzij het no-hands principe realiseer je tijdsbesparing over het gehele proces.
- Efficiënter werken, waardoor jouw medewerkers op kantoor hun tijd kunnen besteden aan urgente zaken.
