Aart Kramer van Scheer & Foppen Installatietechniek vertelt

Scheer & Foppen Installatietechniek werkt al meer dan 25 jaar met de software van Acto, maar tot een paar jaar geleden deed de serviceafdeling nog alles op papier. Inmiddels werken alle monteurs met tablets en zijn de werkbonnen vrijwel volledig gedigitaliseerd. Een grote verandering voor monteurs die er al tientallen jaren werken en gewend waren om alles met een papieren werkbon te doen. Manager Service & Onderhoud Aart Kramer, zelf 42 jaar geleden bij Scheer & Foppen begonnen als monteur, vertelt hoe het bedrijf digitaliseerde en wat dat nu concreet oplevert.

Alle informatie in één systeem

Aart Kramer kwam zelf 42 jaar geleden bij Scheer & Foppen werken als monteur, groeide door naar projectleider in de werktuigbouw en is nu al geruime tijd manager van de serviceafdeling. Zo’n 15 jaar geleden zocht Scheer & Foppen naar een goed softwarepakket. Het bedrijf zag de verandering in de markt en realiseerde zich dat het cruciaal was om die stap te maken. Om alle informatie over projecten, van opdracht tot en met de facturering, aan elkaar gekoppeld in één systeem vast te leggen. Na een vergelijking van meerdere systemen viel toen de keuze op Acto.

Aart: “Acto kwam als het duidelijkste pakket en als het makkelijkst om mee te werken uit de bus. We zijn er vervolgens meteen druk mee in de weer gegaan, want het programma moest natuurlijk gevuld worden. We gingen werken met de calculatie-, projecten- en service-module. Veel processen digitaliseerden we daarmee, maar voor de monteurs bleven we werken met papieren werkbonnen. Dat veranderde toen Acto een aantal jaar geleden haar service-oplossing compleet vernieuwde en verder ging onder de naam ActoService. Toen besloten we ook de werkbonnen te digitaliseren met een app voor de monteurs en inmiddels zijn we bijna helemaal digitaal.”

Digitaliseren is een cultuurverandering

Makkelijk was de verandering niet, vertelt Aart. “Het is door de andere manier van werken echt een cultuurverandering. De monteurs moesten ineens in een hele andere wereld stappen en dat is voor de ene monteur makkelijker dan de andere. We zijn daarom begonnen met een klein groepje en hebben die groep stap voor stap uitgebreid. Daarbij begeleidden we de monteurs heel persoonlijk. We zijn een-op-een met ze gaan zitten om te laten zien hoe het werkt. En als ze een probleem hebben of iets niet snappen helpen we meteen.”

Meteen inzicht

Gaandeweg begonnen de monteurs er steeds meer de voordelen van in te zien. “Onze monteurs hebben allemaal een eigen bus met een voorraad materialen. Die voorraad staat geregistreerd op hun tablet, dus zodra ze een kraan uit de auto halen en deze op de digitale werkbon zetten, wordt achter de schermen in het magazijn automatisch een nieuwe besteld. Elke dag komen de monteurs even aan de zaak en krijgen ze alle aanvullingen voor de voorraad in hun bus weer mee.”

“Dat werkt heel prettig, dat zien de monteurs ook. Maar in het begin is het natuurlijk zoeken naar producten omdat in het systeem de naam ervan net even anders is dan ze gewend waren. Bovendien hebben ze nu veel meer verantwoordelijkheid als het gaat om het juist invoeren van gegevens. Dat gaat immers direct de systemen in. Ze moeten dus echt op ‘start’ drukken als ze aan een klus beginnen en weer op ‘stop’ als ze klaar zijn en de klant ter plekke digitaal laten tekenen. Dat is even anders dan hoe het hiervoor ging. Maar de winst is gigantisch. Voorheen moesten we al die papieren werkbonnen immers overtypen. Nu zien we op kantoor meteen nadat de monteur ergens klaar is hoeveel uren hij aan die klus heeft gewerkt en welke materialen hij gebruikte.” Op deze manier kan Scheer & Foppen direct de factuur versturen.

Scheer & Foppen serviceoplossing ActoFormulieren App

In totaal werken nu 22 monteurs met deze digitale werkbonnen-app. Bovendien zet Scheer & Foppen Installatietechniek sinds kort ook de Formulieren App in. “Een gigantische stap”, noemt Aart het. “We gebruiken het nu, om te beginnen, voor de stookrapporten. Het formulier wordt door de monteur meteen digitaal ingevuld en hangt achter de werkbon. Ook dat moesten we voorheen allemaal overtypen. Het is echt een enorme verbetering, want het scheelt tijd en fouten.” Scheer & Foppen stopt er ook hier veel tijd in om de monteurs te begeleiden bij het in gebruik nemen van de digitale formulieren. “De monteur die het invult is verantwoordelijk voor het goed invullen van het formulier, dus het is belangrijk dat we dat meegeven, wat het betekent om dat in te vullen.”

Stap voor stap optimaliseren

Scheer & Foppen zit nog middenin de optimalisaties, want bij het in gebruik nemen van nieuwe systemen loop je altijd tegen dingen aan. “We hebben de adressen van klanten allemaal ingevoerd op postcode en soms komen we dan nog een typefoutje tegen. Dan staat er bijvoorbeeld een letter verkeerd. Vervelend, want dan wordt het zoeken voor de monteur. Blijven benadrukken hoe belangrijk het is dat alles goed wordt ingevuld is dus heel belangrijk.”

Heeft Aart nog tips voor andere bedrijven? “Pak het stap voor stap aan en begeleid de mensen er goed bij. Ga naast ze zitten, neem de tijd, zorg dat je bereikbaar bent als ze vastlopen, zodat ze meteen kunnen bellen en je het op kan lossen. En als je een programma kiest, zorg dan dat alles aan elkaar gekoppeld zit, van de opstart van een project tot en met de facturatie. Houd financiën en de uitvoering niet apart. Als je alles bij elkaar hebt in één systeem kun je altijd overal bij, heb je alle informatie tot je beschikking en kun je altijd alles terugvinden.”

Scheer & Foppen Installatietechniek werd in 1964 opgericht door Aart Foppen. Hij startte als lokale installateur vanuit zijn woning in Harderwijk en bouwde het bedrijf steeds verder uit. Inmiddels heeft Scheer & Foppen als totaalinstallateur op het gebied van elektrotechniek en werktuigkunde meer dan 130 medewerkers in dienst.

www.sfi.nl

logo scheer en foppen

Deel dit bericht:
WordPress Appliance - Powered by TurnKey Linux