Bestellen en betalen: het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk kost het installatiebedrijven dagelijks veel tijd en energie. Daarom ontwikkelen we bij Acto software met een duidelijke visie: software moet handmatig en repeterend werk automatiseren. Deze no-hands filosofie is gericht op slim automatiseren, zodat jouw medewerkers alleen aandacht besteden aan wat écht belangrijk is: de uitzonderingen.
Ook het bestel- en betaalproces hebben we op deze manier opnieuw vormgegeven. Het resultaat noemen we Purchase-to-Pay (P2P): een volledig geautomatiseerd proces van bestellen tot en met betalen van de inkoopfactuur.
Waarom jouw bestelproces zoveel tijd kost
Iedereen die betrokken is bij het bestellen van materialen weet dat het een arbeidsintensief proces is. Er zijn veel verschillende handelingen nodigen om er zeker van te zijn dat alle benodigde materialen op tijd op de juiste locatie worden afgeleverd. In veel installatiebedrijven kost dit dagelijks uren. Zeker als een afwijking te laat wordt ontdekt en een monteur op de bouwplaats misgrijpt. Dan lopen projecten vertraging op en stijgen de kosten.
Maar het proces houdt niet op nadat de bestelling is geplaatst. Het is het startpunt van een van de administratieve processen binnen jouw organisatie. De bestelorder moet gematched worden met de orderbevestiging en eventueel met de pakbon en daarna nog met de factuur. Als dat allemaal klopt, dan pas kan de factuur betaald worden.
Bestellen en betalen: automatisch en snel via P2P
Met de Purchase2Pay-oplossing binnen de Acto software automatiseer je het volledige proces, van kladorder tot betaling van de factuur:
Kladorder:
Het begint met een kladorder (conceptorder): een snelle, automatische voorraadcheck bij jouw voorkeursleverancier.
Bestelorder:
Is alles beschikbaar op de gewenste leverdatum? Dan wordt die kladorder automatisch omgezet in een definitieve bestelling. Dit hele proces duurt slechts seconden en verloopt compleet no-hands.
Is er een afwijking?
Bijvoorbeeld omdat product niet op voorraad is, of niet tijdig leverbaar. Dan ontvang je direct een duidelijk signaal. Zo kun je snel een alternatief bestellen, eventueel bij een andere leverancier, en voorkom je dat het werk stilvalt.
Factuur en betaling:
Eenmaal geleverd gaat het administratieve proces verder: matchen van de order, pakbon en factuur. Met P2P gebeurt dit automatisch dankzij de 3-weg matching.
Klopt alles? Dan gaat de factuur door naar de betaling. Zijn er uitzonderingen? Ook dan krijg je een signaal en kun je gericht actie ondernemen.
Voordelen Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay werkt op basis van branchebrede standaarden. Alle berichten, van conceptorder tot en met factuur, worden uitgewisseld als XML-berichten in DICO-formaat. Hierdoor kan zowel jouw ERP-software als die van leveranciers alles volledig automatisch verwerken.
- Korte verwerking- en bewerkingstijd.
- Reductie van het aantal foutieve of incomplete bestellingen.
- Inzicht in de uitzonderingen, waarop direct actie kan worden ondernomen.
- Door automatische drie-weg matching snellere factuurafhandeling.
- Maakt gebruik van de nieuwste technieken en (branche-) standaarden.
- Communicatie op basis van DICO-standaard.
