Efficiënt kleine serviceopdrachten uitvoeren? Zo doe je dat!
Herken je dat? Die kleine serviceopdrachten waar je wel een offerte voor moet maken, maar wat zorgt voor veel administratief gedoe? Het overtypwerk kost je veel tijd en ook nog eens de kans dat er onnodige fouten worden gemaakt en de monteurs minder fijn werken, omdat ze niet altijd alle benodigde informatie voor de klus paraat hebben.
TotalKlima, onderdeel van de Totaal Techniek Groep (TTG), heeft duizenden van dit soort serviceopdrachten per jaar en doet dat nu volledig geautomatiseerd. Dat scheelt tijd, geld, werkt veel fijner en geeft een professionele uitstraling naar de opdrachtgever. En het kan ook bij jouw bedrijf. Hier vertellen we je hoe het werkt.
Jouw serviceafdeling krijgt regelmatig aanvragen binnen van opdrachtgevers en vaak moet daarvoor een offerte worden gemaakt. Daarna wordt de opdracht gepland, het materiaal besteld, de klus uitgevoerd en gefactureerd. Eigenlijk net als bij de projectenafdeling. We merkten dat die kleine serviceopdrachten bij onze klanten nog veel handwerk opleveren. Bijvoorbeeld omdat de werkbon handmatig moet worden overgeschreven van de offerte.
Plannen vanuit een pool medewerkers
Om efficiënt gebruik te maken van de monteurs en technici, bestond bij TotalKlima de wens om alle werkzaamheden – klussen, storingen en regulier onderhoud – vanuit een pool van medewerkers te kunnen plannen. Ook de planner krijgt op deze manier beter inzicht. Hij heeft op deze manier vanuit één digitaal planbord inzicht in alle werkzaamheden en de beschikbaarheid van alle monteurs.
We ontwikkelden een oplossing waarmee we het hele proces hebben geautomatiseerd. Wil je daar ook gebruik van maken? Neem dan contact met ons op.
bron afbeelding: www.totaaltechniekgroep.nl en www.werkenbijttg.nl
Warboel van papiergedoe
Rob Groen, accountmanager Acto: “Vaak komen aanvragen voor de kleinere serviceopdrachten binnen via een telefoontje of e-mail. Degene die dat ontvangt maakt dan aantekeningen en stelt een offerte op, waar dan misschien een paar keer over op en neer wordt gemaild voordat deze akkoord is. En als de opdracht dan mag worden uitgevoerd komt er misschien eerst een schouw, moet er materiaal worden besteld, een werkbon gemaakt, et cetera.”
“Al dat soort handgeschreven of elektronische documenten bij elkaar houden is lastig als je daar geen systeem voor hebt. Zeker als een deel wel ergens digitaal te vinden is, maar een ander deel niet. Alles makkelijk terugvinden lukt dan niet en dan heb je niet alle informatie paraat als bijvoorbeeld de klant belt. Bovendien kost zo’n warboel van papiergedoe onnodig veel tijd.”
Allemaal dezelfde digitale werkwijze
Daarom bedacht Acto met TotalKlima als pilot een oplossing om dat hele proces te automatiseren. Dat deden we door het serviceproces verder te integreren met het projectenproces. De kleine serviceklussen worden nu als een klein project gecalculeerd en kunnen via het werkbonnenproces uitgevoerd worden. Hierdoor heeft TotalKlima inzicht in de planning van alle monteurs. En dankzij de Servicemonteur App, de werkbonnen-app van Acto, hebben de monteurs/technici dezelfde uniforme werkwijze, ongeacht het type opdracht.
Veel tijdwinst, minder fouten
Rob: “Het was even zoeken en finetunen om dit goed te laten werken, maar nu zijn calculatie en de werkbon één en daar is een archief aan gekoppeld, waarin je informatie en documenten kunt opslaan. Je kan de juiste documenten dus altijd vinden, waar je in het systeem ook bent. Dat scheelt een hoop zoekwerk. Er worden daardoor ook minder fouten gemaakt en is er een goede afstemming tussen de vraag van de klant en wat de monteur moet uitvoeren. De monteur krijgen immers als het ware de tekst uit de offerte te zien.”
En niet alleen de werkbonnen worden automatisch gegenereerd, ook de facturen.
Nog een voordeel: in offertes wordt nu altijd gewerkt met de juiste materiaalprijzen, omdat die gegevens uit het centrale artikelbestand komen in plaats van een Excelbestand. En het ziet er gewoon heel professioneel uit dat alle documenten dezelfde lay-out hebben.
Ook voor jouw bedrijf mogelijk!
TotalKlima is blij met deze digitaliseringsslag. Het bedrijf heeft nu voor elke klus hetzelfde proces. En het past uitstekend binnen de hulpmiddelen die ze al gebruikten. Wil je weten hoe we voor jouw bedrijf een volledig geautomatiseerd proces voor de kleinere serviceopdrachten kunnen realiseren? Zonder overtypwerk en in een eenduidig proces?
Benieuwd hoe we jou kunnen helpen?
Bekijk dan onze softwarepakketten! Je kunt je ook aansluiten bij ons gratis webinar waarin we demonstreren hoe je in 5 stappen van aanvraag tot factuur komt.
Webinar slimmer werken: van aanvraag tot factuur in 5 stappen
Maak in 30 minuten kennis met ActoBusiness. Onze experts laten zien hoe je in 5 eenvoudige stappen het hele proces van aanvraag tot en met factuur kunt stroomlijnen. Allemaal vanuit één systeem.
