Waarom “gebruiken we onze software nog goed?” een andere vraag is dan een paar jaar geleden
Oorspronkelijk gepubliceerd 23 oktober 2024 · Laatst bijgewerkt op 21 juli 2026
Een paar jaar geleden was dit een vraag over gewoontes: gebruiken je mensen de software nog zoals deze bedoeld is, of zijn er sluiproutes of work-arounds ontstaan met Excel? Die vraag is niet verdwenen, maar hij is inmiddels niet meer de hele vraag.
Software staat nu onder druk van buitenaf. Ontwikkelingen als AI, cloud en wetgeving gaan sneller dan de meeste organisaties (hun softwaregebruik) kunnen bijhouden. AI verandert wat een pakket kán. Cloud-ontwikkeling verandert hoe snel een leverancier kan doorbouwen. En wetgeving zoals NIS2 verandert wat er verplicht ís, daarover schreven we in een andere blog al.
Wie alleen kijkt naar “werkt onze software nog zoals we gewend zijn”, mist de helft van het verhaal.
Software is nooit af betekent daarom niet alleen dat de leverancier moet blijven doorontwikkelen. Het betekent net zo goed dat de gebruikers zelf moet blijven meebewegen. Een pakket dat drie jaar geleden perfect aansloot, kan nu alsnog achterlopen. Niet omdat het product stilstond, maar omdat het gebruik ervan dat wél deed.
Bijblijven en meebewegen hoeft niet ingewikkeld te zijn. In deze blog geven we vijf tips om vandaag al mee te beginnen.
Zo blijf je jouw software optimaal gebruiken
Het niet optimaal benutten van je bedrijfssoftware leidt tot fouten, frustratie, en in sommige gevallen zelfs een terugkeer naar handmatige processen met Excel of Word.
Hoe zorg je ervoor dat jouw bedrijf optimaal blijft profiteren van de (nieuwe) mogelijkheden van de software zodat je investering niet verloren gaat?
1. Wijs een groep key-users aan
Niet iedereen in het bedrijf hoeft een expert te zijn in de software, maar het kan wel enorm helpen om enkele key-users aan te wijzen. Dit zijn medewerkers die diepgaande kennis hebben van de software en dienen als aanspreekpunt voor de andere collega’s. Ze kunnen vragen beantwoorden, snel problemen oplossen en nieuwe functies uitproberen voordat ze breed worden uitgerold. De key-users zijn vaak ook de vaste contactpersonen voor je softwareleverancier en de rest van het team. Doordat zij regelmatig contact hebben met de leverancier zorgen zij ervoor dat alle informatie die voor jullie organisatie van belang is snel kunnen doorzetten. Zo blijft je bedrijf altijd up-to-date en kunnen nieuwe ontwikkelingen snel worden doorgevoerd.
Tip: Plan periodieke sessies waarin de key-users hun kennis delen met een bepaalde afdeling, team of het hele bedrijf. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn; een korte demo of presentatie kan al veel waardevolle inzichten opleveren.
2. Evalueer regelmatig je proces en software
Bedrijfsprocessen veranderen en software moet meegroeien. Het is daarom belangrijk om regelmatig te evalueren of de software nog steeds aansluit op de manier waarop jouw bedrijf werkt. Wat in het begin misschien een goede oplossing leek, kan na verloop van tijd minder efficiënt worden als de bedrijfsvoering verandert. Door regelmatig te evalueren, kun je problemen snel signaleren en verbeteringen doorvoeren.
Plan bijvoorbeeld elk half jaar een evaluatiemoment in waarbij je kijkt naar het gebruik van de software: Welke functies worden veel gebruikt? Waar loopt men tegenaan? Zijn er nieuwe updates of modules die interessant zijn voor het bedrijf?
Tip: Betrek key-users en eindgebruikers bij deze evaluaties. Zij kunnen je waardevolle inzichten geven over hoe de software in de praktijk wordt gebruikt en welke functies beter benut kunnen worden. Nog efficiënter wordt deze evaluatiesessie als je een consultant van je softwareleverancier hierbij uitnodigt. Hij of zij kan je vaak direct al zorgen voor een aantal quick wins.
3. Attendeer je medewerkers op handleidingen en tutorials
Bedrijfssoftware wordt vaak geleverd met uitgebreide (online) handleidingen en tutorials. Maar vaak worden deze worden in de praktijk niet gebruikt. Veel gebruikers kiezen ervoor om zelf problemen op te lossen of collega’s om hulp te vragen, terwijl er vaak uitstekende bronnen beschikbaar zijn die veel sneller een antwoord bieden. Door medewerkers te wijzen op deze bronnen, kunnen ze zelfstandiger werken en wordt tijdverlies door onnodige vragen beperkt.
Tip: Zet (linkjes naar) de belangrijkste handleidingen en tutorials centraal op je intranet of een gedeelde drive. Maak het zo laagdrempelig mogelijk om deze bronnen te raadplegen.
4. Houd je software up-to-date: maak gebruik van nieuwe functionaliteit
Software evolueert voortdurend. Periodiek worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd en verbeteringen doorgevoerd die het werk makkelijker kunnen maken. Het kan echter voorkomen dat deze updates over het hoofd worden gezien, waardoor je waardevolle verbeteringen misloopt. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat de software altijd up-to-date is en dat je team de nieuwe functies ook daadwerkelijk benut.
Tip: Maak de groep key-users en/ of IT-medewerkers verantwoordelijk voor het monitoren van updates en het informeren van de rest van de organisatie over nieuwe functionaliteiten. Je kunt hierbij ook ondersteuning vanuit je softwareleverancier vragen.
5. Volg trainingen en opfriscursussen
Een van de grootste oorzaken van inefficiënt softwaregebruik is een gebrek aan kennis. Ondanks goede instructies zakt deze na verloop van tijd weg, vooral door personeelsverloop. Nieuwe functies blijven vaak onopgemerkt. Regelmatige trainingen, intern of extern via de softwareleverancier, zijn essentieel om kennis up-to-date te houden.
Geef medewerkers voldoende tijd om deze te volgen en benadruk het belang ervan binnen het bedrijf. Bij Acto organiseren we regelmatig gratis online trainingen voor de gebruikers van ActoProject en ActoBusiness.
Tip: Maak gebruik van de gratis online trainingsmogelijkheden die medewerkers up-to-date houden. Of vraag naar de mogelijkheden van een in-house training, afgestemd op de specifieke vragen en kennisbehoefte van jouw organisatie.
Bedrijfssoftware kan een enorme toegevoegde waarde bieden voor je organisatie, maar alleen als je blijft meebewegen met wat er verandert. Door regelmatig te investeren in trainingen, key-users aan te wijzen, handleidingen toegankelijk te maken, de software up-to-date te houden en het gebruik te evalueren, zorg je dat jouw bedrijf het maximale uit zijn software blijft halen.
Deze vijf tips zijn een begin, geen eindpunt. De komende maanden gaan we hier verder op in, voor calculatie en service, maar ook voor de vraag of je huidige softwarelandschap nog wel aansluit bij waar je naartoe groeit.
Wil je dat niet missen? Volg ons op LinkedIn of schrijf je in voor de nieuwsbrief.
