'Acto geeft ons inzicht en snelheid
Installatiebedrijf Schouten Techniek ontwerpt, realiseert, en voert technisch beheer en onderhoud uit aan zowel elektrotechnische als werktuigkundige installaties. Bij het familiebedrijf, gevestigd in het Noord-Hollandse Zwaag, werken ruim 250 mensen. Schouten Techniek stapte zo’n vijf jaar geleden over op de ERP-software van Acto.
Marco Ruiter, service manager / hoofd binnendienst Technisch Beheer en Onderhoud, was als projectleider nauw bij betrokken bij die overstap. ‘Het pakket van de vorige aanbieder was verouderd, werd niet meer ondersteund en was dus aan vervanging toe. Na uitgebreid onderzoek kwamen we tot de conclusie dat het ERP-pakket van Acto het beste bij ons past. Er zijn niet zoveel software bedrijven die voor onze sector zo’n compleet pakket aanbieden.’ Schouten Techniek heeft een eigen calculatie afdeling, een commerciële afdeling, een afdeling die zich bezighoudt met seriematige woningbouw, en een afdeling utiliteit voor de wat grotere installaties. Uit veel werk komt een servicecontract voort. Met het Acto pakket managet Schouten alle processen rondom technisch beheer en onderhoud.
Marco Ruiter – service manager / hoofd binnendienst Technisch Beheer en Onderhoud bij Schouten Techniek
Een bevlogen en hecht familiebedrijf
Schouten Techniek is op én top techniek. Een partner in de bouw en ontwikkeling nodig? Schouten Techniek staat voor je klaar. Op zoek naar de ware partner in jullie bouwteam? Alles is mogelijk. Schouten Techniek levert jou door en door techniek, van ontwerp tot technisch beheer en onderhoud.
www.schoutentechniek.nl
Tablets en papieren werkbonnen
Voor de overstap naar Acto was er een tweedeling in het bedrijf. Ruiter: ‘De serviceafdeling was verdeeld in een particuliere en een zakelijke tak. Voor de particuliere markt was alles semi-geautomatiseerd. De monteurs maakten al gebruik van tablets. Aan de zakelijke kant werkten we nog met papieren werkbonnen. Dat wilden we gelijktrekken door te digitaliseren.’
Voor de uiteindelijke implementatie was er veel contact tussen Acto en Schouten. ‘Dat moet ook wel, want zo’n omslag is niet met één druk op een knop te realiseren en het installatiewerk moest gewoon doorgaan’, vertelt Ruiter.
Het was een flinke operatie. Aan de servicekant werden alle bestaande gegevens – zo’n zevenduizend contracten – zo goed mogelijk in Acto gezet. De papieren werkbonnen moesten handmatig worden ingevoerd, waarna een nieuwe start mogelijk was. ‘Het was fijn dat we vaste contactpersonen hadden en volop gebruik konden maken van hun expertise. De samenwerking met Acto verloopt al die jaren al prima’, zegt Ruiter. ‘Ze luisteren goed, denken mee en komen met ideeën. Het is een betrouwbare en deskundige softwarepartner.’
Score van 100%
Het werken met Acto levert Schouten Techniek veel voordelen op. ‘Een belangrijk punt is dat we nu veel meer inzicht hebben’, stelt Ruiter vast. ‘Iedereen gebruikt dezelfde software, en alle onderdelen zijn met elkaar verweven. Is een calculator bijvoorbeeld klaar met rekenen, dan zet hij de calculatie over naar een werkbegroting. De werkvoorbereider is dan bij aanvang van een project gelijk op de hoogte van alle details. Ook digitaal plannen verloopt snel en gemakkelijk. De monteur heeft een tablet en klikt op ‘start reizen’, ‘start werken’ of ‘stop werken’. Een klik op ‘technisch gereed’ betekent dat een klus is afgehandeld en dat in principe de factuur er al uit kan. In het verleden leverden monteurs eens in de zoveel weken – afhankelijk van hoe vaak ze op kantoor waren – een stapel papieren werkbonnen in. Maar er raakte ook wel eens een bon kwijt, of het handschrift was onleesbaar, of er zat een scheur in of een vlek op. Nu komt alles terug; een score van 100%. We kunnen ook heel vlot zien wat er nog moet gebeuren. En houdt een monteur netjes alle activiteiten bij, dan is op vrijdagmiddag automatisch de hele weekstaat compleet. Dat scheelt veel energie en tijd.’
“We zijn regelmatig bezig met optimaliseren. Vaak gaat het om kleinigheden die we zelf kunnen doen. Grotere aanpassingen of uitbreidingen pakken we samen met Acto op.”
Optimaliseren
Niet dat het met de keuze voor en implementatie van het ERP-pakket helemaal klaar is. ‘Dat kan ook helemaal niet’, zegt Ruiter met een lach. ‘We zijn regelmatig bezig met optimaliseren. Vaak gaat het om kleinigheden die we zelf kunnen doen. Grotere aanpassingen of uitbreidingen pakken we samen met Acto op. Er valt nog genoeg te wensen. We willen onze opdrachtgevers bijvoorbeeld beter informeren omtrent afspraken, door ze een automatisch bericht bij een wijziging te sturen, of een melding dat een monteur onderweg is en hoe laat hij aankomt. Ook de planning kan altijd beter; met 35 monteurs in de buitendienst is dat heel belangrijk. Gegevens over competenties, reistijd, beschikbaarheid etc. zijn allemaal te gebruiken om slimmer en eenvoudiger te plannen. Stuur je bijvoorbeeld iemand naar een storing aan een koelinstallatie, dan moet hij/zij wel een F-gassen diploma hebben. Handig als dat bij onze frontoffice gelijk zichtbaar is, net als informatie over welke monteur zich waar bevindt en wat hij/zij aan het doen is.’
Een andere wens is dat calculaties voor service en onderhoud overgaan naar Acto Service. Ruiter: ‘Ook willen we de Acto formulieren-app gaan gebruiken. Daarmee kunnen we gegevens vastleggen omtrent koudemiddelen, de CO-keur, en noem maar op.’
Blijf positief
Ruiter heeft wel wat tips voor installatiebedrijven die op zoek zijn naar een softwarepartner. ‘Laat je vooraf goed informeren en neem de tijd’, zegt hij. ‘Begin bij de basis, maar geef ook aan waar je naartoe wilt, want het is vaak eenvoudiger en goedkoper om bepaalde functionaliteiten alvast voor te bereiden. Maak afspraken over het budget, geef key users voldoende tijd voor de implementatie, en neem alle andere medewerkers in de implementatiefase al mee. En tot slot: blijf positief. Soms moet je tegen problemen aan lopen, voordat je ze op kunt lossen. Vertrouw erop dat het goed komt. Wij zijn in ieder geval heel blij met Acto als softwarepartner.’
Benieuwd wat onze online software voor jou en jouw bedrijfsdoelen kan betekenen? Lees dan meer over ActoBusiness ERP via onderstaande knop.
